Другое · 10 мин
Как добавить график работы в 1С 8.3 Бухгалтерия
Пошаговая инструкция: как создать и заполнить график работы сотрудников в 1С 8.3 Бухгалтерия, настроить праздники, назначить график сотруднику и проверить расчёт зарплаты.
График работы в 1С 8.3 Бухгалтерия — это справочник, от которого программа рассчитывает норму рабочего времени и оплату по окладу. Если график не создан или заполнен неверно, начисление зарплаты по сотрудникам с окладом будет считаться от неправильной нормы часов, и суммы придётся исправлять вручную. Поэтому настройку графика выполняют до первого расчёта зарплаты.
В конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0» графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников». В отличие от 1С:ЗУП, здесь возможности проще: нет сменных графиков со сложными циклами, но для стандартной пятидневки, шестидневки и неполного рабочего времени функционала достаточно. Ниже — полный порядок действий от создания графика до проверки результата в расчёте зарплаты.
Где находится справочник графиков работы
Откройте раздел «Зарплата и кадры» и найдите группу «Справочники и настройки». В ней расположен пункт «Графики работы сотрудников». Если пункт не виден, проверьте, что в настройках функциональности (раздел «Главное → Функциональность», закладка «Сотрудники и зарплата») включён учёт зарплаты и кадров в данной программе, а не во внешней.
По умолчанию в типовой информационной базе уже есть график «Пятидневка» — стандартная рабочая неделя с понедельника по пятницу по 8 часов. Его можно использовать как есть, скопировать для создания варианта или изменить, если он ещё не назначен сотрудникам. Перед редактированием типового графика убедитесь, что он не используется в расчётах за прошлые периоды: изменение истории графика пересчитает норму времени задним числом.
Как создать новый график работы
В списке графиков нажмите кнопку «Создать». Откроется форма элемента справочника, где задаются основные параметры. Заполните поля последовательно:
- 1Откройте «Зарплата и кадры → Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
- 2Введите понятное наименование, например «Пятидневка 40 часов» или «Неполный день 4 часа»
- 3Выберите способ заполнения: «По дням недели» для стандартных графиков
- 4Укажите вид времени «Явка» и количество часов для каждого рабочего дня недели
- 5Установите флажок «Учитывать праздничные дни», если сотрудники не работают в праздники
- 6Нажмите «Записать», затем заполните календарь на нужный год кнопкой «Заполнить»
Поле «Способ заполнения» определяет логику графика. Вариант «По дням недели» подходит для пятидневки и шестидневки: вы задаёте часы для каждого дня недели, и программа размножает шаблон на весь год. Вариант «По циклам произвольной длины» нужен для графиков типа «сутки через трое» — в Бухгалтерии он поддерживается ограниченно, для сложных сменных графиков корректнее использовать 1С:ЗУП.
В таблице расписания для каждого рабочего дня укажите вид времени «Явка» и продолжительность в часах. Для пятидневки это 8 часов с понедельника по пятницу, суббота и воскресенье остаются пустыми. Для шестидневки — 7 часов с понедельника по пятницу и 5 часов в субботу (или иное распределение в пределах 40-часовой недели). Сумма часов за неделю должна соответствовать норме, установленной для сотрудника трудовым договором.
Настройка праздничных дней и предпраздничных сокращений
Флажок «Учитывать праздничные дни» подключает к графику производственный календарь, который ведётся в разделе «Администрирование» (или «Главная → Производственный календарь» в зависимости от релиза). Программа автоматически исключает из нормы дни, отмеченные в календаре как праздничные, и переносит выходные при совпадении с праздником.
Предпраздничные дни, сокращённые на один час, программа берёт из производственного календаря автоматически — при условии, что календарь заполнен и обновлён. Проверьте его перед заполнением графика: откройте производственный календарь и убедитесь, что в нём проставлены праздники и переносы на нужный год. Если данные отсутствуют, используйте кнопку «Заполнить по умолчанию» — программа создаст календарь по общероссийскому шаблону.
Заполнение графика на год
После сохранения параметров график нужно заполнить — то есть рассчитать конкретные даты и часы на календарный год. В форме графика нажмите кнопку «Заполнить» (или перейдите по ссылке к таблице заполнения, в зависимости от релиза). Программа построит таблицу: по каждому дню года будет указано количество рабочих часов с учётом праздников и сокращённых дней.
Проверьте итоговую норму часов за год и за отдельные месяцы. Для 40-часовой пятидневки годовая норма должна совпадать с данными официального производственного календаря. Расхождение — признак того, что производственный календарь не заполнен или в расписании ошибочно указаны часы.
Заполнение выполняется на конкретный период. Если вы ведёте учёт несколько лет, график нужно заполнять на каждый новый год — программа не продлевает его автоматически. Признак того, что график не заполнен на текущий год: при начислении зарплаты программа сообщает о нулевой норме времени или рассчитывает оплату некорректно.
Как назначить график сотруднику
Сам по себе график не влияет на расчёт — его нужно связать с сотрудником. График указывается в документе «Приём на работу» (раздел «Зарплата и кадры → Кадровые документы») в поле «График работы». Если сотрудник уже принят, а график меняется, создайте документ «Кадровый перевод» и укажите новый график с даты изменения.
Для сотрудников с неполным рабочим временем есть нюанс. Если человек работает на полставки, корректный подход — создать отдельный график с сокращёнными часами (например, 4 часа в день) и назначить его, указав в приёме на работу количество ставок 0,5. Тогда программа будет считать норму по его графику, а оклад — пропорционально ставке. Проверьте, что в настройках учётной политики зарплаты выбран нужный вариант расчёта неполного времени.
Проверка результата в расчёте зарплаты
Чтобы убедиться, что график работает правильно, создайте тестовое начисление зарплаты за месяц для сотрудника с окладом. В документе «Начисление зарплаты» откройте строку сотрудника и посмотрите колонки «Отработано» и «Норма»: они должны совпадать с данными графика — количество рабочих дней и часов по производственному календарю за этот месяц.
Если сотрудник отработал месяц полностью, сумма начисления должна равняться окладу (для полной ставки). Если была недоработка — отразите её документом «Отсутствие» или через табель, и программа уменьшит оплату пропорционально отработанному времени относительно нормы по графику.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём за месяц
Норма равна нулю или отличается от календаря
Соответствует официальному производственному календарю на год
Годовая норма выше — вероятно, не учтены праздники
Оплата равна половине оклада при полной отработке по его графику
Программа фиксирует недоработку или платит полный оклад
В графике стоит 7 часов вместо 8
Все дни по 8 часов — календарь не заполнен
Ограничения Бухгалтерии и когда нужна 1С:ЗУП
Бухгалтерия предприятия рассчитана на типовые кадровые ситуации: пятидневка, шестидневка, неполное рабочее время, простые циклические графики. Если в организации сменные графики со сложными циклами, суммированный учёт рабочего времени, работа в ночные смены с повышенной оплатой или вахтовый метод, корректнее вести зарплату в 1С:Зарплата и управление персоналом, а в Бухгалтерию передавать только сводные данные для проводок.
Сравнение вариантов
Подходит для пятидневки, шестидневки и неполного времени. Ограничение: нет полноценных сменных графиков и суммированного учёта.
Нужен при сменных графиках, ночных сменах, вахте. Требует ведения двух программ и настройки синхронизации.
Крайний вариант при разовых отклонениях. Не подходит как постоянная практика — высок риск ошибок в норме времени.
Если вы остаётесь в Бухгалтерии, держите под контролем три вещи: производственный календарь актуален, график заполнен на текущий год, у каждого сотрудника назначен график, соответствующий его режиму работы. Этого достаточно, чтобы расчёт оклада и нормы времени проходил без ручных правок.
Что важно запомнить
График создаётся в разделе «Зарплата и кадры → Графики работы сотрудников», заполняется на каждый год с учётом производственного календаря и назначается сотруднику через приём на работу или кадровый перевод. Не редактируйте график, уже использованный в расчётах, — создавайте новый. Проверяйте результат по норме часов в документе начисления зарплаты.
Частые вопросы
Почему при начислении зарплаты норма времени равна нулю?
Чаще всего график не заполнен на текущий год или сотруднику вообще не назначен график в кадровом документе. Откройте карточку графика и проверьте таблицу заполнения, затем посмотрите кадровые документы сотрудника — поле «График работы» должно быть заполнено.
Можно ли изменить график в середине года?
Можно, но не через редактирование существующего графика, если он уже участвовал в расчётах. Создайте новый график с нужным расписанием и назначьте его сотруднику документом «Кадровый перевод» с даты начала действия нового режима. Тогда расчёты прошлых периодов останутся нетронутыми.
Как настроить график для сотрудника на полставки?
Создайте отдельный график с уменьшенными часами (например, 4 часа в день при пятидневке), заполните его на год и назначьте сотруднику. В приёме на работу укажите количество ставок 0,5 — тогда программа рассчитает оплату как половину оклада при полной отработке по этому графику.
Откуда программа берёт праздничные дни?
Из производственного календаря, который ведётся в базе отдельно. Он заполняется по общероссийскому шаблону кнопкой «Заполнить по умолчанию» и обновляется с релизами конфигурации. Переносы выходных, установленные постановлением Правительства, при долго не обновлявшейся базе стоит проверить вручную.
Подходит ли Бухгалтерия для графика «сутки через трое»?
Формально можно попробовать способ заполнения «По циклам произвольной длины», но корректный учёт ночных часов, суммированного учёта и переработок в Бухгалтерии ограничен. Для таких режимов рекомендуется вести расчёт в 1С:ЗУП с последующей передачей данных в бухгалтерскую программу.
Нужно ли заполнять график заново каждый год?
Да. Заполнение графика выполняется на конкретный календарный год и автоматически не продлевается. Перед началом расчётов нового года откройте график и выполните заполнение, предварительно убедившись, что производственный календарь актуален.