Как добавить премию в штатное расписание в 1С: ЗУП

Премия в штатном расписании — это плановое начисление, которое автоматически назначается сотруднику при приёме на должность или кадровом переводе. Если премия не отражена в штатном расписании, её придётся назначать каждому сотруднику вручную отдельным документом, что увеличивает трудозатраты и риск ошибок в расчёте.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) премии добавляются в штатное расписание через справочник начислений и документы изменения штатного расписания. Порядок действий зависит от того, какая премия нужна: ежемесячная процентная от оклада, фиксированная надбавка или разовая выплата.

Материал рассчитан на пользователей 1С:ЗУП 3.1 с включённым ведением штатного расписания. Если в вашей базе штатное расписание не ведётся, часть настроек будет недоступна — об этом тоже рассказано ниже.

Проверка настроек: ведётся ли штатное расписание в программе

Перед добавлением премии убедитесь, что в базе включено ведение штатного расписания. Откройте раздел Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения → Кадровый учёт (в некоторых версиях путь: Настройка → Кадровый учёт). Флажок «Ведётся штатное расписание» должен быть установлен.

Дополнительно проверьте связанные настройки: «Ведётся история изменений штатного расписания» и «Используется «вилка» окладов и надбавок». Первая опция нужна, чтобы изменения оформлялись документами с датой — это безопаснее, чем прямое редактирование. Вторая влияет на то, как задаются размеры надбавок: точным значением или диапазоном «от–до».

Если штатное расписание не ведётся, премия назначается напрямую сотруднику документами «Приём на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда». В этом случае добавлять её в штатное расписание не нужно и невозможно.

Создание вида начисления «Премия»

Премия в штатном расписании — это ссылка на вид расчёта из справочника начислений. Если подходящий вид расчёта уже есть, этот шаг можно пропустить. Если нет — создайте его: Настройка → Начисления → Создать.

Для ежемесячной премии процентом от оклада укажите:

• наименование, например «Премия ежемесячная (процентом)»;
• назначение начисления — «Премия»;
• способ выполнения — «Ежемесячно»;
• формулу расчёта — например, ПроцентПремии / 100 * РасчетнаяБаза, где расчетная база включает оклад;
• на вкладке «Расчёт базы» отметьте начисления, от которых считается премия (обычно «Оплата по окладу»).

Для фиксированной надбавки выберите способ расчёта «Фиксированной суммой» и назначение «Надбавка» или «Премия» — в зависимости от того, как выплата должна отражаться в отчётах и обложении взносами. Назначение начисления влияет на код дохода для НДФЛ, поэтому выбирайте его осознанно.

Добавление премии в позицию штатного расписания

Если включена история изменений, создайте документ Кадры → Штатное расписание → Изменение штатного расписания. Укажите дату, с которой действует изменение, и организацию.

Найдите нужную позицию в табличной части или добавьте её кнопкой «Изменить позицию». Перейдите на вкладку «Начисления» (или «Оплата труда» — зависит от версии) и добавьте строку с созданным видом расчёта премии. Укажите размер: процент, фиксированную сумму или значения «от–до», если включена «вилка».

Проведите документ. С этого момента премия считается плановой для позиции и будет автоматически подставляться в документы приёма и перевода сотрудников на эту позицию начиная с даты изменения.

1. 1
   Создайте вид начисления «Премия» в справочнике Настройка → Начисления
2. 2
   Задайте формулу, назначение и расчётную базу начисления
3. 3
   Откройте Кадры → Штатное расписание → Изменение штатного расписания
4. 4
   Выберите позицию и добавьте премию на вкладке «Начисления» с указанием размера
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что премия появилась в позиции
6. 6
   Оформите сотрудникам документ изменения оплаты, если премия должна действовать для уже принятых

Назначение премии уже работающим сотрудникам

Важный нюанс: изменение штатного расписания само по себе не назначает премию сотрудникам, которые уже занимают эту позицию. Плановые начисления сотрудника хранятся в его кадровых документах и меняются отдельно.

Чтобы премия начала начисляться действующим сотрудникам, оформите документ Зарплата → Изменение оплаты труда или Кадры → Кадровый перевод. В документе добавьте премию в список начислений сотрудника вручную либо воспользуйтесь кнопкой заполнения по штатному расписанию, если она доступна в вашей версии.

После проведения документа премия появится в начислении зарплаты за месяц, соответствующий дате изменения. Проверьте это документом «Начисление зарплаты и взносов»: строка премии должна рассчитаться автоматически.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Премия нужна только новым сотрудникам на позицииДостаточно добавить её в штатное расписание — она подставится при приёме

Премия нужна уже работающим сотрудникамДополнительно оформите «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод»

Премия разовая, по приказу руководителяНе добавляйте в штатное расписание — используйте документ «Премия»

Штатное расписание в базе не ведётсяНазначайте премию напрямую сотруднику документом изменения оплаты

Разовая премия: почему её не нужно добавлять в штатное расписание

Разовые премии — к празднику, за выполнение проекта, по итогам квартала — не являются плановыми начислениями. Они начисляются документом Зарплата → Премии → Премия и не требуют отражения в штатном расписании.

Если добавить разовую премию в штатное расписание, программа будет начислять её ежемесячно всем сотрудникам позиции, что приведёт к излишним выплатам и необходимости сторнирования. Это одна из самых частых ошибок начинающих расчётчиков.

Для разовой премии создайте отдельный вид начисления с назначением «Премия» и способом выполнения «По отдельному документу». Тогда она будет доступна только в документе «Премия» и не попадёт в плановые начисления.

Проверка результата

После всех действий убедитесь, что премия работает корректно. Откройте позицию штатного расписания на дату изменения — премия должна отображаться в списке начислений с заданным размером.

Создайте тестовый документ «Приём на работу» или «Изменение оплаты труда» на эту позицию: премия должна подставиться автоматически. Затем сформируйте «Начисление зарплаты и взносов» за актуальный месяц и проверьте, что сумма премии рассчиталась по ожидаемой формуле.

Для контроля используйте отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок по конкретному сотруднику: премия должна быть отдельной строкой с корректной суммой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция штатного расписания

Норма

Премия видна в начислениях с нужным размером

Тревожный признак

Премии нет или размер не соответствует введённому

Документ приёма/перевода

Норма

Премия подставляется автоматически

Тревожный признак

Строку приходится добавлять вручную

Начисление зарплаты

Норма

Премия рассчитана по формуле

Тревожный признак

Премия равна нулю или отсутствует

Расчётный листок

Норма

Премия отдельной строкой, сумма верная

Тревожный признак

Двойное начисление или отсутствие строки

Частые вопросы

Можно ли задать премию в виде диапазона «от–до»?

Да, если в настройках кадрового учёта включён флажок «Используется «вилка» окладов и надбавок». Тогда в позиции штатного расписания указываются минимальное и максимальное значения, а конкретный размер задаётся в кадровом документе сотрудника.

Почему премия не подставилась в документ приёма на работу?

Проверьте дату документа приёма: она должна быть не раньше даты изменения штатного расписания, которым добавлена премия. Также убедитесь, что документ изменения штатки проведён, а не сохранён в черновике.

Нужно ли создавать отдельный вид начисления для каждой позиции?

Нет. Один вид начисления «Премия» можно использовать во многих позициях штатного расписания — размер задаётся индивидуально в каждой позиции и в документах сотрудников. Отдельные виды начислений нужны только при разных формулах или настройках налогообложения.

Как отменить премию, добавленную в штатное расписание?

Создайте новое «Изменение штатного расписания» с датой отмены и удалите премию из начислений позиции. Для действующих сотрудников дополнительно оформите документ «Изменение оплаты труда» или «Прекращение плановых начислений», иначе премия продолжит начисляться.

Влияет ли премия в штатном расписании на ФОТ и плановые показатели?

Да. Премия, указанная в позиции, включается в плановый фонд оплаты труда (ФОТ) по позиции и отображается в отчётах по штатному расписанию. Это удобно для планирования бюджета, но требует актуальности данных в штатке.

Что делать, если премия считается от неверной суммы?

Откройте вид начисления и проверьте вкладку «Расчёт базы»: там должны быть отмечены только те начисления, от которых считается премия (обычно оклад и постоянные надбавки). Также проверьте, что период расчёта базы соответствует условиям вашей премии.