Как добавить новое начисление в 1С

Новое начисление в 1С требуется, когда компания вводит доплату, премию, надбавку или иной вид оплаты, которого нет в типовом списке. Это может быть доплата за наставничество, ежемесячная премия процентом от оклада, компенсация питания или разовая выплата к юбилею. Во всех этих случаях бухгалтер или расчётчик создаёт новый элемент в плане видов расчёта «Начисления» и настраивает его поведение.

Главная сложность не в самом создании элемента, а в корректной настройке: от того, какие галочки и формулы вы укажете, зависит расчёт НДФЛ, страховых взносов, отражение в учёте и попадание суммы в отчётность. Ошибка в одном реквизите способна исказить расчётные листки всего подразделения и привести к доначислениям при проверке.

Ниже разобран полный цикл работы в 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) — наиболее распространённой конфигурации для расчёта зарплаты. Отдельно описаны особенности 1С:Бухгалтерии, где механизм проще, но и возможностей меньше.

Где в 1С создаётся начисление

В 1С:ЗУП 3.1 список всех видов начислений находится по пути Настройка → Начисления. Это план видов расчёта: каждый элемент описывает не конкретную сумму, а правило её получения — формулу, периодичность, зависимость от отработанного времени и налоговый статус. Чтобы создать новый вид, нажмите кнопку «Создать» над списком.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 начисления хранятся в разделе Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Начисления. Там нет формул в полном смысле: вид начисления определяет в основном проводки, НДФЛ и взносы, а сумму бухгалтер вводит вручную в документе «Начисление зарплаты». Это важное ограничение: автоматический расчёт премии процентом от оклада в Бухгалтерии недоступен без доработок.

Перед созданием проверьте список существующих начислений через поиск: возможно, подходящий вид уже есть (например, «Премия ежемесячная процентом»), и достаточно скопировать его, изменив параметры. Копирование типового начисления надёжнее, чем создание с нуля, потому что в нём уже заполнены согласованные настройки налогов и отражения.

Пошаговое создание начисления в ЗУП 3.1

Откройте Настройка → Начисления → Создать и заполните форму последовательно. Наименование формулируйте так, чтобы оно было понятно в расчётном листке: «Доплата за наставничество», а не «Доплата №3». Наименование видят сотрудники, поэтому избегайте служебных сокращений.

На первой вкладке задайте назначение начисления — например, «Повременная оплата труда и надбавки», «Премия» или «Прочие начисления и выплаты». От назначения зависит, как программа классифицирует выплату в отчётах. Далее укажите способ расчёта: по формуле, фиксированной суммой, или начисление выполняется отдельным документом (например, «Разовое начисление»).

1. 1
   Откройте Настройка → Начисления → Создать
2. 2
   Укажите наименование и назначение начисления
3. 3
   Задайте формулу расчёта или способ «фиксированной суммой»
4. 4
   На вкладке «Зависимости» проверьте базу и вытеснения
5. 5
   На вкладке «Налоги, взносы, учёт» настройте НДФЛ, взносы и отражение
6. 6
   Сохраните элемент и назначьте его сотрудникам кадровым документом
7. 7
   Проверьте расчёт на одном сотруднике в документе «Начисление зарплаты и взносов»

Настройка формулы

Формула строится из показателей: предопределённых (Оклад, ТарифнаяСтавкаЧасовая, ОтработаноДней, НормаДней) и созданных вами (например, «ПроцентПремии» или «СуммаДоплаты»). Типичная формула ежемесячной премии: Оклад ПроцентПремии / 100. Для доплаты за фактически отработанное время формула усложняется: Оклад ПроцентДоплаты / 100 * ВремяВДнях / НормаДней.

Показатели создаются заранее в разделе Настройка → Показатели расчёта зарплаты. Там важно правильно указать назначение показателя: для сотрудника, для подразделения или для организации — от этого зависит, где его значение будет вводиться. Ошибка в назначении показателя — частая причина того, что формула считает ноль.

Настройка НДФЛ, взносов и отражения в учёте

Вкладка «Налоги, взносы, учёт» — самая ответственная часть. Для НДФЛ нужно указать код дохода: для большинства оплат труда это код 2000, для премий, не связанных прямо с производственными результатами, может применяться код 2002 или 2003 в зависимости от источника выплаты. От кода зависит дата получения дохода и попадание в справки и отчётность.

По страховым взносам выберите вид дохода: обычно «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами». Исключения — компенсации, материальная помощь в пределах необлагаемого лимита и подобные выплаты, для них есть отдельные варианты. Неверный выбор приводит к занижению или завышению базы по взносам, а это уже прямой риск доначислений и штрафов.

Отражение в бухучёте задаётся способом отражения (счёт и аналитика) либо наследуется от сотрудника или подразделения. Если начисление должно попадать на отдельную статью затрат, создайте отдельный способ отражения в разделе настройки зарплаты и укажите его в начислении.

Назначение начисления сотрудникам

Созданный вид начисления — только правило. Чтобы сотрудник начал получать выплату, её нужно назначить. Для постоянных начислений используются кадровые документы: «Приём на работу», «Кадровый перевод» или специальный документ «Изменение оплаты труда» (Зарплата → Изменение оплаты сотрудников). В табличной части добавьте сотрудника, начисление и значение показателя (например, процент премии).

Для разовых выплат кадровое назначение не нужно: используйте документы «Разовое начисление», «Премия» или «Материальная помощь» — вид начисления выбирается прямо в документе, и сумма рассчитывается один раз. Это правильный путь для юбилейных выплат и единовременных премий.

Проверьте, что начисление появилось в плановых начислениях сотрудника: откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания». Там должна быть строка с новым видом расчёта, датой начала действия и значением показателя. Если строки нет — документ назначения либо не проведён, либо дата изменения ещё не наступила.

Проверка расчёта и типичные ошибки

Проверку выполняйте до конца расчётного периода. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц, заполните его по одному сотруднику с новым начислением и откройте строку расчёта двойным щелчком: программа покажет формулу с подставленными значениями. Сверьте результат с расчётом «на бумаге».

Дополнительно сформируйте расчётный листок сотрудника (Зарплата → Отчёты → Расчётный листок) и проверьте, что начисление отображается отдельной строкой с понятным названием, а НДФЛ и взносы посчитались с учётом новой суммы. Если начисление облагается взносами, его сумма должна попасть в базу в отчёте по взносам.

Особенности для 1С:Бухгалтерии и альтернативные варианты

В 1С:Бухгалтерии 8.3 механизм проще: начисление создаётся в настройках зарплаты, для него указываются счёт затрат, статья затрат, код НДФЛ и обложение взносами. Сумма вводится вручную в документе «Начисление зарплаты» либо подставляется как фиксированная для сотрудника. Формул с показателями и зависимостью от отработанного времени здесь нет.

Если потребность разовая — например, выплатить единовременную премию трём сотрудникам — не всегда оправданно создавать новый вид начисления. Иногда достаточно существующего вида «Премия» с ручным вводом суммы. Новый вид заводите, когда выплата регулярная, имеет собственное название для расчётных листков или требует отдельного отражения в учёте и отчётности.

Сравнение вариантов

Копирование типового начисления

Подходит для большинства случаев: сохраняются настройки налогов и зависимостей, меняется только формула и название. Ограничение — нужно найти подходящий прототип.

Создание с нуля

Полный контроль над параметрами, но выше риск пропустить настройку НДФЛ, взносов или приоритетов. Рекомендуется опытным расчётчикам.

Ручной ввод суммы в документе

Быстрый вариант для разовых выплат без создания нового вида. Не подходит для регулярных начислений — велик риск забыть выплату.

FAQ

Почему новое начисление не появляется в расчёте зарплаты?

Чаще всего начисление не назначено сотруднику кадровым документом либо дата назначения позже расчётного месяца. Проверьте карточку сотрудника — раздел «Начисления и удержания». Также убедитесь, что в формуле все показатели имеют значения: пустой показатель обнуляет результат.

Можно ли изменить настройки начисления, по которому уже были выплаты?

Технически можно, но осторожно: изменение кода НДФЛ или обложения взносами не пересчитает прошлые периоды автоматически, и расхождения придётся исправлять вручную с подачей уточнённых расчётов. Безопаснее менять формулу и проценты, а налоговые настройки — только после консультации со специалистом.

Как сделать, чтобы доплата считалась только за отработанные дни?

Включите в формулу множитель отработанного времени, например: Оклад ПроцентДоплаты / 100 ВремяВДнях / НормаДней. Также проверьте вкладку «Зависимости» и приоритеты, чтобы начисление корректно вытеснялось периодами отпуска и больничного.

Нужно ли создавать отдельный показатель для каждого процента премии?

Нет. Создаётся один показатель, например «Процент премии», а его значение задаётся индивидуально для каждого сотрудника в документе назначения. Отдельные показатели нужны только для разных по смыслу величин.

Чем отличается разовое начисление от планового?

Плановое назначается кадровым документом и рассчитывается каждый месяц автоматически в «Начислении зарплаты и взносов». Разовое вводится отдельным документом («Разовое начисление», «Премия») только в нужном месяце и не требует назначения сотруднику.

Как удалить ошибочно созданное начисление?

Если по нему не было расчётов, элемент можно пометить на удаление. Если начисление уже использовалось в документах, удаление невозможно — включите в его настройках признак «Начисление больше не используется» (или снимите назначения у сотрудников), чтобы оно не предлагалось к выбору.