Другое · 10 мин
Как добавить дополнительный отпуск в 1С
Как настроить и добавить дополнительный отпуск в 1С:ЗУП: виды отпусков, стаж, приказ, расчет остатков. Пошаговая инструкция с проверкой результата и типичными ошибками.
Дополнительный отпуск в 1С:ЗУП добавляется в два этапа: сначала вид отпуска создаётся или проверяется в справочнике видов отпусков, затем право на него закрепляется за сотрудником, должностью или подразделением через кадровые документы. Если пропустить первый этап, программа не сможет корректно считать остатки и стаж, а расчёт отпускных придётся исправлять вручную.
Статья ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.1 — именно там чаще всего ведут кадровый учёт и расчёт отпусков. В «1С:Бухгалтерии» механика проще: вид отпуска добавляется в справочник начислений, а сам отпуск оформляется документом «Отпуск» без автоматического учёта остатков. Отличия по версиям разобраны в отдельном разделе.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек учёта и кадровых документов, а база обновлена до актуального релиза — в старых релизах часть настроек находится в других разделах меню.
Где в 1С хранятся виды отпусков
Все виды отпусков в 1С:ЗУП собраны в справочнике «Виды отпусков». Открыть его можно по пути: Настройка → Реквизиты и справочники → Виды отпусков. В типовой поставке там уже присутствуют предопределённые элементы: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск за вредные условия труда, за ненормированный рабочий день, отпуск без сохранения оплаты и другие.
Если нужный вид отпуска уже есть в списке, создавать дубликат не нужно — достаточно проверить его настройки. Дубли приводят к раздвоению остатков и путанице в отчётах по отпускам. Если подходящего вида нет, создайте новый элемент кнопкой «Создать».
Как создать новый вид дополнительного отпуска
При создании нового вида отпуска заполните ключевые поля карточки. Наименование должно совпадать с формулировкой из локального нормативного акта или трудового договора — оно попадёт в приказ по форме Т-6 и личную карточку сотрудника. Укажите, является ли отпуск оплачиваемым, и задайте количество дней в год, если оно фиксированное.
Обратите внимание на поле «Способ расчёта остатка» и признак предоставления в рабочих днях. Отпуска за вредные условия труда по законодательству считаются в рабочих днях, а большинство остальных — в календарных. Ошибка в этом переключателе исказит продолжительность отпуска и сумму отпускных.
Для оплачиваемого отпуска проверьте связанное начисление: программа обычно подставляет типовое «Отпуск дополнительный», но если у вас особая формула расчёта, потребуется отдельный вид начисления. Не меняйте формулу типового начисления без необходимости — это влияет на всех сотрудников сразу.
- 1Откройте Настройка → Реквизиты и справочники → Виды отпусков
- 2Нажмите «Создать» и заполните наименование, оплачиваемость и количество дней в год
- 3Укажите, в календарных или рабочих днях предоставляется отпуск
- 4Проверьте связанное начисление для оплаты отпуска
- 5Сохраните элемент и проверьте, что он виден в документах кадрового учёта
Как назначить дополнительный отпуск сотруднику
Созданный вид отпуска сам по себе не даёт права на отдых — его нужно закрепить за конкретным сотрудником или группой. В 1С:ЗУП это делается кадровыми документами, и способ зависит от ситуации.
При приёме нового сотрудника
В документе «Приём на работу» откройте вкладку или ссылку «Отпуска» (в зависимости от релиза — табличная часть «Ежегодные отпуска»). Добавьте строку, выберите вид дополнительного отпуска и укажите количество дней в год. После проведения документа программа начнёт накапливать остаток с даты приёма.
Действующему сотруднику
Если право на дополнительный отпуск появилось у уже работающего сотрудника (например, по результатам спецоценки условий труда), используйте документ «Кадровый перевод» с изменением списка отпусков или специализированный документ «Изменение условий оплаты отпуска» — он доступен в разделе «Кадры». Второй вариант предпочтительнее, когда меняется только состав отпусков, а должность и условия труда в программе остаются прежними.
Группе сотрудников или должности
В настройках штатного расписания для позиции можно указать список ежегодных отпусков. Тогда при приёме или переводе на эту позицию отпуска подставятся автоматически. Это удобно для массовых категорий — например, для всех работников с ненормированным рабочим днём на конкретных должностях.
Настройка стажа для дополнительного отпуска
Некоторые дополнительные отпуска зарабатываются пропорционально отработанному времени — например, отпуск за вредные условия труда положен только за фактически отработанные во вредных условиях периоды. В карточке вида отпуска есть настройка стажа: какие периоды включаются и исключаются из расчёта.
Проверьте, что в карточке вида отпуска корректно отмечены зависимости от неявок: отпуск без сохранения оплаты, прогулы и другие отсутствия могут сдвигать дату, с которой накапливается право. Если стаж настроен неверно, остатки отпусков в отчётах будут завышены или занижены, и обнаружится это обычно только при увольнении сотрудника — в самый неудобный момент.
Как оформить дополнительный отпуск документом
Когда вид отпуска создан и назначен сотруднику, сам отдых оформляется документом «Отпуск» (раздел «Кадры» или «Зарплата»). В документе выберите сотрудника, период отпуска и переключитесь на нужный вид отпуска — программа покажет накопленный остаток дней на дату начала.
Если сотрудник берёт одновременно основной и дополнительный отпуск, в одном документе «Отпуск» можно указать оба вида: основной заполняется на первой вкладке, дополнительные добавляются в соответствующей табличной части. Программа рассчитает оплату по каждому виду и сформирует единый приказ.
После проведения документа распечатайте приказ по форме Т-6 или утверждённой в организации форме и проверьте, что наименование дополнительного отпуска в нём совпадает с формулировкой из трудового договора.
Как проверить результат
В отчёте «Остатки отпусков» (Кадры → Кадровые отчёты) по сотруднику виден дополнительный отпуск с корректным остатком
Вида отпуска нет в отчёте или остаток равен нулю при отработанном периоде
В документе «Отпуск» начисление рассчитано, средний заработок заполнен
Начисление не рассчитано или сумма нулевая
В печатной форме указан правильный вид отпуска и количество дней
Наименование отпуска отсутствует или не совпадает с трудовым договором
Особенности для 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» нет полноценного учёта остатков отпусков и стажа. Дополнительный отпуск там добавляется проще, но и контроль остатков придётся вести вручную. Откройте раздел «Зарплата и кадры → Справочники и настройки → Начисления», создайте новое начисление с видом «Отпуск» и укажите, что это дополнительный отпуск.
Сам отпуск оформляется документом «Отпуск» из раздела «Зарплата и кадры». В документе выберите созданное начисление, период и проверьте расчёт среднего заработка. Учтите: если ведёте учёт в бухгалтерской программе, а отчётность по остаткам отпусков нужна регулярно, это признак того, что пора рассмотреть переход на 1С:ЗУП.
Сравнение вариантов
Полный учёт: виды отпусков, стаж, автоматические остатки, приказы. Подходит, если сотрудников больше нескольких человек и есть разные виды отпусков.
Только начисление и документ «Отпуск», остатки вручную. Подходит для микробизнеса с простой структурой отпусков.
Нужна только при нестандартных правилах расчёта. Требует программиста и усложняет обновления — сначала проверьте типовые возможности.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не при создании вида отпуска, а при его назначении и последующем учёте. Ниже собраны ошибки, которые регулярно встречаются на практике.
Если ошибка уже допущена и документы проведены, не удаляйте их вручную задним числом без анализа последствий. Сначала выгрузите отчёт «Остатки отпусков», исправьте настройки, затем перепроведите кадровые документы с текущей даты и сверьте результат с прежними данными.
Что важно запомнить
Дополнительный отпуск в 1С добавляется в два шага: создаётся вид отпуска в справочнике, затем назначается сотруднику кадровым документом. Проверяйте результат отчётом «Остатки отпусков» и печатной формой приказа, а перед изменением формул и настроек стажа делайте резервную копию базы.
Частые вопросы
Почему сотруднику не доступен созданный дополнительный отпуск в документе «Отпуск»?
Почти всегда причина в том, что вид отпуска создан в справочнике, но не назначен сотруднику. Проверьте кадровые документы: в «Приёме на работу» или «Кадровом переводе» должна быть строка с этим видом отпуска и количеством дней в год. Добавьте его документом «Изменение условий оплаты отпуска» или новым кадровым переводом.
Как посмотреть, сколько дней дополнительного отпуска накопил сотрудник?
Используйте отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры → Кадровые отчёты» или одноимённую справку из карточки сотрудника. Отчёт покажет остаток на любую дату с расшифровкой по видам отпусков и рабочим годам.
Можно ли дать дополнительный отпуск авансом, если дни ещё не заработаны?
Технически да: документ «Отпуск» позволяет указать больше дней, чем накоплено, и программа лишь покажет отрицательный остаток. Кадровое решение о предоставлении отпуска авансом принимает работодатель, а в программе важно потом отследить, чтобы остаток выровнялся.
Что делать, если дополнительный отпуск нужен только части сотрудников подразделения?
Назначайте отпуск индивидуально кадровыми документами по каждому сотруднику, а не через настройку позиции штатного расписания. Настройка на уровне позиции распространится на всех, кто занимает эту должность.
Удалится ли вид отпуска, если по нему уже были проведены документы?
Нет, программа не даст удалить элемент, на который есть ссылки в документах. Если вид отпуска больше не используется, пометьте его как неиспользуемый или просто прекратите назначать новым сотрудникам — история прошлых периодов должна сохраняться для корректной отчётности.
Нужно ли заводить отдельный вид начисления для оплаты дополнительного отпуска?
В большинстве случаев нет — типового начисления «Отпуск дополнительный» достаточно. Отдельное начисление требуется только при особой формуле расчёта, особом налогообложении или требованиях к аналитике затрат, отличных от стандартных.