Как добавить новую должность в штатное расписание в 1С

Новая должность в 1С:Зарплата и управление персоналом создаётся в два этапа: сначала позиция появляется в справочнике должностей, затем её нужно ввести в действующее штатное расписание через документ изменения. Если пропустить второй шаг, сотрудника на эту должность принять не получится — программа не даст указать ставку, оклад и условия работы, потому что позиция не входит в штатку.

Дальнейшие действия зависят от настроек учёта: ведётся ли в компании штатное расписание вообще, включён ли его исторический учёт и используется ли утверждение документов. Ниже разобраны оба сценария — с ведением штатки и без неё, а также проверка результата и типичные ошибки.

Проверьте настройки учёта штатного расписания

Перед добавлением должности откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» и посмотрите, включён ли флажок ведения штатного расписания. От этого зависит весь дальнейший порядок действий.

Если штатное расписание ведётся, дополнительно проверьте два параметра: ведётся ли история изменений штатки и используется ли утверждение документов. История означает, что каждое изменение фиксируется отдельным документом с датой, а утверждение добавляет этап согласования перед тем, как позиция станет доступна для приёма сотрудников.

Создайте должность в справочнике

Откройте раздел «Кадры» → «Должности» (в некоторых конфигурациях путь — «Настройка» → «Должности») и нажмите «Создать». Заполните наименование должности так, как оно должно отображаться в приказах и трудовых договорах, — программа будет подставлять его в печатные формы.

Обратите внимание на дополнительные поля карточки: можно указать сокращённое наименование, категорию для статистической отчётности, условия труда по результатам спецоценки и вредные факторы. Эти данные понадобятся для отчётов в ПФР и формирования списков на медосмотры, поэтому заполнять их лучше сразу, а не потом догонять по всем сотрудникам.

Добавьте позицию в штатное расписание

Если штатка ведётся с историей, перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте документ «Изменение штатного расписания». Укажите дату, с которой новая позиция начинает действовать, — именно с этой даты на неё можно будет принимать сотрудников.

В табличной части нажмите «Добавить позицию», выберите подразделение и созданную должность. Затем заполните количество ставок (можно дробное, например 0,5) и условия оплаты: оклад или тарифную ставку, надбавки и доплаты, если они закреплены за позицией.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменение штатного расписания»
2. 2
   Укажите организацию и дату вступления изменений в силу
3. 3
   Нажмите «Добавить позицию», выберите подразделение и должность из справочника
4. 4
   Укажите количество ставок и заполните начисления (оклад, надбавки)
5. 5
   Проверьте итоговый ФОТ по позиции в документе
6. 6
   Проведите документ, а при включённом утверждении — утвердите его
7. 7
   Проверьте, что позиция появилась в списке штатного расписания на нужную дату

Работа без истории изменений

Если история отключена, документ «Штатное расписание» один, и он отражает текущее состояние. Откройте его и добавьте новую строку с позицией напрямую. Учтите: старые редакции при этом не сохраняются, и восстановить, как выглядела штатка месяц назад, будет невозможно.

Если штатное расписание не ведётся

В упрощённом режиме документы штатки отсутствуют. После создания должности в справочнике она сразу становится доступна в документе «Приём на работу», а количество ставок и оклад указываются в самом приёме. Это удобно для небольших компаний, но не даёт контроля вакансий и расшифровки ФОТ по штатке.

Утвердите изменения и проверьте результат

При включённом утверждении документ после проведения остаётся в статусе «Не утверждён» — позиция в нём пока недействующая. Утвердите документ кнопкой «Утвердить» или через список документов. Только после этого позиция появится в актуальном штатном расписании.

Контрольные точки

Как проверить результат

Позиция в списке штатки

Норма

Видна на дату вступления в силу с верным подразделением и ставками

Тревожный признак

Позиции нет или она отображается с неверной датой

Приём на работу

Норма

Новая позиция доступна для выбора, оклад подставляется автоматически

Тревожный признак

Позиция не выбирается или начисления пустые

Отчёт «Штатное расписание»

Норма

Новая строка присутствует, ФОТ посчитан корректно

Тревожный признак

Строки нет или суммы не совпадают с документом

Сформируйте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») на дату вступления изменений в силу и сверьте новую строку: подразделение, количество ставок, оклад и итоговый ФОТ. Затем создайте тестовый приём на работу и убедитесь, что начисления подставляются из позиции автоматически.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельная ситуация — правки задним числом. Если зарплата за период уже рассчитана и выплачена, изменение штатки прошлой датой может вызвать пересчёты. Безопаснее вводить изменение текущей или будущей датой, а исторические правки делать только после консультации с расчётчиком и при необходимости пересчитать затронутые документы.

Частые вопросы

Можно ли добавить должность сразу из документа приёма на работу?

Да, при выборе позиции в приёме доступна кнопка создания новой позиции штатного расписания. Программа создаст и позицию, и при необходимости новую должность в справочнике. Однако при включённом утверждении штатки такая позиция всё равно потребует утверждения документа изменения.

Как добавить дробную ставку, например 0,5?

В поле «Количество ставок» документа изменения штатного расписания введите 0,5. Оклад в позиции указывается за полную ставку — программа сама посчитает начисление пропорционально при приёме сотрудника на неполную ставку.

Что делать, если должность нужна в нескольких подразделениях?

Создайте отдельную позицию штатного расписания для каждого подразделения: одна и та же должность из справочника может входить в штатку несколько раз с разными подразделениями, ставками и окладами.

Почему новая позиция не видна при приёме сотрудника?

Чаще всего причины три: документ изменения штатки не утверждён, дата вступления позиции в силу позже даты приёма, либо позиция добавлена не в ту организацию. Проверьте статус и дату документа, затем отчёт «Штатное расписание» на дату приёма.

Как изменить оклад по новой должности позже?

Создайте новый документ «Изменение штатного расписания» с будущей датой, найдите позицию и скорректируйте начисления. Редактировать старый документ не нужно — история изменений сохранит обе редакции.

Нужно ли добавлять должность в штатку, если сотрудник принимается по совместительству?

Да, при ведении штатного расписания совместителей принимают на те же позиции, что и основных сотрудников. Если свободных ставок на позиции не хватает, увеличьте их количество документом изменения штатки.