Как доначислить уволенному сотруднику в 1С

Уволенному сотруднику доначислить зарплату, премию или компенсацию в 1С приходится, когда ошибку выявляют уже после расчёта: неверно заполнен табель, премию утвердили позже, пересчитали больничный или есть решение суда. Доход оформляется отдельным документом начисления после документа «Увольнение», и здесь есть нюансы: программа контролирует период, НДФЛ удерживается по дате фактической выплаты, а страховые взносы попадают в период начисления — из-за этого у пользователей возникают расхождения в отчётности 6-НДФЛ и РСВ.

Главная сложность в том, что сотрудник уже не числится в штате, поэтому стандартные документы начисления зарплаты могут его не подхватывать. В зависимости от причины доначисления используются разные инструменты: «Доначисление, перерасчет», «Разовое начисление», «Премия» или ручная корректировка документа «Увольнение».

Ниже разобран порядок действий для 1С:ЗУП (ред. 3.1) как наиболее распространённой конфигурации для расчёта зарплаты, а также отмечены отличия для 1С:Бухгалтерии. Перед любыми исправлениями прошлых периодов сделайте резервную копию базы — особенно если отчётность по этому периоду уже сдана.

Когда требуется доначисление и какой документ выбрать

Причины доначисления делятся на две группы. Первая — ошибка в уже рассчитанном периоде: неправильно учтено время, пропущено начисление, неверно применён районный коэффициент. Вторая — новое обязательство, возникшее после увольнения: квартальная премия, утверждённая позже, доначисление по решению суда, перерасчёт по больничному листу, предъявленному после расчёта.

От причины зависит выбор документа. Для исправления ошибок в уже начисленных суммах предназначен документ «Доначисление, перерасчет» — он сторнирует неверные записи и начисляет правильные суммы за прошлый период. Для новых выплат, которых раньше не было в базе, подходят «Премия» или «Разовое начисление» (в ЗУП — «Разовое начисление» доступно, если включена соответствующая настройка функциональности).

Маршрут решения

Как выбрать документ

Ошибка в уже начисленной зарплате прошлого периода (время, оклад, коэффициент)Используйте «Доначисление, перерасчет» в разделе «Зарплата»

Премия за период работы, утверждённая после увольненияОформите документ «Премия», подберите сотрудника вручную

Разовая выплата, не предусмотренная плановыми начислениямиИспользуйте «Разовое начисление» или «Разовое пособие»

Сотрудник предъявил больничный после увольнения (в течение 30 дней)Создайте документ «Больничный лист» с датой после увольнения

Подготовка: что проверить перед доначислением

Сначала убедитесь, что период, за который выполняется доначисление, не закрыт для редактирования датой запрета изменения данных (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных). Если дата запрета установлена, документ с периодом начисления раньше этой даты не проведётся — потребуется временно сдвинуть запрет или оформить доначисление текущим периодом.

Проверьте, не создана ли в программе запись о прекращении выплат. В карточке уволенного сотрудника и в документе «Увольнение» посмотрите, какие начисления и удержания были отменены. Если плановое начисление прекращено документом кадрового перевода или увольнения, доначисление через «Доначисление, перерасчет» всё равно сработает — документ ориентируется на данные прошлого периода.

Также сверьте взаиморасчёты с сотрудником: отчёт «Расчётный листок» или «Полная сводка начислений, удержаний и выплат» покажет, есть ли задолженность и не было ли излишне удержанного НДФЛ. Это важно, чтобы понимать итоговую сумму к выплате.

Доначисление через документ «Доначисление, перерасчет» в ЗУП

Откройте раздел «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты» и создайте новый документ. В поле «Месяц» укажите текущий месяц регистрации — именно в него попадут НДФЛ и взносы. В табличной части нажмите «Подбор» или «Добавить» и выберите уволенного сотрудника: он доступен в списке, несмотря на увольнение.

В поле «Период» (или «Доначислить за») укажите месяц, за который исправляется начисление. Программа автоматически загрузит начисления этого периода. Далее скорректируйте данные: измените отработанное время, показатели расчёта или добавьте недостающее начисление. Если расчёт зависит от табеля, сначала исправьте данные об отработанном времени (документ «Данные для расчёта зарплаты» или отдельный табель за тот период).

На закладке «НДФЛ» и «Взносы» программа пересчитает налог и взносы с разницы. Проверьте дату получения дохода по НДФЛ: для зарплаты это последний день месяца начисления, для прочих выплат — дата выплаты. После проверки проведите документ.

1. 1
   Сделайте резервную копию базы и проверьте дату запрета редактирования
2. 2
   Исправьте исходные данные прошлого периода (табель, показатели) при необходимости
3. 3
   Создайте «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты», укажите текущий месяц регистрации
4. 4
   Подберите уволенного сотрудника и задайте период доначисления
5. 5
   Скорректируйте начисления, проверьте закладки «НДФЛ» и «Взносы»
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля
7. 7
   Создайте ведомость на выплату и выплатите долг
8. 8
   Проверьте необходимость уточнённых 6-НДФЛ и РСВ

Доначисление премии или разовой выплаты после увольнения

Если премия за период работы утверждена приказом уже после увольнения, создайте документ «Зарплата» → «Премии». Выберите вид премии — важно, чтобы он был настроен корректно: облагался НДФЛ и взносами, а в настройках среднего заработка учитывался нужным образом. Подберите сотрудника вручную через кнопку «Подбор», укажите период, за который начисляется премия, и сумму.

Для выплат, не оформленных как премия (например, компенсация по соглашению сторон), используйте «Разовое начисление» или «Материальная помощь» — в зависимости от природы выплаты. Вид начисления определяет налоговый учёт, поэтому при сомнениях сверьтесь с настройками: Настройка → Начисления, закладки «Налоги, взносы, учёт».

Обратите внимание на код дохода НДФЛ у вида начисления. От него зависит дата фактического получения дохода и отражение в 6-НДФЛ. Неверный код — частая причина расхождений в отчётности.

Выплата долга уволенному

После проведения начислений создайте ведомость: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»), характер выплаты — «Зарплата» или «Прочие доходы» в зависимости от ситуации. Нажмите «Заполнить» — программа подберёт задолженность перед уволенным сотрудником. Если автозаполнение не находит долг, добавьте сотрудника вручную и проверьте, что сумма долга видна в отчёте «Задолженность по зарплате».

При выплате на карту учтите: лицевой счёт сотрудника в зарплатном проекте мог быть закрыт. Уточните реквизиты у бывшего работника и при необходимости выплатите через кассу или на указанный им счёт. Дата ведомости определяет срок перечисления НДФЛ — налог удерживается при выплате и перечисляется в установленные сроки.

НДФЛ, взносы и отчётность после доначисления

НДФЛ с доначисленной суммы исчисляется на дату фактического получения дохода. Для оплаты труда это последний день месяца, за который начислена сумма; для премий и разовых выплат — обычно день выплаты. Удерживается налог в момент выплаты. Проверьте результат отчётом «Анализ НДФЛ по датам получения доходов».

Страховые взносы начисляются в том месяце, в котором зарегистрировано доначисление (месяц регистрации документа). В разделе 3 РСВ уволенный сотрудник попадёт в расчёт за период доначисления, даже если в этом периоде уже не работал, — это нормально, программа включит его автоматически.

Если доначисление изменило базу прошлых периодов, за которые отчёты сданы, подготовьте уточнённый РСВ за соответствующий период и уточнённый 6-НДФЛ. Перед отправкой сформируйте отчёты и сверьте суммы с первоначальными версиями.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника за период доначисления

Норма

Видна доначисленная сумма, НДФЛ рассчитан, итог к выплате корректен

Тревожный признак

Сумма не отображается или НДФЛ равен нулю при наличии базы

Отчёт «Задолженность по зарплате» после ведомости

Норма

Долг перед сотрудником закрыт

Тревожный признак

Остаток долга не изменился — ведомость не заполнена или не проведена

Анализ НДФЛ по сотруднику

Норма

Исчисленный налог равен удержанному после выплаты

Тревожный признак

Есть исчисленный, но не удержанный налог — проверьте даты в ведомости

Особенности для 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) механизмов перерасчёта меньше. Доначисление обычно оформляют документом «Начисление зарплаты» текущим месяцем, добавляя уволенного сотрудника вручную в табличную часть, либо отдельной операцией с ручными проводками. НДФЛ и взносы при ручном способе придётся рассчитать и зарегистрировать отдельно — через документы учёта НДФЛ и взносов.

Если объём перерасчётов регулярный, а штат большой, ведение зарплаты в бухгалтерской конфигурации становится рискованным: вероятность ошибок в налоговом учёте выше. В таком случае рассмотрите расчёт зарплаты в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию.

Перед доначислением сохраните расчётный листок сотрудника «до» и сформируйте его же «после». Сравнение двух печатных форм — самый быстрый способ убедиться, что изменилась только нужная сумма, а остальные начисления и удержания не пострадали.

Частые вопросы

Можно ли доначислить зарплату, если сотрудник уволен несколько месяцев назад?

Да, ограничений по сроку в программе нет: уволенный сотрудник доступен для подбора в документах доначисления. Учитывайте только дату запрета редактирования и необходимость сдать уточнённую отчётность за затронутые периоды.

Как начислить больничный, если листок нетрудоспособности предъявлен после увольнения?

Если заболевание наступило в течение 30 календарных дней после увольнения, пособие положено. Создайте документ «Больничный лист» текущей датой, выберите уволенного сотрудника и введите данные листка. Оплата производится в размере, предусмотренном законодательством для таких случаев.

Нужно ли уточнять 6-НДФЛ при доначислении премии после увольнения?

Зависит от того, в каком периоде возник доход. Если премия относится к прошлому периоду и изменила ранее отражённые суммы, уточнение за тот период потребуется. Если доход признаётся на дату выплаты в текущем периоде, сумма попадёт в текущий расчёт без уточнений.

Ведомость не заполняется уволенным сотрудником — что делать?

Проверьте характер выплаты в ведомости: для доначислений за прошлые периоды часто подходит «Зарплата», а не «Аванс». Также убедитесь, что документ доначисления проведён и в отчёте «Задолженность по зарплате» виден долг. При необходимости добавьте сотрудника в ведомость вручную через «Подбор».

Как вернуть излишне удержанный НДФЛ уволенному?

Сначала выполните перерасчёт налога документом «Перерасчет НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Затем на основании заявления сотрудника оформите возврат: в ЗУП — документ «Возврат НДФЛ», после чего сумма попадёт в ведомость на выплату. Срок возврата и порядок зачёта определяются налоговым законодательством.

Нужно ли восстанавливать сотрудника в штате для доначисления?

Нет, отменять увольнение не требуется. Документы «Доначисление, перерасчет», «Премия», «Разовое начисление» и ведомости на выплату позволяют подобрать уволенного сотрудника напрямую. Восстановление в штате потребуется только при фактическом восстановлении на работе по решению суда.