Другое · 9 мин
Как уволить сотрудника в 1С Бухгалтерия
Пошаговая инструкция, как уволить сотрудника в 1С Бухгалтерия 8.3: документ увольнения, расчёт компенсации за отпуск, НДФЛ, взносы и проверка результата.
Увольнение сотрудника в 1С Бухгалтерия оформляется кадровым документом «Увольнение», который автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Ошибки на этом этапе приводят к неверным суммам при окончательном расчёте, искажению отчётности в ФНС и СФР и возможным претензиям со стороны бывшего работника.
Порядок действий зависит от того, ведётся ли в программе полноценный кадровый учёт и расчёт зарплаты (настройка «Зарплата и кадры») или кадровые документы ведутся в ограниченном режиме. Ниже разобран стандартный сценарий для 1С:Бухгалтерия 8.3 с включённым расчётом зарплаты, а также варианты для типовых ситуаций: увольнение прошлой датой, увольнение в середине месяца, отмена ошибочного увольнения.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на раздел «Зарплата и кадры», сотрудник принят на работу в программе документом «Приём на работу», а по нему корректно начислена зарплата за весь период работы. Если сотрудник числится в справочнике, но приёма на работу нет, документ увольнения не сформирует расчёт.
Подготовка: что проверить перед увольнением
Откройте раздел «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты» и убедитесь, что учёт ведётся в этой программе, а не во внешней (например, в 1С:ЗУП). Если расчёт ведётся в ЗУП, увольнение оформляется там, а в Бухгалтерию попадают только проводки через синхронизацию.
Проверьте карточку сотрудника: справочник «Сотрудники» должен содержать актуальные данные о приёме на работу, занимаемой должности и плановых начислениях. Если сотрудник вводился вручную без документа приёма, восстановите кадровую историю, иначе остаток отпуска и средний заработок рассчитаются неверно.
Также убедитесь, что все начисления и удержания по сотруднику проведены: больничные, отпускные, авансы, займы, исполнительные листы. Непроведённые документы исказят сумму долга организации или работника на дату увольнения.
Создание документа «Увольнение»
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры → Кадровые документы» и нажмите «Создать → Увольнение». В открывшейся форме выберите организацию, сотрудника и укажите дату увольнения — это последний рабочий день сотрудника, за который также полагается оплата.
Поле «Основание увольнения» заполните по статье Трудового кодекса — чаще всего это п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию) или п. 1 ч. 1 ст. 77 (соглашение сторон). Основание влияет на формулировку в печатных формах приказа и трудовой книжки, поэтому выбирайте его внимательно.
На вкладке начислений программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск исходя из остатка дней отпуска и среднего заработка. Если сотрудник использовал отпуск авансом, вместо компенсации появится удержание за неотработанные дни отпуска — проверьте знак суммы.
- 1Откройте «Зарплата и кадры → Кадровые документы → Создать → Увольнение»
- 2Выберите организацию, сотрудника и укажите дату увольнения
- 3Заполните основание по статье ТК РФ
- 4Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию отпуска и НДФЛ
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8 при необходимости
- 6Начислите зарплату за последний месяц и сформируйте выплату окончательного расчёта
Проверка расчёта компенсации и НДФЛ
Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев. Чтобы проверить корректность, откройте в документе увольнения расшифровку среднего заработка: программа покажет, какие месяцы и суммы вошли в расчётную базу. Месяцы, в которых сотрудник был на больничном или в отпуске без сохранения, должны быть исключены или скорректированы.
Остаток отпуска проверяется через отчёт «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате → Остатки отпусков». Если остаток в отчёте не совпадает с фактическим (например, отпуска вводились вручную без документов), скорректируйте остаток документом «Ввод остатков отпусков» до проведения увольнения.
НДФЛ с компенсации удерживается в полном объёме — компенсация за неиспользованный отпуск не относится к необлагаемым выплатам (в отличие, например, от выходного пособия в пределах трёхкратного среднего заработка). Страховые взносы на компенсацию также начисляются в общем порядке.
Как проверить результат
Компенсация отпуска, НДФЛ и взносы отражены, долг по зарплате закрыт выплатой
Компенсация отсутствует или сумма вдвое меньше/больше ожидаемой
Остаток обнулён компенсацией или удержанием
Остаток остался прежним — документ не учёл отпуска
Выплата увольняемому попала в раздел с датой удержания налога
Выплаты нет — документ выплаты не проведён
Окончательный расчёт и выплата
После проведения увольнения создайте документ «Начисление зарплаты» за последний месяц работы сотрудника — программа рассчитает оплату за отработанные дни включая день увольнения. Если увольнение происходит в середине месяца, оклад будет рассчитан пропорционально отработанному времени.
Выплату оформите документом «Ведомость в банк» (при перечислении на карту) или «Ведомость в кассу». По закону окончательный расчёт должен быть выдан в день увольнения — дата выплаты в программе важна для 6-НДФЛ, так как определяет срок перечисления налога.
Учтите, что НДФЛ с компенсации отпуска и зарплаты перечисляется в общие сроки, а не в день выплаты — в отличие от отпускных при обычном отпуске, где действуют особые правила. Проверьте отражение выплаты в уведомлении по ЕНП, если оно формируется из программы.
Особые сценарии увольнения
Увольнение задним числом
Если документ вводится после закрытия периода, проведите его текущей датой, но с фактической датой увольнения. Программа пересчитает налоги и взносы; возможно, потребуется подать уточнённые расчёты 6-НДФЛ и РСВ за прошлый период, если данные уже сданы.
Отмена ошибочного увольнения
Если сотрудник уволен ошибочно, пометьте документ «Увольнение» на удаление или отмените проведение. Затем проверьте, что сторнированы начисления компенсации и удержания, а сотрудник снова числится работающим. Если после увольнения уже прошли выплаты, сначала отмените ведомости и только потом само увольнение.
Увольнение с выходным пособием
При сокращении штата или ликвидации организации сотруднику полагается выходное пособие. В документе увольнения для этого предусмотрено отдельное поле — укажите количество дней или средний заработок вручную, так как автоматический расчёт пособия зависит от настроек программы. Пособие в пределах трёхкратного среднего месячного заработка НДФЛ не облагается.
Какие отчёты проверить после увольнения
Сформируйте расчётный листок сотрудника за последний месяц: в нём должны быть видны оплата по окладу, компенсация отпуска, удержанный НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Сверьте её с ведомостью на выплату.
Проверьте отчёт «Анализ НДФЛ» и обороты по страховым взносам за квартал — выплаты уволенному должны попасть в базу. Также убедитесь, что сотрудник корректно отражён в персонифицированных сведениях: увольнение передаётся в СФР в составе отчёта ЕФС-1 в установленные сроки.
Для воинского учёта и статистики уволенный сотрудник исключается из списочной численности со дня, следующего за датой увольнения — это автоматически отразится в отчётах по численности.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется документом «Увольнение» в разделе «Зарплата и кадры», компенсация отпуска и НДФЛ рассчитываются автоматически. Перед проведением проверьте остаток отпусков и полноту начислений, после — расчётный листок, ведомость на выплату и попадание сумм в 6-НДФЛ и РСВ.
Частые вопросы
Можно ли уволить сотрудника в 1С Бухгалтерии, если зарплата считается в 1С:ЗУП?
Нет, в этом случае увольнение оформляется в 1С:ЗУП, а в Бухгалтерию попадают только проводки по начислениям через синхронизацию. Ручное создание документа в Бухгалтерии приведёт к дублированию данных.
Почему в документе увольнения не рассчиталась компенсация отпуска?
Чаще всего причины: сотрудник введён без документа приёма на работу, не введены остатки отпусков или весь положенный отпуск уже использован. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» — если остаток нулевой, компенсации действительно нет.
Как уволить сотрудника, если он ушёл в отпуск с последующим увольнением?
Сначала оформите документ «Отпуск» с видом «Основной отпуск», а затем «Увольнение» с датой последнего дня отпуска. Компенсация в этом случае не начисляется, так как отпуск использован полностью.
Что делать, если после увольнения обнаружилась ошибка в сумме компенсации?
Если выплата ещё не прошла, отмените проведение увольнения, исправьте исходные данные и проведите заново. Если деньги уже выплачены, оформите корректирующее начисление или удержание и при необходимости подайте уточнённую отчётность.
Нужно ли увольнять сотрудника-совместителя отдельным документом?
Да. Внутренний совместитель оформляется в справочнике как отдельный сотрудник, поэтому увольнение с основного места и с совместительства проводится двумя самостоятельными документами, если прекращаются оба трудовых договора.
Удаляется ли сотрудник из справочника после увольнения?
Нет, карточка сотрудника остаётся в базе — это необходимо для отчётности за прошлые периоды и возможных перерасчётов. Удалять карточку не следует: вместе с ней могут быть потеряны связанные документы.