Другое · 11 мин
Как изменить зарплаты в штатном расписании в 1С
Как изменить оклады и тарифные ставки в штатном расписании 1С:ЗУП: документ «Изменение штатного расписания», индексация, проверка начислений и типичные ошибки.
Изменение зарплат в штатном расписании — одна из самых частых кадровых операций в 1С:ЗУП. От того, насколько корректно она выполнена, зависят начисления сотрудников, средний заработок, отчётность и даже коэффициент индексации при расчёте отпускных. Ошибка здесь не просто портит цифры в одном документе — она тянется по всей цепочке расчётов.
В 1С:ЗУП штатное расписание ведётся в разрезе позиций, а размер оплаты хранится в начислениях, назначенных каждой позиции. Менять оклад «вручную» в карточке сотрудника нельзя — это приведёт к расхождению между штатным расписанием и плановыми начислениями. Все изменения проводятся специальными кадровыми документами, которые одновременно фиксируют новые условия и в штатке, и у сотрудников.
Ниже разобраны рабочие сценарии: точечное изменение оклада по одной позиции, массовая индексация, изменение системы оплаты, а также проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к неверным начислениям.
Подготовка: что проверить перед изменением окладов
Прежде чем вносить изменения, убедитесь, что в программе включено ведение штатного расписания. Откройте «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания» и проверьте, что установлен флаг «Ведётся штатное расписание». Если учёт ведётся с историей изменений, все правки оформляются приказами с датой, с которой они вступают в силу.
Второй шаг — сделать резервную копию информационной базы, особенно если планируется массовая индексация по всей организации. Ошибочно проведённый документ с неправильным коэффициентом пересчитает начисления сотен сотрудников, и откат вручную займёт часы.
Третий момент — проверьте, нет ли непроведённых кадровых документов по тем сотрудникам, чьи оклады будут меняться. Непроведённые приёмы, переводы и кадровые переводы могут конфликтовать с новым документом по датам и позициям.
Как изменить оклад по отдельным позициям
Основной инструмент — документ «Изменение штатного расписания». Найти его можно по пути «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» → кнопка «Создать». Укажите организацию, дату документа и месяц, с которого изменения вступают в силу.
В табличной части нажмите «Подбор» или «Добавить» и выберите нужную позицию. Программа подтянет текущие условия: разряд, начисления и их размеры. Чтобы изменить оклад, установите курсор на строку позиции и отредактируйте значение в колонке начисления — например, укажите новый размер оплаты по окладу.
После заполнения проверьте итоговый ФОТ по позиции — он пересчитывается автоматически. Затем проведите документ. Программа одновременно зафиксирует новые условия в штатном расписании и зарегистрирует изменение плановых начислений для всех сотрудников, занимающих эту позицию.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» → «Создать»
- 2Укажите организацию и дату, с которой действует новый оклад
- 3Добавьте позицию через «Подбор» и измените размер начисления
- 4Проверьте пересчитанный ФОТ по позиции
- 5Проведите документ и убедитесь, что плановые начисления сотрудников обновились
Если у позиции несколько начислений
Когда кроме оклада по позиции назначены надбавки, доплаты или премии в процентах от оклада, изменение оклада автоматически пересчитает зависимые начисления — при условии, что в формуле начисления используется показатель, связанный с окладом. Проверьте это в карточке начисления («Настройка» → «Начисления»): если премия задана фиксированной суммой, её придётся скорректировать вручную в том же документе.
Массовая индексация зарплат по всей организации
Для повышения окладов всех или большинства сотрудников на одинаковый процент используется механизм индексации. В документе «Изменение штатного расписания» есть команда «Изменить начисления» (в отдельных версиях — кнопка «Индексация» в форме документа или обработка «Индексация заработка»). Укажите коэффициент индексации, например 1,07 для повышения на 7 %, и программа пересчитает оклады всех выбранных позиций.
Ключевое преимущество этого способа — программа регистрирует коэффициент индексации в учёте. Это критично для расчёта среднего заработка: при отпусках, командировках и увольнениях средний заработок должен индексироваться, если повышение коснулось всей организации или структурного подразделения. Если провести повышение «вручную» без коэффициента, расчёт отпускных может занизиться, и это создаст риск претензий со стороны сотрудников и проверяющих.
После проведения документа индексации откройте отчёт «Штатное расписание» («Кадры» → «Отчёты» → «Штатное расписание») и сверьте новые оклады с приказом руководителя. Расхождение даже в копейках из-за округления может дать ошибку при начислении зарплаты.
Изменение зарплат без штатного расписания
Если в настройках программы штатное расписание не ведётся, оклады хранятся только в плановых начислениях сотрудников. В этом случае используется документ «Изменение плановых начислений» («Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» → «Изменение плановых начислений»).
Документ заполняется списком сотрудников, для каждого указывается новое значение начисления. Команда «Заполнить показатели» позволяет массово задать новый размер оклада или коэффициент. Датой документа определяется месяц, с которого начисление будет считаться по-новому.
Учтите: при таком варианте учёта приказ об изменении окладов и печатную форму дополнительного соглашения придётся готовить отдельно, так как связи с позициями штатки нет.
Сравнение вариантов
Подходит, когда ведётся штатка с историей. Меняет условия по позиции и автоматически обновляет начисления всех сотрудников на ней. Ограничение: требует корректно заполненных позиций.
Подходит, когда штатное расписание не ведётся или нужно изменить оплату конкретному сотруднику вне позиции. Ограничение: не формирует историю штатки и приказ по позиции.
Подходит для массового повышения на одинаковый процент. Плюс — фиксация коэффициента для среднего заработка. Ограничение: не подходит для выборочного повышения отдельным сотрудникам.
Проверка результата после изменения
После проведения документа обязательно выполните контроль. Откройте карточку одного из сотрудников, чья позиция изменилась, и на закладке с начислениями проверьте, что новый оклад действует с нужной даты. Если дата изменения — середина месяца, программа рассчитает зарплату пропорционально: часть месяца по старому окладу, часть по новому.
Далее сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц изменения и сверьте суммы. Затем проверьте отчёт по штатному расписанию: новые оклады должны отображаться с даты изменения, а старые — в истории.
Отдельно проверьте сотрудников в отпуске, на больничном или в отпуске по уходу за ребёнком на дату изменения. Их плановые начисления тоже должны обновиться — иначе при выходе на работу зарплата посчитается по старому окладу.
Как проверить результат
Новый оклад действует с даты изменения, старый сохранён в истории
Оклад не изменился или дублируются строки начислений
Сумма соответствует новому окладу (или пропорции при смене в середине месяца)
Начисление посчитано по старому окладу
С даты приказа отображаются новые оклады и пересчитанный ФОТ
В отчёте старые значения или позиция исчезла
При массовом повышении коэффициент виден в данных для среднего заработка
Коэффициент отсутствует — отпускные могут быть занижены
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — изменение оклада непосредственно в справочнике позиций или в карточке сотрудника в обход документов. Такая правка не создаёт истории, ломает расчёт среднего заработка и приводит к расхождениям между штаткой и начислениями.
Вторая ошибка — неверная дата вступления изменений в силу. Если указать прошлый месяц, по которому зарплата уже рассчитана и выплачена, программа при следующем расчёте сделает перерасчёт, что может привести к долгам за сотрудником и вопросам при удержаниях.
Третья группа ошибок связана с округлением. При индексации с коэффициентом оклады могут получиться с копейками, не соответствующими приказу. Проверьте настройки округления в параметрах расчёта зарплаты и при необходимости скорректируйте значения вручную после применения коэффициента.
Особые ситуации: перевод на другую систему оплаты
Иногда требуется не просто поднять оклад, а изменить саму систему оплаты — например, перевести сотрудника с оклада на часовую тарифную ставку или добавить сдельную оплату. В этом случае в документе «Изменение штатного расписания» по позиции нужно не изменить размер, а заменить само начисление: снять отметку со старого и назначить новое.
Обратите внимание на порядок пересчёта нового начисления: для часовой ставки программа использует норму времени по графику сотрудника, поэтому перед изменением убедитесь, что графики работы заполнены корректно. Иначе зарплата за переходный месяц посчитается неверно.
Если изменение затрагивает условия трудового договора, не забудьте оформить кадровую сторону вне программы: дополнительное соглашение и уведомление сотрудника в сроки, установленные трудовым законодательством. 1С фиксирует учётные данные, но не заменяет кадровые документы на бумаге.
Перед массовой индексацией удобно выгрузить текущие оклады в таблицу, посчитать новые значения с округлением и сверить с тем, что предложит программа после применения коэффициента. Так вы заранее увидите позиции с проблемным округлением и скорректируете их до проведения документа, а не после.
Частые вопросы
Можно ли изменить оклад задним числом, если зарплата уже выплачена?
Технически документ можно провести прошлым периодом, но тогда программа выполнит перерасчёт при следующем начислении. Это создаст доначисление или долг за сотрудником, повлияет на НДФЛ и взносы. Безопаснее оформлять изменения текущей или будущей датой, а прошлые периоды корректировать отдельными документами доначисления.
Почему после изменения оклада зарплата сотрудника не изменилась?
Чаще всего документ проведён с датой следующего месяца, либо сотрудник занимает другую позицию, чем та, что изменена. Проверьте дату вступления изменений в силу и позицию сотрудника в кадровых документах. Также убедитесь, что начисление сотрудника совпадает с начислением позиции.
Как повысить оклад только одному сотруднику на позиции с несколькими работниками?
Изменение позиции штатного расписания затронет всех, кто её занимает. Для индивидуального повышения используйте документ «Изменение плановых начислений» по конкретному сотруднику либо кадровый перевод на отдельную позицию с новым окладом.
Нужно ли заново назначать надбавки после изменения оклада?
Надбавки, заданные в процентах от оклада, пересчитаются автоматически. Надбавки фиксированной суммой останутся прежними — если по приказу они тоже должны вырасти, измените их в том же документе вручную.
Как распечатать приказ об изменении штатного расписания из 1С?
В документе «Изменение штатного расписания» доступна печатная форма приказа через кнопку «Печать». Также можно сформировать само штатное расписание на новую дату через отчёт «Штатное расписание» с указанием даты, на которую нужно показать данные.
Что важно запомнить
Все изменения зарплат в штатном расписании проводите только документами: «Изменение штатного расписания» — для позиций, «Изменение плановых начислений» — когда штатка не ведётся. Массовое повышение оформляйте с коэффициентом индексации, чтобы корректно считался средний заработок. Перед массовыми операциями делайте копию базы, после — сверяйте расчётные листки, отчёт по штатке и начисления сотрудников в отпусках.