Другое · 10 мин
Как оформить совмещение должностей в 1С:ЗУП
Как оформить совмещение должностей в 1С:ЗУП: документ «Совмещение», доплата, отражение в табеле и расчёте зарплаты. Пошаговая инструкция с примерами.
Совмещение должностей — ситуация, когда сотрудник в течение основного рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой (или той же) должности за отдельную доплату. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен специальный документ «Совмещение должностей», который автоматически включает доплату в расчёт зарплаты и корректно отражает период в кадровых данных.
Главная ошибка начинающих расчётчиков — путать совмещение с внутренним совместительством. Совместительство оформляется отдельным трудовым договором и отдельным сотрудником в базе, а совмещение — дополнительным соглашением к действующему договору и одним документом в программе. От правильного выбора зависят табель, расчёт среднего заработка и отчётность.
Ниже разобран полный цикл работы с совмещением в 1С:ЗУП: от включения функциональности до проверки расчёта и досрочной отмены доплаты. Инструкция актуальна для типовой конфигурации редакции 3.1; в других программах (например, 1С:КАМИН или старых редакциях) названия документов могут отличаться.
Чем совмещение отличается от совместительства в 1С
Прежде чем создавать документ, определите вид дополнительной работы. Совмещение (ст. 60.2 ТК РФ) выполняется в основное рабочее время без отрыва от основных обязанностей. Совместительство (ст. 60.1 ТК РФ) — это работа в свободное от основной работы время по отдельному договору. В программе это принципиально разные механизмы.
При совместительстве в базе заводится новый сотрудник с видом занятости «Внутреннее совместительство», для него ведётся отдельный табель и отдельный расчёт. При совмещении новый сотрудник не создаётся: доплата назначается текущему сотруднику, а его табель и график не меняются, потому что дополнительная работа выполняется в основное время.
Сравнение вариантов оформления
Дополнительная работа в основное рабочее время. Оформляется документом «Совмещение», новый сотрудник не создаётся, доплата начисляется к основному окладу.
Работа в свободное от основной работы время по отдельному договору. Создаётся отдельный сотрудник, отдельный табель и отдельный расчёт.
Если доплата одноразовая или без привязки к конкретной должности, проще использовать разовое начисление вместо документа совмещения.
Настройка программы перед началом работы
Если документа «Совмещение должностей» нет в меню, функциональность отключена. Откройте «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» либо «Настройка → Расчёт зарплаты» и проверьте состав кадровых документов. В типовой ЗУП 3.1 перейдите: «Настройка → Реквизиты и доп. сведения» не требуется — достаточно раздела «Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний».
На вкладке «Прочие начисления» (или в разделе кадровых настроек, в зависимости от релиза) установите флажок «Совмещение должностей» / «Выполняется совмещение должностей». После этого в журнале «Кадры → Совмещения должностей» появится возможность создавать документы, а в плане видов расчёта — начисление «Доплата за совмещение должностей».
Проверьте также, что в базе корректно заполнено штатное расписание (если оно ведётся): совмещаемая должность должна существовать в справочнике должностей, иначе выбрать её в документе не получится.
Оформление документа «Совмещение должностей»
Откройте «Кадры → Совмещения должностей» (или «Кадры → Все кадровые документы → Совмещение должностей») и создайте новый документ. Заполните ключевые поля: организацию, сотрудника, дату начала совмещения и, если срок известен, дату окончания. Поле «Совмещаемая должность» выберите из справочника должностей или позиций штатного расписания.
Размер доплаты задаётся одним из способов: процентом от оклада (тарифной ставки) по совмещаемой должности, процентом от оклада самого сотрудника или фиксированной суммой. В поле «Размер доплаты» укажите значение — программа покажет расчётную сумму в зависимости от выбранного способа. Если доплата должна считаться от фактического заработка совмещаемой должности, убедитесь, что у позиции штатного расписания заполнена тарифная ставка.
Проведите документ. С этого момента начисление «Доплата за совмещение» становится плановым для сотрудника на указанный период и будет автоматически подхватываться при расчёте зарплаты.
- 1Включите функциональность: «Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний» → флажок «Совмещение должностей».
- 2Создайте документ: «Кадры → Совмещения должностей → Создать».
- 3Укажите сотрудника, период совмещения и совмещаемую должность.
- 4Задайте размер доплаты: процентом или фиксированной суммой.
- 5Проведите документ и проверьте, что начисление появилось в плановых начислениях сотрудника.
- 6Рассчитайте зарплату за месяц и убедитесь, что доплата вошла в расчёт пропорционально отработанному времени.
Как доплата рассчитывается и отражается в зарплате
Доплата за совмещение начисляется в документе «Начисление зарплаты и взносов» автоматически, если месяц попадает в период действия совмещения. По умолчанию сумма рассчитывается пропорционально отработанному времени: если сотрудник болел или был в отпуске часть месяца, доплата уменьшится в той же пропорции, что и оклад.
Если совмещение началось или закончилось в середине месяца, программа рассчитает доплату только за дни действия документа. Проверить это можно, открыв расшифровку начисления в документе расчёта зарплаты: там видны база расчёта, отработанные дни и итоговая сумма.
Доплата за совмещение учитывается при расчёте среднего заработка и обычно облагается НДФЛ и взносами в общем порядке — как часть оплаты труда. Настройки налогообложения конкретного вида расчёта можно посмотреть в «Настройка → Начисления» на вкладках «Налоги, взносы, бухучёт».
Как проверить результат
В карточке сотрудника на вкладке «Начисления» видна доплата за совмещение с периодом действия
Начисления нет — документ не проведён или функциональность отключена
Доплата присутствует в «Начисление зарплаты и взносов» и уменьшается пропорционально при неявках
Доплата отсутствует или начислена полностью при неполном месяце без оснований
Доплата выведена отдельной строкой с понятным наименованием
Строка есть, но сумма не совпадает с условиями соглашения
Досрочная отмена и изменение условий совмещения
Если совмещение прекращается раньше срока, не редактируйте задним числом исходный документ, если по нему уже рассчитаны периоды. В типовой ЗУП используйте механизм отмены: документ «Кадры → Совмещения должностей» поддерживает прекращение через специальный документ «Отмена совмещения должностей» (в ряде релизов — «Кадровый перевод» или отмена планового начисления через «Изменение плановых начислений»).
Для изменения размера доплаты без прерывания совмещения создайте документ «Изменение плановых начислений» («Зарплата → Изменения оплаты сотрудников») и скорректируйте размер доплаты с нужной даты. Прямая правка старого документа совмещения приведёт к пересчёту уже закрытых периодов и расхождениям в отчётности.
Частые ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — оформление совмещения через создание второго сотрудника. В результате табель дублируется, средний заработок считается неверно, а в отчётности появляются лишние строки. Второй типичный случай — доплата, введённая разовым начислением каждый месяц вручную: при увольнении или отпуске сотрудника такую доплату легко забыть, и расчёт окажется неполным.
Ещё одна проблема — неверно выбранная база расчёта. Если доплата должна считаться от оклада совмещаемой должности, а та в штатном расписании без тарифной ставки, сумма в документе будет нулевой или некорректной. Всегда проверяйте расчётную сумму в самом документе до его проведения.
Проверка результата и отчётность
После расчёта зарплаты сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок») и убедитесь, что доплата за совмещение выведена отдельной строкой с ожидаемой суммой. Для контроля по подразделению или в целом по организации используйте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» с группировкой по виду начисления.
В кадровых отчётах период совмещения можно посмотреть в карточке сотрудника на вкладке с кадровыми данными. В отчётах по среднесписочной численности совмещение отдельно не отражается — сотрудник учитывается один раз по основному месту работы, что соответствует правилам.
Что важно запомнить
Совмещение оформляется одним документом без создания нового сотрудника, доплата рассчитывается автоматически пропорционально отработанному времени. Изменения и отмену делайте отдельными документами с новой даты, не трогая закрытые периоды.
Часто задаваемые вопросы
Чем совмещение отличается от временного исполнения обязанностей (ВРИО) в 1С?
ВРИО оформляется на период отсутствия основного работника (отпуск, больничный) и часто сопровождается освобождением от основных обязанностей. В ЗУП для этого может использоваться тот же документ «Совмещение должностей» с соответствующим видом доплаты или отдельный механизм временного перевода — в зависимости от того, сохраняется ли за сотрудником основная работа и как настроена конфигурация.
Можно ли оформить совмещение без даты окончания?
Да, дату окончания можно не указывать — доплата будет начисляться бессрочно, пока её не отменят отдельным документом. Но по трудовому законодательству совмещение должно иметь согласованный срок, поэтому в кадровых документах срок лучше фиксировать, а в программе при необходимости продлевать.
Почему доплата за совмещение не попала в расчёт зарплаты?
Проверьте три вещи: проведён ли документ совмещения, попадает ли расчётный месяц в период его действия и включена ли функциональность совмещения в настройках. Также убедитесь, что вид начисления активен и не помечен как неиспользуемый.
Как совмещение влияет на средний заработок для отпускных?
Доплата за совмещение входит в базу среднего заработка, поскольку является частью оплаты труда. Отдельных действий в программе не требуется — при расчёте отпуска или командировки сумма доплаты учтётся автоматически вместе с остальными начислениями.
Нужно ли создавать отдельный табель на совмещаемую должность?
Нет. Совмещение выполняется в основное рабочее время, поэтому табель ведётся один — по основной должности сотрудника. Отдельный табель нужен только при внутреннем совместительстве, где работа идёт в свободное от основной работы время.
Что делать, если документа «Совмещение» нет в меню?
Откройте «Настройка → Расчёт зарплаты → Настройка состава начислений и удержаний» и включите флажок совмещения должностей. Если пункт недоступен, проверьте права пользователя: изменение настроек учёта требует прав администратора или расчётчика с полным доступом.