Как добавить сотрудника в зарплатный проект в 1С:ЗУП

Зарплатный проект — это договор организации с банком, в рамках которого заработная плата перечисляется на карты сотрудников одним реестром. В 1С:ЗУП релизов 3.1 весь цикл работы с зарплатным проектом автоматизирован: от заявки на открытие лицевого счета до подтверждения зачисления. Чтобы новый сотрудник начал получать зарплату на карту банка-партнера, его нужно корректно включить в зарплатный проект в программе.

Стандартный сценарий состоит из трех этапов: формирование заявки на открытие лицевого счета, получение от банка подтверждения с номером счета и указание способа выплаты у сотрудника. Если пропустить любой из этапов, сотрудник не попадет в ведомость на выплату или платеж уйдет по неверным реквизитам.

Ниже разобран полный порядок действий для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, варианты при ручном вводе реквизитов, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых выплаты «зависают».

Что проверить перед добавлением сотрудника

Прежде чем формировать заявку, убедитесь, что в программе создан и заполнен сам зарплатный проект. Откройте раздел «Зарплата» → «Зарплатные проекты» и проверьте: указан банк, номер и дата договора, валюта, а также настроен формат обмена с банком (если используется электронный обмен). Без действующего зарплатного проекта заявку создать не получится.

Второе условие — сотрудник должен быть принят на работу документом «Прием на работу» (или «Прием на работу списком»). Заявка на открытие счета подбирает только оформленных сотрудников. Также проверьте полноту персональных данных: ФИО, паспортные данные, СНИЛС, дата рождения, ИНН — банки отклоняют заявки с незаполненными полями, и программа сама подсветит недостающие сведения при проведении.

Шаг 1. Создание заявки на открытие счета

Основной инструмент — документ «Заявка на открытие счетов». Перейдите: «Зарплата» → «Зарплатные проекты» → «Заявки на открытие счетов» → кнопка «Создать». В шапке документа выберите организацию и зарплатный проект, укажите дату заявки.

Сотрудника добавьте кнопкой «Подбор» или «Добавить» в табличную часть. Программа автоматически подтянет его персональные данные из карточки. Если заявка создается сразу на нескольких новичков, удобнее использовать подбор по подразделению или по дате приема на работу.

После заполнения нажмите «Провести». Программа выполнит контроль заполнения: если каких-то данных не хватает, появится список ошибок с указанием сотрудника и поля. Устраните замечания в карточке сотрудника и проведите заявку повторно.

1. 1
   Откройте Зарплата → Зарплатные проекты → Заявки на открытие счетов
2. 2
   Создайте документ, выберите организацию и зарплатный проект
3. 3
   Добавьте сотрудника через Подбор или кнопку Добавить
4. 4
   Проверьте персональные данные в табличной части
5. 5
   Проведите документ и исправьте ошибки контроля, если они появились
6. 6
   Отправьте заявку в банк через обмен или выгрузите файл

Шаг 2. Передача заявки в банк и получение подтверждения

Способ передачи зависит от того, как настроен обмен с банком. Если подключен электронный обмен (1С:ДиректБанк или обмен файлами через личный кабинет банка), заявка отправляется прямо из документа кнопкой «Отправить» либо выгружается в файл установленного формата. Файл затем загружается в систему «Банк-клиент».

Банк обрабатывает заявку и возвращает подтверждение с номерами открытых лицевых счетов. При электронном обмене подтверждение загружается автоматически документом «Подтверждение открытия счетов» — программа сопоставляет ответ банка с заявкой по сотрудникам. Если банк отклонил заявку, в подтверждении будет указана причина отказа.

Если электронный обмен не настроен, номер лицевого счета вводится вручную. Это допустимо, но требует внимательности: ошибка в номере счета приведет к возврату платежа при выплате зарплаты.

Ручной ввод номера счета

Когда банк сообщает реквизиты бумажным реестром или через личный кабинет без файлового обмена, откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Выплаты, учет затрат» и в поле места выплаты выберите зарплатный проект, затем укажите номер лицевого счета. Альтернатива — документ «Подтверждение открытия счетов» с ручным заполнением, если такой документ используется в вашей настройке обмена.

Шаг 3. Указание места выплаты у сотрудника

Открытый счет сам по себе не гарантирует, что сотрудник попадет в ведомость — нужно проверить место выплаты. В карточке сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») откройте ссылку «Выплаты, учет затрат» и убедитесь, что в поле «Место выплаты» выбран нужный зарплатный проект. При автоматическом подтверждении из банка это поле обычно заполняется само.

Учтите, что место выплаты может задаваться на уровне организации и подразделения. Если у сотрудника поле не заполнено, программа берет настройку подразделения или организации — например, «Через кассу». Тогда в ведомость в банк сотрудник не попадет, и это одна из самых частых причин «потери» людей при выплате.

Контрольные точки

Как проверить результат

Место выплаты в карточке сотрудника

Норма

Указан зарплатный проект и номер лицевого счета

Тревожный признак

Поле пустое или выбрана касса

Заявка на открытие счетов

Норма

Документ проведен, есть подтверждение банка

Тревожный признак

Заявка не проведена или отклонена банком

Ведомость в банк

Норма

Сотрудник подбирается в документ автоматически

Тревожный признак

Сотрудник не появляется в списке при заполнении

Шаг 4. Проверка через ведомость на выплату

Финальная проверка — создать тестовую или плановую «Ведомость в банк» (Зарплата → Все ведомости → Ведомость в банк). В шапке выберите зарплатный проект и нажмите «Заполнить». Сотрудник с корректно настроенным местом выплаты и подтвержденным счетом появится в табличной части вместе с суммой к выплате.

Если сотрудник не подобрался, проверьте по цепочке: проведен ли прием на работу, есть ли начисленная зарплата за период, выбран ли тот зарплатный проект в ведомости, заполнено ли место выплаты в карточке. Ошибку проще найти, двигаясь от ведомости назад к заявке.

Удобно завести правило: заявку на открытие счета формировать в день приема сотрудника на работу. Банкам обычно требуется несколько рабочих дней на выпуск карты и открытие счета — так к первой выплате реквизиты уже будут подтверждены, и не придется экстренно платить через кассу.

Особые ситуации и ограничения

Если сотрудник уже имеет карту этого банка, открывать новый счет не нужно — достаточно указать в карточке сотрудника существующий номер лицевого счета в рамках зарплатного проекта. Уточните у банка, допускает ли договор использование ранее открытых счетов: большинство банков это разрешает.

При переводе сотрудника на карту другого банка (сотрудник вправе выбрать любой банк по законодательству) зарплатный проект не используется — в месте выплаты указывается «По реквизитам сотрудника» с банковскими реквизитами. Такие выплаты идут отдельными платежными поручениями, а не реестром.

Уволенный сотрудник остается в зарплатном проекте, но в ведомости не попадает при отсутствии начислений. При окончательном расчете проверьте, что выплата идет тем способом, который актуален на дату увольнения.

Частые вопросы

Можно ли добавить в зарплатный проект сотрудника, который еще не принят на работу?

Нет. Заявка на открытие счета подбирает только сотрудников, оформленных документом приема на работу. Сначала проведите кадровый документ, затем формируйте заявку.

Банк отклонил заявку. Что делать?

Откройте подтверждение от банка и посмотрите причину отказа. Чаще всего это ошибки в паспортных данных, СНИЛС или ФИО. Исправьте данные в карточке сотрудника, затем создайте новую заявку на открытие счета — редактировать отклоненную не нужно.

Сотрудник хочет получать зарплату на карту другого банка. Как оформить?

Зарплатный проект здесь не применяется. В карточке сотрудника в поле места выплаты выберите вариант с реквизитами банка сотрудника и укажите БИК, номер счета и банк. Выплата пойдет отдельными платежными поручениями по реестру вне зарплатного проекта.

Нужно ли закрывать счет при увольнении сотрудника?

В 1С:ЗУП специального документа закрытия счета обычно не требуется — вопрос закрытия лицевого счета решается банком по условиям договора. В программе достаточно провести увольнение и окончательный расчет; в дальнейшие ведомости сотрудник не попадет.

Почему сотрудник не попадает в ведомость, хотя счет открыт?

Проверьте три вещи: место выплаты в карточке сотрудника (должен быть выбран зарплатный проект), соответствие зарплатного проекта в ведомости тому, что указан у сотрудника, и наличие начисленных сумм за период выплаты.

Можно ли добавить сразу несколько сотрудников одной заявкой?

Да. В документе «Заявка на открытие счетов» используйте кнопку «Подбор» и выберите нескольких сотрудников — все они будут включены в один документ и отправлены в банк одним реестром.