Как изменить паспортные данные сотрудника в 1С ЗУП

Паспортные данные в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) хранятся не в карточке сотрудника как простой текст, а в специальном регистре сведений «Документы физических лиц». Поэтому просто перепечатать серию и номер в форме сотрудника недостаточно — нужно правильно оформить изменение, чтобы история документов сохранилась, а отчеты (2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения) подтягивали актуальный паспорт на нужную дату.

Типичные ситуации, когда требуется изменить паспорт: сотрудник сменил паспорт в 20 или 45 лет, паспорт утерян и заменен, изменилась фамилия (брак, развод) и выдан новый документ, либо при приеме на работу данные внесли с ошибкой. Для каждого случая порядок действий немного отличается, и важно понимать разницу между «новым документом» и «исправлением ошибки».

Ниже разобраны оба сценария: корректное добавление нового паспорта с сохранением истории и исправление ошибочно введенных данных. Отдельно показано, как проверить, какой документ попадет в отчетность, и что делать, если паспорт меняется вместе с фамилией.

Где в ЗУП хранятся паспортные данные и почему это важно

В ЗУП 3.1 сведения о документах, удостоверяющих личность, привязаны к физическому лицу, а не к сотруднику. Если у одного физлица несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), паспорт вводится один раз и действует для всех.

Данные хранятся в регистре сведений «Документы физических лиц» с периодичностью: у каждой записи есть дата, с которой документ считается действующим. Именно поэтому программа умеет подставлять в отчет за прошлый год старый паспорт, а в текущий — новый. Если удалить старую запись вместо добавления новой, история потеряется, и в ранее сданных формах при перезаполнении могут «поехать» данные.

Как добавить новый паспорт с сохранением истории

Это основной сценарий: сотрудник получил новый паспорт (по возрасту, при утере, при смене фамилии), и его нужно внести, не трогая старый.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника (или «Настройка»/«Кадры» → «Физические лица»).
2. 2
   В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Личные данные» (в некоторых релизах — группа полей «Личные данные» прямо в форме).
3. 3
   Найдите поле «Паспорт» и нажмите на него — откроется форма «Документы, удостоверяющие личность» со списком записей.
4. 4
   Нажмите «Добавить» и заполните: вид документа (Паспорт гражданина РФ), серия, номер, дата выдачи, кем выдан, код подразделения.
5. 5
   Проверьте дату выдачи — именно с нее программа начнет считать новый паспорт действующим.
6. 6
   Нажмите «ОК» и запишите карточку сотрудника.

После записи в списке документов останутся обе строки: старый и новый паспорт. При формировании отчетов ЗУП выберет документ по дате: для периода до смены — прежний, начиная с даты выдачи — новый. Вручную «переключать» ничего не нужно.

Если сотрудник принес новый паспорт позже даты выдачи (например, получил документ в марте, а сообщил в кадры в мае), указывайте фактическую дату выдачи из паспорта, а не день ввода в программу. Это важно для корректного заполнения персонифицированных сведений.

Как исправить ошибку в уже введенном паспорте

Если паспорт не менялся, а при первичном вводе допустили опечатку (перепутана цифра серии, неверный код подразделения), добавлять новую строку неправильно — получится дубль документа, и отчеты могут взять не ту запись.

Правильный путь: откройте ту же форму «Документы, удостоверяющие личность» через личные данные сотрудника, выделите ошибочную строку и отредактируйте ее поля. Сохраните изменения. Если ошибочные данные уже ушли в отчетность, потребуется сдать корректирующие формы (например, уточненный расчет по страховым взносам или корректировку справки о доходах) — это вопрос к бухгалтеру, а не к механике ввода.

Смена паспорта вместе с фамилией

При браке или разводе обычно меняется и фамилия, и паспорт. В ЗУП это два независимых изменения, и их нужно оформить оба: новая фамилия вводится через механизм «Смена ФИО» (в карточке физлица — ссылка «История» рядом с ФИО или команда изменения ФИО), а новый паспорт — через форму документов, как описано выше.

Порядок не критичен, но логичнее сначала сменить ФИО, затем внести паспорт, чтобы в новой записи документа уже отображались актуальные данные. В обоих случаях указывайте даты из реальных документов: дату регистрации брака/выдачи паспорта, а не день обращения сотрудника.

Как проверить, что изменения применились корректно

После ввода нового паспорта стоит убедиться, что программа видит его там, где это нужно: в отчетах и кадровых документах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Форма «Документы, удостоверяющие личность»

Норма

В списке две строки: старый и новый паспорт, у нового верные серия, номер и дата выдачи

Тревожный признак

Одна строка — старый паспорт перезаписан, история потеряна

Отчет 2-НДФЛ / справка о доходах за текущий период

Норма

В разделе данных физлица подставлен новый паспорт

Тревожный признак

Подтягивается старый документ — проверьте дату выдачи нового

Печатная форма приказа или личной карточки Т-2

Норма

Паспортные данные соответствуют новому документу

Тревожный признак

Старые реквизиты — форма могла быть сформирована до изменения, перезаполните

Дополнительно можно открыть регистр напрямую для контроля: через «Ещё» → «Перейти» в карточке физлица либо через универсальный отчет по регистру сведений «Документы физических лиц» (доступен пользователям с правами администратора). Там видно все записи с периодами действия.

Типичные ошибки и ограничения

Еще одно ограничение: если у пользователя нет прав на редактирование данных физических лиц, поля паспорта будут недоступны. В этом случае изменение должен выполнять кадровик или администратор с соответствующей ролью — не стоит просить «обойти» ограничение через внешние обработки, это нарушает разграничение доступа к персональным данным.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник получил новый паспорт (возраст, утеря, смена фамилии)Добавьте новую строку в форме документов, старую не трогайте

В существующем паспорте опечатка, документ тот жеОтредактируйте существующую строку, новую не добавляйте

Ошибочные данные уже ушли в отчетностьИсправьте запись и согласуйте с бухгалтером подачу корректирующих форм

Меняются и фамилия, и паспортСначала смена ФИО через историю, затем новый паспорт новой строкой

FAQ

Нужно ли заводить нового сотрудника при смене паспорта?

Нет. Паспорт — это изменяемый атрибут физического лица, а не основание для создания нового элемента справочника. Новый сотрудник заводится только при новом трудовом договоре, а смена документа оформляется добавлением записи в регистр документов.

Какой паспорт попадет в 6-НДФЛ, если документ сменился в середине года?

Программа подставляет документ, действующий на дату формирования отчета (как правило, актуальный на конец отчетного периода). За периоды до смены в ранее сданных формах остается старый паспорт — поэтому важно хранить обе записи с корректными датами.

Можно ли изменить паспорт сразу у нескольких сотрудников?

Штатной групповой обработки для смены паспортов в ЗУП нет — данные вносятся по каждому физлицу отдельно. Массовая загрузка возможна только через обработку загрузки данных из табличного документа или внешние инструменты, что требует аккуратности и тестирования на копии базы.

Что делать, если паспорт введен дважды: и как исправление, и как новая строка?

Определите, какая запись корректна, и удалите лишнюю строку в форме документов — но только если по дублю не сдавалась отчетность. Если сдавалась, удаляйте запись, которая не участвовала в отчетах, либо приведите обе к единому корректному виду и проконсультируйтесь с бухгалтером о необходимости уточненок.

Где посмотреть все документы физлица, включая старые?

Откройте карточку физического лица и перейдите по ссылке «Личные данные» → поле «Паспорт» — откроется полный список документов с датами. Пользователи с правами администратора могут дополнительно построить универсальный отчет по регистру сведений «Документы физических лиц» с отбором по нужному человеку.