Как изменить штатную расстановку в 1С ЗУП

Штатная расстановка в 1С:ЗУП 3.1 напрямую влияет на приём сотрудников, кадровые переводы и расчёт зарплаты: программа подставляет оклад и надбавки из позиции штатного расписания. Поэтому любое изменение — новая должность, повышение оклада, сокращение ставки — нужно проводить не редактированием старых записей «задним числом», а специальными документами, которые сохраняют историю.

Механизм зависит от настроек учётной политики: ведётся ли штатное расписание вообще, включена ли история изменений, используется ли индексация заработка. Прежде чем что-то менять, стоит проверить текущие настройки, иначе часть документов может быть просто недоступна в интерфейсе.

Ниже разобраны основные сценарии: включение механизма, добавление позиции, изменение условий по существующей ставке, закрытие позиции и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в расчётах.

Проверка настроек: включено ли ведение штатного расписания

Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → закладка «Штатное расписание». Здесь определяется, какие документы и справочники будут доступны. Если флаг «Ведется штатное расписание» снят, программа не контролирует соответствие сотрудников штатной расстановке, и механизм истории работать не будет.

Ключевая настройка — «Ведется история изменений штатного расписания». Когда она включена, все изменения оформляются документами с датой, и программа хранит, какие условия действовали на любой момент. Это необходимо для корректного расчёта среднего заработка, индексации и кадровой отчётности за прошлые периоды.

Дополнительно проверьте флаги «Используются разряды и категории», «Используется работа в несколько ставок» и настройку индексации — они влияют на состав полей в позиции штатного расписания и на порядок изменения окладов.

Добавление новой позиции в штатную расстановку

Новая позиция создаётся либо напрямую в справочнике «Штатное расписание» (Кадры → Штатное расписание → Создать), либо документом «Изменение штатного расписания». При включённой истории корректен второй способ: позиция появится в расстановке с даты документа.

В позиции укажите подразделение, должность, количество ставок, оклад или тарифную ставку, надбавки, график работы. Поле «Дата утверждения» документа определяет, с какого момента позиция доступна для приёма и перевода сотрудников.

1. 1
   Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменения штатного расписания → Создать
2. 2
   Укажите дату изменения и организацию
3. 3
   На закладке «Позиции» добавьте строку, выберите подразделение и должность
4. 4
   Задайте количество ставок, оклад, надбавки и график работы
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что позиция появилась в списке штатного расписания

Если нужно принять сотрудника раньше даты утверждения позиции, программа выдаст предупреждение. Не подгоняйте дату документа под приём без реальной приказной базы — при проверке это создаст расхождение между учётом и бумажными документами.

Изменение условий по существующей позиции

Повышение оклада, изменение количества ставок, добавление надбавки или смена графика оформляются тем же документом «Изменение штатного расписания». В табличной части выберите действие «Изменить» для нужной позиции и скорректируйте параметры.

Важно понимать: изменение позиции штатного расписания само по себе не меняет условия труда уже принятых сотрудников. Если оклад вырос, для работников нужно дополнительно оформить кадровый перевод или документ «Изменение оплаты труда» — иначе в расчёте останется старый оклад.

Массовое изменение окладов (индексация)

Для повышения окладов сразу по многим позициям используйте документ «Изменение штатного расписания» с возможностью заполнения по списку позиций и умножения на коэффициент, либо специализированный документ «Изменение плановых начислений» для сотрудников. При включённой настройке индексации программа зафиксирует коэффициент для расчёта среднего заработка.

Закрытие и сокращение позиции

Закрытие позиции выполняется документом «Изменение штатного расписания» с действием «Закрыть» либо уменьшением количества ставок до нуля с указанной даты. Позиция перестанет быть доступной для новых приёмов, но останется в истории для отчётов за прошлые периоды.

Удалять позицию из справочника, если по ней были приёмы или начисления, нельзя: программа либо заблокирует удаление из-за ссылок, либо вы потеряете связь данных в отчётах. Закрытие через документ — единственный безопасный способ.

Как проверить результат изменений

После проведения документа откройте отчёт «Штатное расписание» (Кадры → Кадровые отчёты) на дату изменения: новые и изменённые позиции должны отображаться с актуальными параметрами. Отчёт «Остатки штатных единиц» покажет свободные и занятые ставки.

Дополнительно сформируйте расчётный листок или «Полную расшифровку начислений» по сотруднику, чей оклад менялся: новое значение должно применяться с даты кадрового документа, а не только с даты изменения штатного расписания.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в отчёте «Штатное расписание»

Норма

Отображается с новыми параметрами с даты документа

Тревожный признак

Позиции нет или видны старые условия

Начисление сотруднику

Норма

Новый оклад в расчёте с нужной даты

Тревожный признак

Считается старый оклад — нет кадрового документа

Свободные ставки

Норма

Закрытая позиция не предлагается при приёме

Тревожный признак

Закрытая позиция доступна для выбора

Ограничения и когда нужен специалист

Самостоятельная работа безопасна, пока вы создаёте и изменяете позиции документами в тестовой или рабочей базе с резервной копией. Риск возрастает при переносе штатного расписания из старых версий (ЗУП 2.5), изменении настроек истории «задним числом» и доработках конфигурации под нестандартные начисления.

Перед массовыми изменениями сделайте архивную копию информационной базы («Администрирование» → «Обслуживание»). Если база файловая — достаточно скопировать файл 1Cv8.1CD при закрытой программе.

Частые вопросы

Можно ли изменить штатное расписание задним числом?

Технически документ можно провести прошлой датой, но это потребует перепроведения кадровых документов и перерасчёта зарплаты за затронутые периоды. Делайте это только до сдачи отчётности и выплаты, иначе возникнут расхождения с уже выданными данными.

Почему после изменения оклада в штатке зарплата не изменилась?

Штатное расписание задаёт условия для позиции, а начисления сотруднику определяются его кадровыми документами. Оформите «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» с той же даты, что и изменение позиции.

Как изменить только количество ставок, не трогая оклад?

В документе «Изменение штатного расписания» выберите действие «Изменить» для позиции и скорректируйте только поле количества ставок. Остальные параметры останутся прежними, история сохранится.

Чем отличается «Утверждение штатного расписания» от «Изменения»?

«Утверждение» обычно используют при первичном вводе штатного расписания или при полном пересмотре структуры с новой редакцией. «Изменение» — для точечных правок: добавить, изменить или закрыть отдельные позиции.

Что делать, если документ «Изменение штатного расписания» не виден в меню?

Проверьте в настройках («Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание»), включены ли ведение штатного расписания и история его изменений. Также убедитесь, что у пользователя есть права кадровика или расчётчика.