Как изменить режим работы сотруднику в 1С

Изменение режима работы сотрудника — частая кадровая операция: перевод на неполный рабочий день, сменный график, гибкое расписание или другую смену. В 1С:ЗУП такие изменения нельзя вносить простым редактированием карточки сотрудника — они оформляются кадровыми документами, чтобы сохранить историю и корректно рассчитать зарплату за переходный период.

Основной инструмент — документ «Кадровый перевод» (или «Изменение графика работы списком сотрудников», когда график меняется группе). Документ фиксирует дату, с которой действует новый режим, и автоматически влияет на расчёт нормы времени и начислений.

Ниже разберём, какие документы использовать в разных ситуациях, как настроить график работы, чего не делать и как проверить, что изменение применилось правильно.

Какие документы используются для смены режима работы

В 1С:ЗУП режим работы привязан к графику работы сотрудника, а график назначается кадровыми документами. В зависимости от ситуации применяются разные инструменты.

Если режим меняется одному сотруднику — используйте «Кадровый перевод». Если новый график вводится сразу для подразделения или списка сотрудников — удобнее документ «Изменение графика работы списком сотрудников». Для временных отклонений (разовая смена, перенос выходного) кадровый перевод не нужен — оформляется табель или документ отклонений.

Сравнение вариантов

Кадровый перевод

Постоянная смена графика у одного сотрудника. Позволяет заодно изменить ставку, подразделение и начисления.

Изменение графика списком сотрудников

Массовая смена графика для подразделения или списка. Не меняет начисления и условия труда.

Табель / документы отклонений

Разовые отклонения без смены постоянного режима: перенос смены, работа в выходной.

Настройка графика работы перед переводом

Прежде чем оформлять перевод, убедитесь, что нужный график существует в справочнике. Откройте «Настройка → Графики работы сотрудников» и проверьте список. Если подходящего графика нет — создайте его кнопкой «Создать».

При создании графика задайте способ заполнения: по дням недели (пятидневка, шестидневка), произвольной длины (сменные графики вида «сутки через трое») или по циклам. Укажите время работы, перерывы и дату, с которой график начинает действовать. После настройки нажмите «Заполнить» — программа построит календарь рабочего времени.

Проверьте итоговую норму часов за месяц: она должна соответствовать производственному календарю для полного времени или расчётной норме для неполного. Ошибка в графике приведёт к неверному расчёту оклада пропорционально отработанному времени.

Изменение режима одному сотруднику через кадровый перевод

Откройте раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод». Выберите сотрудника и укажите дату перевода — именно с неё начнёт действовать новый режим.

На закладке «Основное» установите флажок «Изменить график работы» (или аналогичный признак изменения условий) и выберите новый график из справочника. Если одновременно меняется размер оплаты — например, при переходе на 0,5 ставки — на закладке «Оплата труда» скорректируйте количество ставок и начисления.

Проведите документ. Программа запишет новое состояние в регистр кадровой истории, и с указанной даты расчёт зарплаты будет выполняться по новому графику и норме времени.

1. 1
   Проверьте или создайте нужный график в «Настройка → Графики работы сотрудников»
2. 2
   Создайте документ: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод
3. 3
   Укажите сотрудника и дату начала действия нового режима
4. 4
   Отметьте изменение графика и выберите новый график из списка
5. 5
   При необходимости скорректируйте ставку и начисления на закладке «Оплата труда»
6. 6
   Проведите документ и проверьте расчёт нормы времени в текущем месяце

Массовое изменение графика группе сотрудников

Когда режим меняется у целого подразделения — например, отдел переводится на сменный график, — создавать отдельный перевод на каждого нерационально. Используйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников» в разделе «Кадры → Все кадровые документы».

В документе укажите дату начала действия нового графика, сам график и заполните табличную часть списком сотрудников — вручную или подбором по подразделению. После проведения программа зарегистрирует смену графика для всех перечисленных сотрудников.

Учтите ограничение: этот документ меняет только график. Если вместе с режимом меняется оплата (например, вводится доплата за ночные смены или снижается ставка), потребуются кадровые переводы или документ изменения оплаты труда.

Перевод на неполное рабочее время

Неполное рабочее время — частный случай смены режима, у которого есть особенности. Создайте график с сокращённым количеством часов (например, 4 часа в день при пятидневке) и в его настройках укажите, что это неполное рабочее время, с расчётом нормы по другому графику — обычно по обычной пятидневке.

Затем оформите кадровый перевод: назначьте новый график и на закладке «Оплата труда» установите долю ставки (0,5, 0,75 и т.д.) или уменьшьте размер начисления. От этих настроек зависит, как программа рассчитает оплату: пропорционально отработанным часам по норме полного графика.

Отдельно проверьте средний заработок и расчёт отпускных: при неполном времени они считаются в общем порядке, но ошибки в настройке графика искажают базу. После перевода сделайте пробный расчёт зарплаты за месяц и сверьте сумму с ожидаемой.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа откройте карточку сотрудника — в ней должен отображаться актуальный график с датой назначения. Затем сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени» (форма Т-13) за переходный месяц: до даты перевода должны стоять часы по старому режиму, после — по новому.

Дополнительно проверьте норму времени в документе «Начисление зарплаты и взносов»: при расчёте оклада пропорционально отработанному времени программа показывает норму дней и часов. Она должна соответствовать новому графику с даты перевода.

Контрольные точки

Как проверить результат

График в карточке сотрудника

Норма

Отображается новый график с датой перевода

Тревожный признак

Старый график или дата не совпадает с приказом

Табель за переходный месяц

Норма

Часы до даты перевода по старому режиму, после — по новому

Тревожный признак

Весь месяц заполнен по одному графику

Норма времени в начислении зарплаты

Норма

Норма соответствует новому графику с даты перевода

Тревожный признак

Норма полного месяца без учёта перехода

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто отредактировать график в карточке сотрудника?

Нет. В 1С:ЗУП график в карточке отображается из кадровых документов. Прямое редактирование не сохраняет историю, и программа не сможет корректно рассчитать переходный период. Всегда оформляйте смену режима кадровым переводом или документом изменения графика.

Как изменить режим с середины месяца?

Оформите кадровый перевод с датой, соответствующей приказу. Программа автоматически разделит месяц: до даты перевода норма и часы считаются по старому графику, после — по новому. Проверьте результат табелем Т-13.

Чем отличается смена графика от изменения рабочего времени в табеле?

Смена графика — это постоянное изменение режима, оформляемое кадровым документом. Табель и документы отклонений фиксируют разовые факты: переработку, работу в выходной, разовый перенос смены. Для постоянного режима табель не используется.

Нужно ли пересчитывать зарплату прошлых месяцев после смены графика?

Нет, если перевод оформлен документом с корректной датой и графики прошлых периодов не редактировались. Пересчёт потребуется только если вы изменили график задним числом — этого делать не следует, создавайте новый график вместо правки старого.

Как перевести сотрудника на гибкий график?

Создайте график с произвольным расписанием или суммированным учётом рабочего времени, задайте норму часов за учётный период. Затем оформите кадровый перевод с назначением этого графика. При суммированном учёте дополнительно проверьте настройки учёта переработок.