Как начислить аванс по зарплате в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Аванс — это зарплата за первую половину месяца, которую работодатель обязан выплачивать в сроки, установленные трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка. В 1С:Бухгалтерии 8.3 нет отдельного документа «аванс»: выплата оформляется через ведомость на выплату зарплаты с указанием вида выплаты «Аванс», а само начисление выполняется в конце месяца документом «Начисление зарплаты» за полный месяц.

Такой порядок устроен потому, что НДФЛ и страховые взносы рассчитываются с полной суммы дохода за месяц, а аванс считается частью этой суммы. При этом НДФЛ с аванса удерживается уже при его выплате — это важно учитывать при формировании ведомости, чтобы программа корректно зарегистрировала удержанный налог в регистрах.

Ниже разобран полный цикл: проверка настроек учета, расчет суммы аванса, создание ведомости, выплата через банк или кассу, отражение НДФЛ и финальное начисление зарплаты за месяц. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Бухгалтерия 8.3 с включенным учетом зарплаты.

Проверьте настройки учета зарплаты перед началом

Прежде чем выплачивать аванс, убедитесь, что в программе включен учет заработной платы. Откройте раздел «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройка зарплаты». Должен быть установлен флаг ведения учета зарплаты и кадров в данной программе (а не во внешней программе, например в 1С:ЗУП).

Далее проверьте учетную политику организации: раздел «Главное» → «Учетная политика». На закладке, связанной с зарплатой, должны быть указаны даты выплаты аванса и зарплаты. Эти даты программа использует при заполнении ведомостей и при расчете сроков перечисления НДФЛ.

Также убедитесь, что у сотрудников корректно заполнены кадровые документы: прием на работу с указанием оклада или тарифной ставки, график работы, подразделение. Если сотрудник принят недавно и документ приема не проведен, он не попадет в ведомость на аванс.

Определите сумму аванса: способы расчета

Законодательство требует выплачивать зарплату за фактически отработанное время, поэтому аванс в фиксированной «произвольной» сумме может привести к переплате, если сотрудник болел или был в отпуске в первой половине месяца. На практике применяют два подхода.

Первый — фиксированный процент от оклада (чаще 40–50%). Способ простой, но рискованный: при неотработанных днях переплату придется удерживать из окончательного расчета. Второй — расчет пропорционально отработанному времени за первую половину месяца. Этот вариант безопаснее и соответствует позиции контролирующих органов.

В типовой 1С:Бухгалтерии автоматический расчет аванса по отработанному времени ограничен: программа при заполнении ведомости подставляет суммы по данным учета, но во многих случаях бухгалтер вводит или корректирует суммы вручную. Поэтому перед выплатой сверьте табель за первую половину месяца и рассчитайте сумму: оклад ÷ норма рабочих дней месяца × отработанные дни с 1 по 15 число.

Сравнение способов расчета аванса

Фиксированный процент от оклада

Быстро и просто, но риск переплаты при больничных и отпусках в первой половине месяца

Пропорционально отработанному времени

Точнее и безопаснее для работодателя, но требует сверки табеля перед каждой выплатой

Создайте ведомость на выплату аванса

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (если выплата на карты) или «Ведомости в кассу» (если выплата наличными). Нажмите «Создать». В поле «Выплата» выберите значение «Аванс» — это ключевой реквизит, от него зависит отражение операции в учете.

Укажите дату ведомости (дату фактической выплаты), месяц начисления, организацию и при необходимости подразделение. Затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберет сотрудников и подставит суммы аванса. Если суммы не заполнились или требуют корректировки, добавьте сотрудников кнопкой «Добавить» и введите суммы вручную.

Проверьте колонку с НДФЛ: при выплате аванса программа может рассчитать и удержать налог с выплачиваемой суммы. Убедитесь, что сумма «к выплате» соответствует вашему расчету, а НДФЛ отражен корректно. После проверки нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу») → «Создать»
2. 2
   В поле «Выплата» выберите «Аванс», укажите дату и месяц
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте список сотрудников и суммы
4. 4
   Скорректируйте суммы вручную по табелю при необходимости
5. 5
   Проверьте удержанный НДФЛ и проведите документ

Отразите выплату через банк или кассу

Сама ведомость формирует обязательство, но факт выплаты подтверждается денежным документом. При перечислении на карты создайте «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки») с видом операции «Перечисление заработной платы работникам» и укажите созданную ведомость. Если у вас зарплатный проект, используйте документ «Платежное поручение» с последующей выгрузкой в банк и обменом по зарплатному проекту.

При выплате наличными создайте «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» и выберите ведомость в кассу. Дата кассового документа должна соответствовать дате фактической выдачи денег.

После проведения денежного документа ведомость получает статус оплаченной. Проверить это можно, открыв ведомость: неоплаченная ведомость будет отражаться в долге перед сотрудниками, что исказит отчетность и расчет окончательной выплаты.

НДФЛ с аванса: как отразить правильно

С аванса, как с части оплаты труда, удерживается НДФЛ при фактической выплате. В 1С:Бухгалтерии налог регистрируется при проведении ведомости совместно с документом выплаты. Удержанный НДФЛ нужно перечислить в бюджет в установленные сроки — как правило, не позднее следующего рабочего дня после выплаты, с учетом действующих правил по единому налоговому платежу и уведомлениям.

Для перечисления создайте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Уплата налога», выберите НДФЛ и проверьте период. Если организация применяет ЕНП, сумма перечисляется в составе единого платежа, а конкретизация идет через уведомление об исчисленных суммах.

Проверьте регистр расчетов по НДФЛ через отчет «Анализ НДФЛ» (раздел «Зарплата и кадры» → отчеты по зарплате): удержанный налог с аванса должен отражаться отдельной строкой с датой выплаты аванса.

Начислите зарплату за месяц и зачтите аванс

В конце месяца создайте документ «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты»). Укажите месяц и нажмите «Заполнить» — программа рассчитает зарплату за весь месяц по окладам и отработанному времени, начислит НДФЛ и страховые взносы.

Затем создайте ведомость на окончательную выплату с видом «Зарплата за месяц». При заполнении программа автоматически уменьшит сумму к выплате на ранее выплаченный аванс и на НДФЛ. Если зачет не произошел, проверьте: совпадает ли месяц начисления в ведомости на аванс и в документе начисления, оплачена ли ведомость на аванс денежным документом.

Проводки по авансу в типовой конфигурации формируются при выплате: Дт 70 Кт 51 (50) на выплаченную сумму и Дт 70 Кт 68.01 на удержанный НДФЛ. Начисление полной зарплаты в конце месяца закрывает расчеты по кредиту счета 70.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 после окончательной выплаты

Норма

Нулевое сальдо по сотрудникам при полной выплате

Тревожный признак

Остаток долга — ведомость не оплачена или суммы не сошлись

Ведомость на аванс

Норма

Статус оплачена, суммы совпадают с банковской выпиской

Тревожный признак

Ведомость висит неоплаченной — долг искажает расчеты

Отчет «Анализ НДФЛ»

Норма

Удержанный налог с аванса отражен с датой выплаты

Тревожный признак

НДФЛ с аванса отсутствует или дублируется

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ошибка — неверный вид выплаты в ведомости. Если вместо «Аванс» выбран «Зарплата за месяц», программа попытается рассчитать полную сумму, и зачет в конце месяца пройдет некорректно. Исправление: отмените проведение ведомости и связанного денежного документа (если выплата еще не прошла), либо создайте корректирующие документы.

Вторая ошибка — выплата аванса без проведения денежного документа. Ведомость остается неоплаченной, сальдо по счету 70 завышено, а при окончательной выплате программа предложит выплатить сумму без учета аванса. Третья — ручная правка НДФЛ без понимания регистров: это ломает отчетность 6-НДФЛ. Корректировать налог нужно через документы-основания, а не прямым редактированием.

FAQ: частые вопросы по авансу в 1С 8.3

Нужно ли создавать документ «Начисление зарплаты» за первую половину месяца?

Нет. В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 аванс выплачивается ведомостью без отдельного начисления. Полное начисление делается один раз в конце месяца, а аванс зачитывается при окончательной выплате автоматически.

Почему ведомость на аванс заполняется пустой?

Чаще всего причины: не проведены кадровые документы приема на работу, неверно указан месяц начисления в шапке ведомости, не заполнены даты выплаты в учетной политике или у сотрудников нет действующего начисления (оклада). Проверьте эти пункты по порядку.

Как выплатить аванс только одному сотруднику?

Создайте ведомость, но вместо кнопки «Заполнить» используйте «Добавить» и выберите нужного сотрудника, указав сумму вручную. Либо заполните ведомость полностью и удалите лишние строки.

Можно ли выплатить аванс в фиксированной сумме, например 20 000 рублей всем?

Технически можно, введя сумму вручную в ведомости. Но это рискованно: если сотрудник не отработал первую половину месяца полностью, возникнет переплата, которую сложно взыскать. Безопаснее привязывать аванс к окладу и отработанному времени.

Что делать, если аванс выплатили, а сотрудник уволился до конца месяца?

Проведите увольнение и документ «Начисление зарплаты» за месяц увольнения — программа рассчитает положенную сумму за фактически отработанное время и зачтет выплаченный аванс. Если аванс превысил заработанное, разница отразится как задолженность сотрудника.

Где посмотреть, кому аванс выплачен, а кому нет?

Используйте отчеты раздела «Зарплата и кадры»: «Расчетный листок», «Свод начислений» или оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 с детализацией по сотрудникам. Неоплаченные ведомости также видны в списке ведомостей по статусу.