Другое · 9 мин
Как оформить увольнение сотрудника в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению увольнения в 1С:ЗУП: кадровый приказ, расчёт компенсации отпуска, удержания, проверка расчётного листка и типичные ошибки.
Увольнение в 1С:Зарплата и управление персоналом — это два взаимосвязанных документа: кадровый приказ (форма Т-8) и расчёт при увольнении, где программа начисляет компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает задолженность и считает НДФЛ и взносы. Если оформить только кадровую часть и забыть про расчёт, сотрудник останется «висящим» в численности, а зарплатные отчёты покажут ошибки.
Порядок действий зависит от основания увольнения и от того, успели ли в текущем месяце начислить зарплату. Ниже разобран стандартный сценарий в 1С:ЗУП 3.1, а также частные случаи: увольнение задним числом, отмена приказа, удержание за отпуск, использованный авансом.
Что подготовить перед оформлением увольнения
Перед созданием документов убедитесь, что в базе корректно отражены все кадровые события сотрудника: приёмы, переводы, отпуска, больничные и командировки. От этого зависит расчёт стажа для компенсации и среднего заработка. Если какие-то отсутствия не введены, программа занизит средний дневной заработок.
Проверьте остаток отпуска: раздел «Кадры» или отчёт «Остатки отпусков» (Зарплата → Отчёты → Остатки отпусков). Если сотрудник отгулял отпуск авансом, при увольнении потребуется удержание излишне выплаченных сумм — это включается отдельной настройкой в документе расчёта.
Также уточните дату увольнения: она должна быть рабочим днём, и именно на неё программа рассчитает все окончательные выплаты. Увольнение в последний день месяца и в середине месяца обрабатывается одинаково, но влияет на то, в каком расчётном периоде отразятся взносы и НДФЛ.
Как создать кадровый приказ на увольнение
Откройте раздел «Кадры → Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать → Увольнение». В документе заполните три ключевых поля: организацию, сотрудника и дату увольнения. Основание выберите из классификатора — например, «по инициативе работника (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ)» или «по соглашению сторон».
На вкладке с печатной формой можно сразу сформировать приказ по форме Т-8 и записку-расчёт Т-61. Печатные формы доступны после проведения документа. Если в организации несколько юридических лиц, проверьте, что выбрана правильная организация — ошибка здесь приведёт к тому, что сотрудник «не найдётся» в отчётах головной компании.
После проверки нажмите «Провести и закрыть». С этого момента сотрудник считается уволенным кадрово, но окончательный расчёт ещё не выполнен — программа подсветит это в списке сотрудников или в журнале документов.
- 1Создайте документ «Увольнение»: Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Создать → Увольнение
- 2Заполните сотрудника, дату увольнения и основание из классификатора
- 3Проведите документ и при необходимости распечатайте Т-8
- 4Перейдите к расчёту: Зарплата → Все начисления → Создать → Увольнение, либо по кнопке «Создать на основании»
- 5Проверьте компенсацию отпуска, удержания, НДФЛ и взносы
- 6Проведите расчёт, сформируйте расчётный листок и ведомость на выплату
Как выполнить расчёт при увольнении
Расчёт оформляется документом «Увольнение» из раздела «Зарплата → Все начисления» (в некоторых релизах — «Увольнение» сразу объединяет кадровую и расчётную части, если у пользователя есть обе роли). Укажите сотрудника и дату увольнения — программа подтянет данные из кадрового приказа.
На вкладке «Начисления и удержания» автоматически появятся: оплата за отработанные дни текущего месяца, компенсация за неиспользованный отпуск и, если предусмотрено, выходное пособие. Средний заработок считается по стандартному алгоритму за 12 предшествующих месяцев; его можно посмотреть и при необходимости скорректировать вручную по кнопке с зелёным кружком рядом с полем «Средний заработок».
На вкладке «Удержания» проверьте долги сотрудника: алименты, займы, невозвращённые подотчётные суммы. Программа сама удержит их в пределах допустимых ограничений, но итоговую сумму стоит сверить с данными бухгалтерии.
Компенсация отпуска и удержание за использованный авансом отпуск
Количество дней компенсации программа определяет по остаткам отпусков на дату увольнения. Если цифра вызывает сомнение, сначала сверьтесь с отчётом «Остатки отпусков» — ручная правка дней в документе возможна, но она не исправит ошибку в учёте, и при следующем расчёте проблема всплывёт снова.
Если сотрудник использовал отпуск авансом и не отработал соответствующий период, в документе увольнения включите режим удержания: в поле, связанном с компенсацией, выберите вариант «Удержать за использованный авансом отпуск». Программа создаст сторнирующее начисление. Учтите ограничение: удержать из окончательной выплаты можно не более установленной доли заработка, остаток долга взыскивается только с согласия сотрудника.
НДФЛ, взносы и выплата
НДФЛ с компенсации отпуска и заработка начисляется в полном объёме — компенсация при увольнении не относится к необлагаемым выплатам (не путайте с выходным пособием в пределах норм, которое может частично не облагаться). Программа заполнит вкладку «НДФЛ» автоматически с указанием даты получения дохода — это день выплаты.
Страховые взносы рассчитываются на вкладке «Взносы» по действующим тарифам организации. После проведения расчёта создайте ведомость на выплату: «Зарплата → Ведомости в банк (кассу)». Дата ведомости определяет отражение НДФЛ в отчётности 6-НДФЛ, поэтому указывайте реальную дату выплаты.
Для уволенного сотрудника не забудьте сформировать комплект документов: справку о заработке, выписку из СТД-Р (или сведения о трудовой деятельности), расчётный листок и персонифицированные сведения. В 1С:ЗУП они доступны из карточки сотрудника и раздела отчётности.
Как проверить результат
В карточке сотрудника стоит «Уволен» с правильной датой
Сотрудник числится работающим или дата не совпадает с приказом
Видны заработок за месяц, компенсация/удержание отпуска, НДФЛ; итог к выплате сходится с ведомостью
Двойное начисление за месяц или пустая строка компенсации при наличии остатка отпуска
После увольнения остаток закрыт компенсацией или удержанием
Остаток «завис» и не отражён в расчёте
Частные сценарии: отмена, задним числом, несколько сотрудников
Отмена ошибочного увольнения
Если приказ создан по ошибке, пометьте документы на удаление в обратном порядке: сначала расчёт и ведомости, затем кадровое увольнение. Если выплата уже прошла, вместо удаления делайте сторно и оформляйте восстановление сотрудника новым кадровым документом, чтобы сохранить корректную историю для отчётности.
Увольнение прошлым периодом
При оформлении задним числом программа предложит пересчитать закрытые периоды. Не игнорируйте эти сообщения: некорректный пересчёт искажает 6-НДФЛ и РСВ. После проведения сформируйте уточнённые расчёты за затронутые кварталы.
Групповое увольнение
Для сокращения штата или ликвидации создавайте отдельный документ на каждого сотрудника — в типовой ЗУП нет «массового» увольнения одним документом, но можно использовать обработки группового создания из поставки или типовой обмен. Каждое увольнение всё равно требует индивидуального расчёта компенсации.
FAQ
Можно ли оформить увольнение одним документом?
Да, если у пользователя есть права и на кадровый, и на расчётный учёт: документ «Увольнение» из раздела «Зарплата» одновременно регистрирует кадровое событие и начисления. При разделении ролей кадровик создаёт приказ, а расчётчик — расчёт на его основании.
Почему программа не начислила компенсацию отпуска?
Чаще всего остаток отпуска равен нулю или отрицательный — проверьте отчёт «Остатки отпусков». Вторая причина: отпуска вводились не документами, а ручными операциями, и регистры не заполнены. Тогда остатки нужно восстановить корректными документами.
Как уволить сотрудника, который находится на больничном?
По инициативе работодателя в период больничного увольнять нельзя, по инициативе работника — можно. В программе больничный должен быть введён и оплачен до даты увольнения; расчёт при увольнении учтёт эти суммы в среднем заработке корректно, если документ проведён.
Что делать, если увольнение проведено, а выплата будет в следующем месяце?
Это допустимо: расчёт проводится датой увольнения, а ведомость оформляется фактической датой выплаты. НДФЛ отразится в периоде выплаты. Главное — не менять дату расчёта под дату выплаты, это исказит кадровые данные.
Нужно ли увольнять внешнего совместителя отдельно?
Да, каждый трудовой договор в 1С — отдельный сотрудник с собственными приказами. Внешний совместитель увольняется своим документом «Увольнение» с собственным расчётом компенсации по его остаткам отпусков.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С:ЗУП — это связка кадрового приказа и расчёта: компенсация отпуска, удержания, НДФЛ и взносы считаются автоматически, но требуют проверки остатков отпусков, даты выплаты и отсутствия двойных начислений. Ошибки исправляйте сторнированием, а не удалением проведённых документов.