Как исключить должность из штатного расписания в 1С

Исключение должности из штатного расписания в 1С:ЗУП — типовая операция при реорганизации, сокращении штата или оптимизации структуры предприятия. Программа не позволяет просто удалить запись, если по позиции есть движения: приём на работу, кадровые переводы, начисления. Поэтому исключение выполняется не удалением строки, а внесением изменения в штатное расписание с датой, с которой позиция прекращает действовать.

Ниже описан порядок работы в 1С:Зарплата и управление персоналом с включённым ведением штатного расписания и истории его изменений. Если история изменений в вашей базе отключена, часть шагов будет отличаться — этот случай также разобран отдельно.

Перед любыми изменениями убедитесь, что у вас есть права на документы раздела «Кадры», а в идеале — сделайте резервную копию информационной базы, особенно если исключение связано с массовым сокращением и последующим увольнением сотрудников.

Проверка настроек: ведётся ли история штатного расписания

Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройка штатного расписания» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика»). Проверьте два флажка: «Ведётся штатное расписание» и «Ведётся история изменений штатного расписания».

Если история включена, все изменения оформляются документами «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», и исключить должность можно только через них. Если история отключена, правки вносятся напрямую в справочник «Штатное расписание», но тогда в программе не остаётся данных о том, как выглядела структура на прошлые даты.

Исключение должности документом «Изменение штатного расписания»

Это основной и корректный способ. Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» (или «Изменения штатного расписания») и создайте новый документ «Изменение штатного расписания». Укажите организацию и дату, с которой изменения вступают в силу.

В табличной части нажмите «Добавить» и выберите позицию, которую нужно исключить. В строке позиции установите признак «Исключено» (в зависимости от релиза это может быть флажок или выбор действия «Исключить»). Проверьте, что количество ставок после изменения обнуляется, а позиция в отчёте по штатному расписанию перестаёт отображаться как действующая с указанной даты.

Запишите и проведите документ. Если по позиции оформлен приказ об исключении, реквизиты приказа (номер, дата, основание) можно указать в соответствующих полях документа — они попадут в печатную форму изменения штатного расписания.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Изменения штатного расписания» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   Добавьте в таблицу исключаемую позицию и установите признак «Исключено»
4. 4
   Заполните реквизиты приказа, если он оформлен
5. 5
   Проведите документ и проверьте отчёт «Штатное расписание» на дату изменения

Что делать, если по позиции числятся сотрудники

Программа не даст корректно исключить позицию, на которой числятся работающие сотрудники: при проведении или проверке появятся предупреждения, а штатное расписание станет неконсистентным. Сначала нужно освободить ставки.

Есть три сценария. Первый — увольнение сотрудников (например, по сокращению штата с соблюдением процедур ТК РФ). Второй — кадровый перевод сотрудников на другие позиции тем же днём или ранее даты исключения. Третий — если позиция уже вакантна, достаточно убедиться, что на неё не запланированы приёмы и нет открытых документов.

Проверить занятость ставок можно отчётом «Штатное расписание» с расшифровкой или отчётом «Остатки штатных единиц» (в некоторых конфигурациях — «Вакантные ставки»). Убедитесь, что по исключаемой позиции количество занятых ставок равно нулю на дату исключения.

Удаление позиции без истории: когда это допустимо

Если позиция создана ошибочно и по ней нет ни одного движения — ни приёмов, ни переводов, ни изменений условий, — её можно удалить физически. Откройте справочник «Штатное расписание», найдите позицию, пометьте её на удаление, а затем выполните «Операции» → «Удаление помеченных объектов» с контролем ссылочной целостности.

Если монопольное удаление не проходит и программа показывает список ссылающихся объектов — значит, движения есть, и физическое удаление невозможно. В этом случае используйте только документальное исключение. Не пытайтесь удалять связанные документы «цепочкой»: это разрушит кадровый учёт за прошлые периоды и испортит регламентированную отчётность.

Массовое исключение при сокращении подразделения

При ликвидации целого подразделения исключать позиции по одной неудобно. В документе «Изменение штатного расписания» можно добавить сразу несколько позиций, отобрав их по подразделению. Некоторые релизы поддерживают подбор позиций списком с установкой признака исключения для всех строк.

Для массовых увольнений используйте документ «Увольнение списком» (если он доступен в вашей версии), а дату увольнения согласуйте с датой исключения позиций: сотрудник должен быть уволен не позже дня, с которого его ставка исключена. Обычно оба события оформляют одной датой.

Проверка результата после исключения

После проведения документа сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату изменения: исключённая позиция не должна отображаться как действующая. Затем сформируйте тот же отчёт на дату до изменения — позиция должна присутствовать, что подтверждает корректную работу истории.

Дополнительно проверьте отчёт по вакантным ставкам и список сотрудников подразделения: не должно остаться сотрудников, привязанных к исключённой позиции. При необходимости распечатайте изменение штатного расписания или новую редакцию по форме Т-3 для кадрового архива.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатное расписание» на дату исключения

Норма

Позиция не отображается среди действующих

Тревожный признак

Позиция видна как действующая — документ не проведён или дата неверна

Отчёт на дату до изменения

Норма

Позиция присутствует с прежними ставками

Тревожный признак

Позиции нет и в прошлом периоде — история не ведётся или позиция удалена физически

Сотрудники по позиции

Норма

Занятых ставок ноль

Тревожный признак

Есть числящиеся сотрудники — нужны увольнения или переводы

Часто задаваемые вопросы

Можно ли восстановить ошибочно исключённую должность?

Да, если история изменений ведётся: создайте новый документ изменения штатного расписания и верните позицию с нужной даты, либо отмените проведение ошибочного документа, если по нему ещё нет зависимых операций. Если позиция была удалена физически, её придётся создавать заново.

Чем исключение отличается от закрытия позиции?

В типовой 1С:ЗУП используется именно механизм исключения позиции из штатного расписания с даты. Отдельного статуса «закрытая позиция» в стандартной поставке нет; если в вашей конфигурации есть доработки, уточните их логику у специалиста, который их внедрял.

Что будет с начислениями, привязанными к позиции?

Начисления, заданные в позиции штатного расписания, перестанут действовать вместе с позицией. Для сотрудников, переведённых на другие позиции, начисления определяются новой позицией, поэтому проверьте плановые начисления после перевода.

Можно ли исключить должность задним числом?

Технически программа позволяет провести изменение прошлой датой, но это опасно: пересчитаются остатки ставок, а ранее сданная отчётность перестанет совпадать с данными базы. Задним числом корректно оформлять только исправление явных ошибок, с пониманием последствий.

Нужно ли исключать вакантные ставки отдельно?

Нет. Исключение позиции целиком закрывает все её ставки — и занятые, и вакантные. Главное условие — чтобы занятых ставок на дату исключения не оставалось.