Как в 1С найти внешних совместителей

Внешний совместитель — это сотрудник, который работает в вашей организации по дополнительному трудовому договору, а основное место работы у него в другой компании. В 1С такие работники хранятся в общем справочнике сотрудников вместе с основными работниками и внутренними совместителями, поэтому быстро выделить их «в лоб» не всегда получается — нужен правильный отбор или отчёт.

Способ поиска зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) вид занятости хранится в кадровых данных сотрудника и доступен для отбора в списках и отчётах. В 1С:Бухгалтерии предприятия работа с совместителями проще, но отобрать их тоже можно через список сотрудников или кадровые документы. Ниже разобраны оба варианта и типовые ошибки.

Важно понимать разницу между физическим лицом и сотрудником. Одно физлицо может иметь несколько записей в справочнике «Сотрудники»: основное место работы, внутреннее совместительство, внешнее совместительство. Искать нужно именно по записям сотрудников с нужным видом занятости, а не по физлицам, иначе получите дубли и неточную численность.

Как 1С хранит информацию о совместителях

При приёме на работу в документе «Приём на работу» (или «Кадровый перевод») указывается вид занятости: основное место работы, внутреннее совместительство или внешнее совместительство. Именно это значение программа использует при расчёте налогов, формировании отчётности и отборах.

Вид занятости — не отдельный реквизит справочника, который виден в форме списка по умолчанию, а кадровые данные, хранящиеся в регистрах. Поэтому в списке сотрудников его нужно специально вывести или использовать в отборе. Если вид занятости при приёме указали неверно, сотрудник не попадёт в выборку, и это одна из самых частых причин «потери» совместителей.

Поиск через список сотрудников в 1С:ЗУП

Самый быстрый способ — отбор прямо в списке. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». В форме списка нажмите кнопку «Ещё» и выберите «Настроить список» (или используйте строку поиска с расширенным отбором, в зависимости от версии).

В настройках отбора добавьте условие: поле «Вид занятости», вид сравнения «Равно», значение «Внешнее совместительство». Если поле «Вид занятости» не видно в списке доступных, проверьте, что вы настраиваете именно список сотрудников, а не физических лиц, и что отбор строится по кадровым данным на текущую дату.

После применения отбора в списке останутся только внешние совместители. Обратите внимание: по умолчанию отбор действует на текущую дату. Если нужно увидеть совместителей, работавших в прошлом периоде, снимите флажок показа только работающих или укажите нужную дату кадровых данных.

Проверка результата и типичные ошибки

После получения списка сверьте его с ожидаемым. Признак корректной выборки: у каждого сотрудника в списке в карточке указан вид занятости «Внешнее совместительство», есть действующий или завершённый трудовой договор, и запись не дублирует основное место работы того же физлица в вашей организации.

Если сотрудник, который точно работает по совместительству, не попал в список, проверьте документ приёма: возможно, при оформлении указали «Основное место работы» по ошибке. Исправить это можно через документ «Кадровый перевод» с изменением вида занятости, но делать это нужно аккуратно, задним числом и с пониманием последствий для уже начисленной зарплаты и сданной отчётности.

Обратная ситуация — в списке лишние люди. Так бывает, если отбор построен без учёта даты и в выборку попали давно уволенные совместители. Добавьте условие по дате или отбор «Работает» на нужное число.

Когда нужна помощь специалиста

Самостоятельный поиск и просмотр данных безопасны: отборы и отчёты не меняют информацию в базе. Риск появляется, когда вы начинаете исправлять кадровые документы прошлых периодов. Изменение вида занятости задним числом может потребовать перерасчёта страховых взносов, НДФЛ и уточнённой отчётности.

Перед массовыми исправлениями сделайте резервную копию информационной базы и зафиксируйте текущее состояние отчётности. Если ошибка затрагивает закрытые периоды, по которым сданы расчёты, разумнее привлечь специалиста по зарплате или внедрению 1С, чтобы оценить последствия.

FAQ

Почему сотрудник-совместитель не отображается в списке при отборе?

Чаще всего при приёме ему указали вид занятости «Основное место работы» или «Внутреннее совместительство». Откройте карточку сотрудника и документ приёма, проверьте фактическое значение. Вторая причина — отбор построен на дату, когда сотрудник ещё не принят или уже уволен.

Как посмотреть внешних совместителей за прошлый год?

В кадровых отчётах ЗУП укажите дату или период формирования в шапке отчёта и добавьте отбор по виду занятости. В списке сотрудников снимите ограничение «показывать только работающих» и задайте дату кадровых данных на конец нужного периода.

Чем внешний совместитель отличается от внутреннего в учёте 1С?

Внутренний совместитель имеет основное место работы в вашей же организации, поэтому у него две записи в справочнике сотрудников внутри одной базы. У внешнего совместителя основная работа у другого работодателя, и в вашей базе, как правило, только одна запись с видом занятости «Внешнее совместительство».

Можно ли выгрузить список внешних совместителей в Excel?

Да. В списке сотрудников после применения отбора используйте «Ещё» → «Вывести список» и сохраните табличный документ в нужном формате. Из кадрового отчёта таблица сохраняется стандартной командой сохранения табличного документа.

Влияет ли вид занятости на расчёт зарплаты и налогов?

Да. Вид занятости учитывается при определении налогового статуса, предоставлении вычетов по НДФЛ (вычеты предоставляются только по одному месту работы) и при формировании отчётности. Поэтому корректное значение важно не только для поиска, но и для расчётов.

Как найти совместителей, если в базе несколько организаций?

Добавьте в отбор списка или отчёта условие по организации вместе с видом занятости. В ЗУП кадровые данные ведутся в разрезе организаций, поэтому без отбора по организации вы получите совместителей всех компаний, обслуживаемых в базе.