Как изменить штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Штатное расписание в 1С:ЗУП 8.3 — это не просто справочник должностей, а основа для кадровых документов, расчета зарплаты и отчетности. Любое изменение оклада, добавление или закрытие позиции должно быть корректно отражено в программе, иначе приемы на работу, начисления и отчеты начнут расходиться с реальными приказами организации.

В конфигурации предусмотрено два подхода: ведение штатного расписания без истории изменений (простая редакция справочника) и с историей — через документы «Изменение штатного расписания» и «Индексация штатного расписания». Правильный способ зависит от того, нужно ли вам хранить историю изменений и формировать приказы по унифицированным формам.

Ниже разобраны оба сценария, настройка учетной политики, работа с документами, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых штатное расписание «ломается».

Проверка настроек учетной политики перед изменениями

Перед любыми правками убедитесь, как в вашей базе настроено ведение штатного расписания. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» (или «Настройка» → «Кадровый учет» в зависимости от релиза) и найдите блок «Штатное расписание».

Ключевые флажки: «Ведется штатное расписание» и «Ведется история изменений штатного расписания». Если первый флажок снят, кадровые документы не будут ссылаться на позиции, и статья вам в целом не нужна — сначала включите механизм. Если история отключена, изменения делаются прямо в справочнике «Штатное расписание», но при этом теряется возможность сформировать приказ и увидеть состояние на прошлую дату.

Дополнительно проверьте настройку «Используются разряды и тарифы» и «Вилка окладов», если в организации применяются тарифные сетки или диапазоны окладов — от этого зависит, какие поля будут доступны в документе изменения.

Изменение штатного расписания через документ (с историей)

Основной и рекомендуемый способ — документ «Изменение штатного расписания». Перейдите: «Кадры» → «Штатное расписание» → кнопка «Создать» → «Изменение штатного расписания». В шапке укажите организацию, дату документа и месяц, с которого изменения вступают в силу.

В табличной части «Позиции» добавьте строки: выберите существующую позицию для изменения или создайте новую. Для каждой строки доступны действия — изменить условия (оклад, надбавки, график), закрыть позицию или утвердить новую. При редактировании позиции откроется форма, где можно скорректировать подразделение, должность, количество ставок, оклад и список начислений.

Поле «Дата вступления в силу» (месяц утверждения) критично: именно с этой даты новые условия станут доступны для кадровых приказов. Если прием на работу оформлен раньше даты утверждения позиции, программа не даст выбрать эту позицию в кадровом документе.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать» → «Изменение штатного расписания»
2. 2
   Укажите организацию, дату и месяц вступления изменений в силу
3. 3
   Добавьте позиции: измените оклад и надбавки, закройте лишние или утвердите новые
4. 4
   Заполните основание (номер и дата приказа) при необходимости
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа
6. 6
   Проверьте результат отчетом «Штатное расписание» на дату изменения

Закрытие и добавление позиций

Чтобы закрыть позицию, добавьте ее в документ и установите признак «Закрыта» с указанием даты закрытия. Закрытая позиция перестанет быть доступной для новых приемов, но действующие сотрудники на ней не пострадают — их нужно перевести или уволить отдельными кадровыми документами.

Новая позиция создается прямо из документа: программа попросит указать подразделение, должность, количество ставок и условия оплаты. Обратите внимание на настройку «Позиция утверждена» — без утверждения позиция не участвует в отчетах по штатной расстановке.

Изменение без истории: прямое редактирование справочника

Если история изменений не ведется, штатное расписание — это обычный справочник. Откройте «Кадры» → «Штатное расписание», найдите нужную позицию и отредактируйте оклад, надбавки или количество ставок прямо в карточке.

Этот способ проще, но имеет серьезные ограничения: нельзя сформировать приказ об изменении, нельзя посмотреть состояние расписания на прошлую дату, а старые значения окладов перезаписываются без следа. Для организаций, где штатка меняется регулярно или требуется документальное оформление, такой режим не подходит.

Сравнение способов изменения

Документ «Изменение штатного расписания»

Подходит при включенной истории: хранит версии, формирует приказ, позволяет смотреть расписание на любую дату. Требует дисциплины с датами утверждения.

Прямое редактирование справочника

Подходит для небольших организаций без истории изменений. Быстро, но без приказов и без возможности восстановить прошлое состояние.

Документ «Индексация штатного расписания»

Подходит для массового повышения окладов на коэффициент. Изменяет только размер оплаты, не трогает состав позиций.

Индексация и массовое изменение окладов

Когда нужно повысить оклады по всему расписанию или по отдельным подразделениям, используйте документ «Индексация штатного расписания» («Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать» → «Индексация штатного расписания»). Укажите коэффициент индексации — программа пересчитает оклады и тарифы по всем выбранным позициям.

Документ удобен тем, что автоматически заполняет табличную часть текущими позициями и применяет коэффициент к каждой строке. Можно отфильтровать позиции по подразделению и вручную скорректировать отдельные строки, если повышение неравномерное.

Учтите: индексация штатного расписания меняет только плановые условия позиций. Чтобы новые оклады применились к уже работающим сотрудникам, дополнительно оформите документ «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод списком» с новыми начислениями — иначе зарплата продолжит считаться по старым окладам.

Проверка результата: отчеты и контрольные точки

После проведения изменений обязательно сверьте результат. Основной инструмент — отчет «Штатное расписание» («Кадры» → «Отчеты по кадрам» → «Штатное расписание») с указанием даты, на которую формируется документ. Сравните его с бумажным приказом: должны совпасть позиции, ставки и оклады.

Для контроля занятости используйте отчеты «Остатки штатных единиц» и «Штатная расстановка». Они покажут, сколько ставок утверждено, сколько занято и где есть вакансии. Если после закрытия позиции в отчете остатков она всё еще видна — проверьте дату закрытия и дату формирования отчета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет «Штатное расписание» на дату изменения

Норма

Новые оклады и позиции отображаются, закрытые позиции отсутствуют

Тревожный признак

Отчет показывает старые данные — проверьте месяц утверждения в документе

Прием на работу после изменения

Норма

Новая позиция доступна для выбора в кадровом приказе

Тревожный признак

Позиции нет в списке — она не утверждена или дата приема раньше даты утверждения

Расчет зарплаты после индексации

Норма

Начисления сотрудников считаются по новым окладам

Тревожный признак

Считается по старым окладам — не оформлено изменение оплаты труда сотрудников

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — неверная дата вступления изменений в силу. Документ проведен «текущим числом», а месяц утверждения указан следующий, и кадровик не понимает, почему новая позиция недоступна. Всегда сверяйте месяц в шапке документа с датой приказа.

Вторая типичная ситуация — попытка отредактировать позицию напрямую в справочнике при включенной истории. Программа либо запретит редактирование, либо изменения не попадут в историю и «повиснут». При включенной истории работайте только документами.

Также помните, что изменение штатного расписания не трогает уже оформленных сотрудников: их оклады, графики и надбавки хранятся в кадровых документах. Штатка — это план, а не инструмент массового изменения условий труда персонала.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить штатное расписание задним числом?

Технически документ можно провести прошлым периодом, но это опасно: уже рассчитанная зарплата и кадровые приказы останутся в старой редакции, а отчеты за период изменятся. Если задним числом необходимо — сначала сделайте копию базы и проанализируйте, какие документы затронет изменение.

Почему новая позиция не появляется в приеме на работу?

Чаще всего дело в датах: позиция утверждена более поздним месяцем, чем дата приема, либо документ изменения штатного расписания не проведен. Проверьте также, что в карточке позиции установлен признак утверждения и позиция не закрыта.

Как изменить оклад только одному сотруднику, а не всей позиции?

Штатное расписание трогать не нужно. Оформите документ «Изменение оплаты труда» (или «Кадровый перевод») конкретно на этого сотрудника с новым размером начисления. Позиция в штатке останется прежней.

Что делать, если история изменений не включена, а приказ распечатать нужно?

Без истории типовая печатная форма приказа об изменении штатного расписания недоступна. Варианты: включить историю (с осторожностью и после копии базы) или сформировать приказ во внешнем редакторе на основании отчета «Штатное расписание».

Как посмотреть, кто и когда изменил штатное расписание?

Откройте журнал документов «Изменения штатного расписания» — там видны даты, авторы и месяцы утверждения. Для детального аудита используйте стандартный механизм «История изменений» (версионирование объектов), если он включен в настройках программы.

Удалится ли сотрудник, если закрыть его позицию?

Нет. Закрытие позиции влияет только на возможность новых приемов и переводов. Работающий сотрудник останется на закрытой позиции, пока вы не оформите кадровый перевод или увольнение отдельным документом.