Как изменить вид занятости в 1С 8.3

Вид занятости в 1С:ЗУП 8.3 — это характеристика места работы сотрудника: основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. От него зависят расчёт среднего заработка, предоставление вычетов по НДФЛ, формирование отчётности (6-НДФЛ, сведения в СФР, статистика) и корректность учёта рабочего времени. Ошибка в виде занятости приводит к дублям в отчётах и неверным расчётам.

Изменить вид занятости напрямую в карточке сотрудника нельзя — это поле подхватывается из кадрового документа, которым оформлен приём или перевод. Поэтому корректировка всегда выполняется через документы: либо исправлением уже проведённого кадрового приказа, либо созданием нового кадрового перевода. Выбор способа зависит от того, когда была допущена ошибка и успели ли вы сдать отчётность.

Ниже разобраны все рабочие сценарии: исправление ошибочного приёма, перевод с основного места на совместительство, оформление внутреннего совместительства и проверка результата. Инструкции актуальны для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 редакции 3.1.

Где в 1С хранится вид занятости и почему его нельзя править вручную

Вид занятости хранится не в справочнике «Сотрудники», а в регистре сведений, который заполняется кадровыми документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Приёмы на работу списком». Карточка сотрудника лишь отображает текущее значение по данным последнего действующего документа. Поэтому попытка найти редактируемое поле в карточке бесполезна — его там нет.

Такое устройство не случайно: вид занятости влияет на историю кадрового учёта, и программа должна знать, с какой даты действует то или иное значение. Если сотрудник сначала работал по совместительству, а потом переведён на основное место, оба факта фиксируются документами с датами, и отчёты за разные периоды строятся корректно.

Отсюда главное практическое правило: чтобы изменить вид занятости, нужно определить, каким документом было установлено текущее значение, и работать с документами, а не с карточкой сотрудника.

Способ 1. Исправление ошибочного приёма на работу

Если при приёме сотрудника кадровик указал неверный вид занятости (например, принял как внешнего совместителя вместо основного работника), а задним числом это обнаружилось, правильный путь — исправить сам документ приёма. Просто перепровести документ с изменённым полем можно только если отчётность за период ещё не сдана и зарплата за этот период не выплачена.

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения», найдите нужный документ «Приём на работу». Если документ находится в закрытом периоде или по нему уже есть зависимые данные, программа предложит механизм исправления. В документе нажмите ссылку «Исправить» рядом с предупреждением — будет создан документ-исправление, в котором можно указать правильный вид занятости.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и найдите документ приёма сотрудника
2. 2
   Проверьте, не сдана ли отчётность за период приёма и не выплачена ли зарплата
3. 3
   Если период открыт — откройте документ, измените поле «Вид занятости» и перепроведите
4. 4
   Если период закрыт — нажмите «Исправить» и в документе-исправлении укажите верный вид занятости
5. 5
   Проведите документ и проверьте карточку сотрудника

После исправления пересчитайте зависимые данные: если вид занятости менялся с совместительства на основное место, проверьте применение стандартных вычетов по НДФЛ — у основного работника они предоставляются, у внешнего совместителя по умолчанию нет. Также перепроверьте документы «Начисление зарплаты и взносов» за затронутые месяцы.

Способ 2. Перевод сотрудника через кадровый перевод

Если сотрудник реально меняет характер работы — например, внешний совместитель становится основным работником после увольнения с прежнего места, — оформляется новый кадровый документ, а не исправление старого. Исправлять прошлый приём в этом случае нельзя: исторически всё было верно.

Создайте документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать»). Укажите сотрудника, дату перевода и в поле «Вид занятости» выберите новое значение. При необходимости скорректируйте подразделение, должность и график работы — часто смена вида занятости сопровождается изменением условий труда.

После проведения документа откройте карточку сотрудника и убедитесь, что вид занятости обновился с даты перевода. Если значение осталось прежним, проверьте, не создан ли более поздний кадровый документ, который «перекрывает» ваш перевод.

Оформление внутреннего совместительства

Частая задача, связанная с видом занятости, — добавить сотруднику внутреннее совместительство. Здесь логика иная: не меняется существующее место работы, а создаётся новый элемент справочника «Сотрудники» с видом занятости «Внутреннее совместительство».

Откройте справочник «Сотрудники», создайте новый элемент и в поле «Физическое лицо» выберите уже существующего человека — не создавайте дубль физлица. В документе приёма укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», подразделение, должность и график. Программа свяжет обе записи через одно физическое лицо, и в отчётах по НДФЛ доходы будут консолидироваться.

Как проверить результат изменения

После любого изменения вида занятости выполните контрольные проверки. Откройте карточку сотрудника: в шапке должно отображаться актуальное значение. Затем сформируйте отчёт «Штатное расписание» или «Список сотрудников» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») и убедитесь, что сотрудник отображается с правильным видом занятости на нужную дату.

Дополнительно проверьте расчётную сторону: сформируйте расчётный листок сотрудника за текущий месяц и убедитесь, что начисления рассчитаны по актуальным условиям. Если менялся статус совместительства, проверьте регистр сведений «Применение стандартных вычетов по НДФЛ» — у основного работника вычеты должны применяться.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Вид занятости соответствует новому значению с нужной даты

Тревожный признак

Отображается старое значение — ищите более поздний кадровый документ

Кадровый отчёт по списку сотрудников

Норма

Сотрудник числится с корректным видом занятости

Тревожный признак

Сотрудник задвоен или отсутствует — проверьте приёмы и увольнения

Расчётный листок и вычеты НДФЛ

Норма

Вычеты применяются согласно статусу (у основного работника — да)

Тревожный признак

Вычеты не применяются или применяются дважды — проверьте регистр вычетов и дубли физлица

Ограничения и когда нужна осторожность

Изменение вида занятости задним числом после сдачи отчётности — зона риска. Если 6-НДФЛ, персонифицированные сведения или ЕФС-1 за затронутый период уже сданы, исправление потребует подачи корректирующих форм. Перед такими действиями сделайте резервную копию информационной базы и зафиксируйте, какие отчёты придётся пересдать.

Ещё одно ограничение: нельзя перевести сотрудника на вид занятости, который уже занят другим действующим местом работы того же физлица без корректного завершения предыдущего. Например, нельзя иметь два основных места работы одновременно в одной организации — программа выдаст предупреждение или создаст конфликт в кадровом учёте.

Частые вопросы

Почему в карточке сотрудника нет поля «Вид занятости» для редактирования?

Потому что это значение хранится в регистре кадровых данных и заполняется документами приёма и перевода. Карточка только отображает результат. Изменение выполняется через исправление кадрового документа или создание нового кадрового перевода.

Как перевести внешнего совместителя на основное место работы?

Стандартный безопасный сценарий — уволить сотрудника с места внешнего совместительства и принять его на основное место работы новым документом приёма с той же даты или со следующего дня. Физическое лицо при этом выбирается существующее, дубль создавать не нужно.

Что делать, если после исправления сотрудник задвоился в отчётах?

Проверьте, не создано ли два элемента справочника «Сотрудники» или два физических лица для одного человека. Дубли физлиц объединяются через поиск и удаление дублей (раздел «Администрирование»), дубли сотрудников — через корректное увольнение лишней записи и перенос данных.

Влияет ли вид занятости на расчёт зарплаты?

Да, косвенно. Вид занятости определяет применение стандартных вычетов по НДФЛ, участие в некоторых отчётах и порядок учёта рабочего времени. Сама тарифная ставка задаётся отдельно в кадровом документе, но при смене вида занятости стоит перепроверить все начисления.

Можно ли изменить вид занятости прошлым числом, если зарплата уже выплачена?

Технически можно через механизм исправления документов, но это потребует пересчёта зарплаты, НДФЛ и взносов за затронутые месяцы и, возможно, сдачи уточнённой отчётности. Перед такими действиями обязательно сделайте резервную копию базы.

Где посмотреть историю изменения вида занятости сотрудника?

Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Оформить документ» / истории кадровых документов, либо сформируйте кадровый отчёт «История изменений» (в зависимости от редакции — «Справки сотрудникам» или отчёт по кадровым данным). Все приёмы, переводы и увольнения видны в журнале «Приёмы, переводы, увольнения» с отбором по сотруднику.