Другое · 12 мин
Как добавить виды отпусков в 1С:ЗУП
Как добавить виды отпусков в 1С:ЗУП 8.3: настройка начисления, отражение в учёте, проверка расчёта среднего заработка и типичные ошибки при заведении нового отпуска.
Вид отпуска в 1С:Зарплата и управление персоналом — это не один объект, а связка из нескольких элементов: начисления (как считается оплата), записи в справочнике «Виды отпусков» (сколько дней положено и как учитываются остатки) и, при необходимости, вида времени для табеля. Если завести только начисление, программа посчитает сумму, но не будет вести остатки дней; если завести только вид в справочнике — кадровый учёт будет, а оплата не рассчитается.
Типовая поставка уже содержит основные виды: ежегодный основной, дополнительный за вредные условия труда, учебный, без сохранения заработной платы. Новый вид требуется, когда в организации есть дополнительные отпуска по коллективному договору, отпуска за ненормированный рабочий день с особым числом дней, отпуска донорам, за работу в районах Крайнего Севера и другие ситуации, не покрытые настройкой по умолчанию.
Ниже разобран полный порядок: от создания начисления до проверки расчёта и обмена с бухгалтерией. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3 редакции 3.1 в режиме обычного интерфейса «Такси»; в более ранних редакциях расположение команд отличается, но логика объектов та же.
Определяем, что именно нужно завести
Перед настройкой ответьте на три вопроса. Первый: оплачиваемый это отпуск или нет — от этого зависит, нужен ли расчёт среднего заработка. Второй: должен ли программа вести остатки дней по рабочим годам — для ежегодных дополнительных отпусков это обязательно, для разовых ситуаций (например, отпуск в связи со свадьбой по локальному акту) обычно нет. Третий: как время должно отражаться в табеле — отдельным буквенным кодом или типовым.
От ответов зависит состав настройки. Оплачиваемый дополнительный отпуск с остатками требует полного комплекта: начисление, вид отпуска в справочнике, настройка стажа и остатков. Неоплачиваемый разовый отпуск достаточно отразить начислением с нулевым результатом и видом времени «ОЗ» (неоплачиваемый отпуск) или собственным обозначением.
Как выбрать действие
Создаём начисление для нового вида отпуска
Откройте раздел «Настройка → Начисления». Найдите типовое начисление, максимально близкое к нужному: для оплачиваемого дополнительного отпуска — «Отпуск дополнительный», для отпуска без сохранения — «Отпуск без оплаты». Используйте команду «Скопировать» — это сохранит корректную формулу, настройки расчёта среднего и налоговый учёт, которые вручную воспроизвести сложно.
В копии измените наименование так, чтобы бухгалтер и кадровик однозначно понимали назначение, например «Отпуск доп. за ненормированный день». Наименование попадёт в расчётные листки и отчёты, поэтому сокращения должны быть понятными. Код начисления программа присвоит сама; при желании его можно задать вручную в пределах свободного диапазона.
Проверьте ключевые вкладки. На вкладке «Основное» убедитесь, что назначение — «Оплата отпуска», а способ расчёта соответствует среднему заработку. На вкладке «Налоги, взносы, учет» проверьте код дохода по НДФЛ (для отпускных применяется код, предусмотренный для оплаты отпуска), категорию дохода по взносам и способ отражения в бухучёте — если для нового вида нужна отдельная аналитика затрат, создайте заранее новый способ отражения в разделе «Настройка → Способы отражения зарплаты в учёте».
Добавляем вид в справочник «Виды отпусков»
Справочник находится в разделе «Настройка → Виды отпусков». Если он не виден, проверьте в «Настройка → Реквизиты и доп. сведения» либо права пользователя — работа со справочником требует роли настройки кадрового учёта. Создайте новый элемент, укажите наименование и свяжите его с созданным ранее начислением в поле оплаты.
Установите признаки: отпуск является ежегодным (тогда программа ведёт остатки по рабочим годам), оплачиваемым или нет, предоставляется ли в календарных или рабочих днях. Для учебных отпусков и отпусков без сохранения предусмотрены отдельные предопределённые виды — не дублируйте их, а используйте типовые, иначе в отчётах и табеле появятся расхождения.
После сохранения задайте норму дней. Ежегодная норма указывается в штатном расписании (в позиции, вкладка с отпусками), в карточке сотрудника по ссылке «Отпуска» либо документами изменения условий труда. Если норму не задать, остатки по новому виду будут нулевыми, и программа не даст корректно контролировать положенные дни.
- 1Скопируйте подходящее типовое начисление в «Настройка → Начисления» и переименуйте копию
- 2Проверьте вкладки «Основное» и «Налоги, взносы, учет»: назначение, средний заработок, код дохода, способ отражения
- 3Создайте элемент в «Настройка → Виды отпусков» и свяжите его с начислением
- 4Установите признаки: ежегодный, оплачиваемый, календарные или рабочие дни
- 5Задайте норму дней в позиции штатного расписания или в карточке сотрудника
- 6Проведите тестовый документ «Отпуск» и сверьте сумму, остаток и табель
Настраиваем остатки и стаж для отпуска
Для ежегодных дополнительных отпусков программа считает остатки автоматически от даты приёма, но в существующей базе остатки нужно ввести начальными данными. Используйте документ «Начальная штатная расстановка» либо специализированный ввод остатков отпусков (раздел «Кадры» или ссылка «Остатки отпусков» в карточке сотрудника, в зависимости от релиза). Вводите остатки по рабочим годам — это критично для корректного списания.
Отдельно проверьте, входит ли новый вид отпуска в стаж, дающий право на ежегодный основной отпуск. Настройка стажа выполняется через виды стажа и параметры начисления. Ошибка здесь приводит к тому, что периоды отпуска неправильно сдвигают рабочий год сотрудника.
Проверяем расчёт и отражение в табеле
Создайте тестовый документ «Кадры → Отпуска» (или «Зарплата → Отпуска») по сотруднику, которому назначен новый вид. Выберите вид отпуска, задайте период и откройте расчёт среднего заработка по кнопке с суммой. Сверьте базу среднего: в неё должны входить те же выплаты, что и для основного отпуска, если вы не меняли состав базы осознанно.
Проверьте табель: «Зарплата → Отчёты → Табель учёта рабочего времени». Новый вид должен отражаться корректным обозначением. Если в табеле появляется «Я» или пусто вместо отпускного кода — у начисления не заполнен вид времени. Откройте начисление и укажите вид времени из классификатора; при необходимости создайте новый вид времени в «Настройка → Виды рабочего времени».
Дополнительно сформируйте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника: после проведённого отпуска остаток по новому виду должен уменьшиться на число использованных дней. Если остаток не изменился — вид отпуска не помечен как ежегодный либо не задана норма.
Как проверить результат
Рассчитывается по среднему заработку, база совпадает с основным отпуском
Сумма нулевая или не считается — проверьте формулу и связь начисления с видом отпуска
Дни отпуска отражаются отдельным кодом
Стоит «Я» или пропуск — не заполнен вид времени в начислении
Остаток уменьшается на использованные дни
Остаток не меняется — вид не ежегодный или не задана норма дней
Проводки формируются с нужной аналитикой затрат
Попадает на счёт по умолчанию — не настроен способ отражения
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — создание начисления без элемента в справочнике «Виды отпусков» или наоборот. Симптом: либо отпуск оплачивается, но не виден в остатках, либо кадровик оформляет отпуск, а зарплата не считается. Вторая типовая проблема — дубли видов с похожими названиями, из-за чего остатки расползаются между двумя элементами справочника.
Ограничение типового решения: один документ «Отпуск» может включать несколько видов отпуска, но каждый считается своим начислением. Если в организации сложная схема с несколькими дополнительными отпусками, выводимыми в расчётный листок одной строкой, потребуется доработка формы листка — в типовой поставке каждый вид показывается отдельно.
Особые сценарии
Отпуск за ненормированный рабочий день
Полностью заводится описанным способом: копия дополнительного отпуска, ежегодный признак, норма дней по коллективному договору. Обратите внимание: норму обычно задают в позиции штатного расписания, чтобы новые сотрудники на этой должности получали её автоматически.
Отпуск за работу в районах Крайнего Севера
В типовой поставке предусмотрены механизмы районных отпусков через сведения о территориальных условиях подразделения и сотрудника. Прежде чем создавать свой вид, проверьте, не закрывает ли потребность типовой «Отпуск дополнительный (северный)» — дублирование приведёт к двойному учёту остатков.
Разовый отпуск без сохранения по локальному акту
Если остатки не нужны, достаточно копии начисления «Отпуск без оплаты» с понятным названием и отдельным кодом времени. В справочник видов добавлять не обязательно — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» позволяет выбрать начисление напрямую.
Перед вводом нового вида в рабочую базу проверьте всю цепочку на копии: начисление, вид отпуска, норма, документ, табель, остатки, отражение в учёте. На тестовой базе ошибка стоит ноль, в рабочей — пересчёт зарплаты и исправительные документы за прошлые периоды.
Часто задаваемые вопросы
Почему в документе «Отпуск» не виден созданный вид отпуска?
Проверьте, что элемент справочника «Виды отпусков» связан с действующим начислением, начисление не помечено «в архиве», а у пользователя есть права на оба объекта. Также вид не отобразится, если у сотрудника по этому виду нет назначенной нормы и вид помечен как ежегодный с контролем остатков.
Как перенести остатки по новому виду отпуска из старой программы?
Остатки вводятся вручную через карточку сотрудника (ссылка «Остатки отпусков») или документ ввода начальных остатков — отдельно по каждому рабочему году. Автоматической типовой загрузки остатков из внешних систем нет, поэтому при большом штате ввод планируют заранее либо заказывают обработку переноса.
Можно ли сделать отпуск, оплачиваемый не по среднему, а фиксированной суммой?
Да: в скопированном начислении измените способ расчёта на формулу с фиксированной суммой или показателем. Но такой отпуск не будет участвовать в стандартном расчёте среднего заработка, и его налоговый код нужно подобрать отдельно — проконсультируйтесь с бухгалтером по учётной политике.
Что делать, если новый отпуск должен попадать в отдельную статью затрат?
Создайте новый способ отражения в «Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте» и укажите его либо в самом начислении, либо в настройках подразделения/сотрудника. После этого сформируйте документ «Отражение зарплаты в бухучёте» и проверьте проводки до синхронизации с бухгалтерской программой.
Нужно ли что-то настраивать для обмена с 1С:Бухгалтерией?
Специальной настройки под новый вид не требуется: начисление переносится по правилам типовой синхронизации. Важно, чтобы способ отражения и код дохода были заполнены корректно — от них зависят проводки и данные по НДФЛ на стороне бухгалтерии.
Можно ли удалить ошибочно созданный вид отпуска?
Если по виду нет проведённых документов — да, через пометку на удаление с контролем ссылок. Если документы уже есть, удаление невозможно без их отмены; практичнее пометить начисление как архивное и переименовать вид с пометкой «не использовать», чтобы исключить его из выбора.
Что важно запомнить
Новый вид отпуска — это связка начисления, элемента справочника «Виды отпусков», нормы дней и вида времени для табеля. Работайте копированием типовых объектов, проверяйте расчёт, остатки и табель на тестовом сотруднике, и только потом применяйте в рабочей базе.