Другое · 13 мин
Как доначислить зарплату уволенному сотруднику в 1С: ЗУП
Пошаговая инструкция, как доначислить зарплату уволенному сотруднику в 1С: ЗУП: документы «Доначисление», «Разовое начисление», перерасчёт НДФЛ и страховых взносов, выплата.
Ситуация, когда зарплату нужно доначислить уже уволенному сотруднику, возникает регулярно: нашли неучтённые часы, пришло постановление о восстановлении на работе, бухгалтерия обнаружила ошибку в расчёте премии или индексации. В 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрены специальные механизмы, но у них есть нюансы: программа по умолчанию не включает уволенных в обычные документы начисления зарплаты.
Главная сложность в том, что после увольнения сотрудник «выпадает» из штатного расписания и из стандартных отборов документов. Если просто создать «Начисление зарплаты и взносов», бывшего работника в списке не будет. Поэтому используются либо документ «Доначисление, перерасчет», либо «Разовое начисление», либо отмена/корректировка кадровых документов — в зависимости от причины доначисления.
Важно понимать, что любое доначисление за прошлые периоды затрагивает НДФЛ, страховые взносы и отчётность. Сумма должна быть отражена в учёте корректным периодом, иначе придётся подавать уточнённые расчёты. Ниже разобраны основные сценарии с пошаговыми действиями.
Когда требуется доначисление уволенному сотруднику
Типовые причины доначисления после увольнения делятся на несколько групп. Первая — ошибки расчётчика: не учли переработки, неверно применили тариф, забыли начислить премию, положенную приказом. Вторая — задним числом появившиеся основания: решение суда о восстановлении на работе с оплатой вынужденного прогула, коллективный договор с ретроактивной индексацией, годовая премия, начисляемая после увольнения за отработанный период.
Третья группа — исправление кадровых данных. Например, больничный лист предъявлен после увольнения в течение 30 календарных дней — его нужно оплатить. Или обнаружилось, что компенсация отпуска при увольнении рассчитана с неверным числом дней.
От причины зависит выбор документа в программе. Ошибочное занижение начислений исправляется «Доначислением, перерасчетом», новое разовое обязательство — «Разовым начислением», а оплата больничного — отдельным документом «Больничный лист», даже если сотрудник уже уволен.
Как выбрать документ
Подготовка: что проверить перед доначислением
Перед созданием документов убедитесь, что в базе есть корректные данные по сотруднику. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники», включите отображение уволенных через «Ещё» или настройку списка) и проверьте дату увольнения, организацию, подразделение на момент работы. Если сотрудник переводился между организациями, доначисление делается по той организации, где возникла задолженность.
Проверьте, не закрыт ли период для редактирования. Если установлена дата запрета изменения данных (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»), документы прошлым периодом не проведутся. Дату запрета придётся временно сдвинуть — это делает администратор, и действие стоит зафиксировать, чтобы не нарушить контроль.
Также уточните, каким периодом должно быть отражено доначисление для целей НДФЛ. По общему правилу доход в виде оплаты труда признаётся в месяце начисления, а для уволенных есть особенности при перерасчёте: программа может отнести доход к периоду, за который он доначислен, — это влияет на расчёт 6-НДФЛ и возможную подачу уточнёнки.
Доначисление через документ «Доначисление, перерасчет»
Этот документ — основной инструмент, когда нужно исправить ранее рассчитанные суммы. Он находится в разделе «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты» (в некоторых релизах — «Все перерасчеты»). Документ умеет работать и с уволенными сотрудниками, если их подобрать вручную.
Создайте новый документ, укажите организацию и месяц начисления (текущий, в котором фиксируется доначисление). На закладке «Доначисления» или в табличной части нажмите «Подбор» и найдите уволенного сотрудника — в форме подбора включите отображение уволенных. Затем укажите период, за который производится доначисление, и вид расчёта (оклад, премия и т.д.).
Если доначисление связано с исправлением отработанного времени, документ может пересчитать сумму автоматически на основании данных табеля. Если сумма известна фиксированно (например, по решению суда), введите её вручную в колонку «Результат». После заполнения нажмите кнопку пересчёта НДФЛ и взносов на соответствующих закладках — программа доначислит налоги автоматически.
- 1Откройте Зарплата → Доначисления, перерасчеты и создайте новый документ
- 2Укажите организацию и месяц, в котором фиксируется доначисление
- 3Через «Подбор» найдите уволенного сотрудника (включите показ уволенных)
- 4Укажите период доначисления, вид расчёта и сумму или дайте программе пересчитать автоматически
- 5На закладках НДФЛ и Взносы выполните пересчёт налогов
- 6Проведите документ и сформируйте расчётный листок для проверки
Доначисление через «Разовое начисление» и другие документы
Документ «Разовое начисление» (Зарплата → Разовые начисления) подходит, когда нужно начислить выплату, которой раньше не было в учёте: премию по отдельному приказу, оплату вынужденного прогула по решению суда, материальную помощь бывшему работнику. Документ создаётся на основании вида расчёта, который должен быть предварительно настроен в плане видов расчёта (Настройка → Начисления).
В документе укажите дату, организацию, подразделение (для корректного отражения в затратах), вид начисления и подберите уволенного сотрудника. Введите сумму и период, к которому она относится. НДФЛ и взносы рассчитаются при проведении либо при заполнении ведомости на выплату — зависит от настроек вида расчёта.
Оплата больничного после увольнения
Если бывший сотрудник предъявил листок нетрудоспособности в течение 30 дней после увольнения, создайте обычный документ «Больничный лист» и подберите в нём уволенного. Программа рассчитает пособие по пониженному проценту от среднего заработка, предусмотренному для таких случаев, если настройки вида расчёта стандартные. Проверьте, что в документе корректно определён стаж и средний заработок из данных прошлых периодов.
Доначисление при восстановлении на работе
При восстановлении по решению суда сначала оформляется кадровое исправление: документ увольнения отменяется или создаётся документ восстановления (в зависимости от релиза — через «Кадровый перевод» или исправление). Затем оплата вынужденного прогула начисляется отдельным видом расчёта через «Разовое начисление» или документ «Простои, отсутствия» с соответствующим видом времени. Средний заработок для расчёта программа возьмёт из имеющейся базы.
Перерасчёт НДФЛ и страховых взносов
При доначислении прошлых периодов НДФЛ считается заново. В документе «Доначисление, перерасчет» есть отдельная закладка «НДФЛ», где сумма налога пересчитывается по кнопке или автоматически. Проверьте, к какому периоду программа отнесла доход: для зарплаты это обычно месяц, за который она начислена, что может потребовать уточнения 6-НДФЛ за прошлый квартал.
Страховые взносы доначисляются в периоде начисления выплаты — то есть текущим месяцем, и попадают в РСВ текущего отчётного периода. Однако если доначисление исправляет базу конкретного прошлого квартала (например, ошибочно не начисленная сумма за тот самый квартал), может потребоваться уточнённый РСВ. Критерий простой: если выплата должна была быть начислена в прошлом периоде по правилам учёта, сдавайте уточнёнку; если обязанность возникла сейчас (решение суда, приказ о премии) — отражайте текущим периодом.
Для контроля сформируйте отчёты: «Расчётный листок» по сотруднику, «Свод начисленной зарплаты», «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и «Анализ взносов в фонды». Сверьте, что доначисленная сумма видна в нужном периоде и налоги посчитаны с неё.
Как проверить результат
Видна строка доначисления с верным видом расчёта, периодом и суммой; НДФЛ удержан
Сумма отсутствует, продублирована или НДФЛ не рассчитан
Доход отражён в ожидаемом периоде, налог исчислен
Доход попал не в тот месяц, налог нулевой при наличии базы
По уволенному появилась сумма к выплате
Задолженность не отображается — документ не проведён или период неверный
Выплата доначисленных сумм уволенному
После проведения начислений сумма должна быть выплачена. Создайте ведомость: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «в кассу»). В поле «Выплачивать» выберите подходящий вариант — в типовой конфигурации есть возможность сформировать ведомость по уволенным сотрудникам; если сотрудник не попадает в автозаполнение, добавьте его кнопкой «Подбор» или «Добавить» вручную.
В ведомости программа покажет сумму к выплате за минусом удержанного НДФЛ. Проверьте, что дата выплаты указана фактическая — от неё зависит срок перечисления НДФЛ и строки в 6-НДФЛ (даты фактического получения дохода и удержания налога).
Если реквизиты банковской карты бывшего сотрудника изменились, обновите лицевой счёт в карточке физического лица или выплатите через кассу по расходному ордеру. При перечислении на карту по зарплатному проекту убедитесь, что сотрудник не удалён из проекта; если удалён — выплачивайте реестром разовых выплат или через кассу.
На практике удобно завести отдельные виды расчёта «Доначисление по решению суда», «Доначисление премии (исправление)» и т.п. Это упрощает аналитику: в расчётном листке и сводах сразу видно, откуда взялась сумма, а при спорах с налоговой проще показать основание. Назначение таких начислений — как у обычной оплаты труда, с корректными кодами НДФЛ и взносов.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — попытка доначислить через обычное «Начисление зарплаты и взносов»: уволенный туда просто не попадает, и расчётчик тратит время на поиски причины. Вторая ошибка — ручное изменение проведённого документа прошлого периода без анализа отчётности: после перепроведения «поплывут» НДФЛ, взносы и отражение в учёте.
Третья типичная ситуация — забытый пересчёт налогов в документе доначисления. Сумма начислена, а НДФЛ и взносы остались нулевыми, потому что на закладках не нажата кнопка пересчёта. Четвёртая — неверный период дохода для НДФЛ, из-за чего 6-НДФЛ заполняется некорректно и приходится сдавать уточнёнку.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли доначислить зарплату уволенному, если прошло больше года после увольнения?
Да, технических ограничений в программе нет — документы «Доначисление, перерасчет» и «Разовое начисление» работают с любым периодом. Ограничения носят правовой характер (сроки исковой давности) и отчётный: за старые периоды почти наверняка потребуется уточнённая отчётность по НДФЛ и взносам. Перед проведением проверьте наличие даты запрета редактирования.
Почему уволенный сотрудник не виден в списке для подбора?
В формах выбора и списках сотрудников по умолчанию действует отбор «работающие». В форме подбора снимите фильтр или включите отображение уволенных (кнопка «Ещё» или настройка отбора в списке). Также проверьте, что выбрана та организация, в которой сотрудник числился.
Нужно ли сдавать уточнённый 6-НДФЛ при доначислении уволенному?
Зависит от природы выплаты. Если доначисляется зарплата, которая должна была быть начислена в прошлом периоде (исправление ошибки), доход относится к тому периоду, и обычно требуется уточнённый расчёт. Если выплата возникла сейчас (премия по новому приказу, оплата по решению суда), она отражается в текущем периоде, и уточнёнка не нужна.
Как выплатить доначисление, если зарплатный проект по сотруднику уже закрыт?
Создайте ведомость «в кассу» и выплатите через расходный кассовый ордер, либо обновите банковские реквизиты в карточке физического лица и сформируйте ведомость «в банк» вне зарплатного проекта (разовым реестром). В обоих случаях НДФЛ удерживается и перечисляется в стандартном порядке по фактической дате выплаты.
Что делать, если при доначислении программа не считает страховые взносы?
Проверьте настройку вида расчёта: на закладке «Налоги, взносы, учет» должно быть указано, что начисление облагается страховыми взносами (вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами» или аналогичный). Также убедитесь, что в документе на закладке «Взносы» выполнен пересчёт, а карточка сотрудника содержит корректные данные о статусе застрахованного лица.
Можно ли оформить доначисление сразу за несколько прошлых месяцев одним документом?
Да, в документе «Доначисление, перерасчет» можно добавить несколько строк по одному сотруднику с разными периодами доначисления. Программа рассчитает каждую строку отдельно и корректно распределит доход по периодам для НДФЛ. Это удобнее, чем создавать отдельный документ на каждый месяц.
Что важно запомнить
Доначисление уволенному делается документами «Доначисление, перерасчет» или «Разовое начисление» с ручным подбором сотрудника. Обязательно пересчитайте НДФЛ и взносы внутри документа, проверьте период отражения дохода и необходимость уточнённой отчётности. Выплату оформляйте отдельной ведомостью с фактической датой, а перед исправлением закрытых периодов сделайте резервную копию базы.