Другое · 9 мин
Как в 1С установить даты выплаты заработной платы
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии установить даты аванса и зарплаты, где хранятся настройки, как проверить результат и исправить ошибки.
Даты выплаты заработной платы в 1С — не просто справочная информация. От них зависит дата фактического получения дохода в ведомостях, удержание НДФЛ, сроки перечисления налога и корректность отчётов 6-НДФЛ. Если даты заданы неверно или не заданы вовсе, программа будет подставлять в документы выплаты неправильные значения, и расчётчику придётся исправлять их вручную в каждой ведомости.
В конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» настройка устроена по-разному: в ЗУП даты выплаты задаются на уровне организации и учитываются при автоматическом заполнении ведомостей, а в 1С:Бухгалтерии дата выплаты указывается непосредственно в документе. Ниже разобраны оба варианта, а также ситуации с переносом дат из-за выходных и типичные ошибки.
Где в 1С хранятся настройки дат выплаты зарплаты
В 1С:ЗУП 3.1 даты выплаты хранятся в учетной политике организации, а не в общих настройках программы. Это значит, что для каждой организации в базе можно задать свои даты аванса и окончательного расчёта — удобно, если в одной информационной базе ведётся несколько юридических лиц с разными правилами внутреннего распорядка.
Путь к настройке: Настройка → Организации (или «Реквизиты организации») → открыть нужную организацию → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → ссылка «Выплата зарплаты». Откроется форма, где задаются день выплаты аванса, день выплаты зарплаты и способ выплаты по умолчанию.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельной глобальной настройки дат нет: дата выплаты указывается в поле «Выплатить» каждой ведомости (в банк, через кассу, на карты). Поэтому в Бухгалтерии контроль дат — обязанность расчётчика при создании каждого документа выплаты.
Как установить даты аванса и зарплаты в 1С:ЗУП 3.1
Откройте карточку организации и перейдите по ссылке «Выплата зарплаты». В форме доступны два ключевых поля: «Аванс выплачивается» и «Зарплата выплачивается». В каждое вводится число месяца — например, аванс 20-го, зарплата 5-го числа следующего месяца. Эти значения должны соответствовать трудовому договору, коллективному договору или правилам внутреннего трудового распорядка.
Там же указывается способ выплаты по умолчанию: через кассу, через банк (зарплатный проект), на карту МИР или через раздатчика. Выбранный способ будет подставляться в ведомости, но его можно переопределить в каждом конкретном документе.
- 1Откройте Настройка → Организации и выберите нужную организацию
- 2Перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки»
- 3Откройте ссылку «Выплата зарплаты»
- 4Укажите число выплаты аванса и число выплаты зарплаты
- 5Выберите способ выплаты по умолчанию
- 6Нажмите «ОК» и записывайте карточку организации
- 7Создайте тестовую ведомость и проверьте подставленную дату
После сохранения новые даты начинают действовать для вновь создаваемых ведомостей. Уже созданные документы выплаты программа автоматически не перезаполняет — если ведомость была сформирована до изменения настройки, дату в ней нужно исправить вручную.
Как задать дату выплаты в 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии дата выплаты устанавливается в документе «Ведомость в банк», «Ведомость на счета» или «Ведомость через кассу» (раздел Зарплата и кадры → Ведомости). Поле «Выплатить» или дата документа определяет, каким числом будет признан доход сотрудников.
При создании ведомости программа подставляет текущую дату. Если фактическая выплата происходит в другой день — например, ведомость сформирована заранее, а деньги уйдут позже, — дату нужно исправить до проведения. Именно эта дата попадёт в регистры по НДФЛ и в отчёт 6-НДФЛ как дата фактического получения дохода.
Для аванса в Бухгалтерии используется документ «Ведомость…» с видом выплаты «Аванс». Отдельной настройки плановой даты аванса в типовой конфигурации нет, поэтому рекомендуется закрепить даты во внутреннем регламенте и контролировать их при проведении документов.
Как учитываются выплаты в выходные и перенос дат
По трудовому законодательству, если день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днём, зарплату нужно выплатить накануне. В 1С:ЗУП автоматического переноса плановой даты в настройке организации нет: день выплаты задаётся одним числом и не сдвигается по производственному календарю.
На практике перенос выполняется в самой ведомости: при создании документа расчётчик вручную меняет дату выплаты на ближайший предшествующий рабочий день. Это допустимо и не ломает учёт, поскольку настройка организации — лишь значение по умолчанию.
Если в компании принято всегда выплачивать зарплату раньше при совпадении с выходными, полезно завести внутреннюю памятку для расчётчика с перечнем таких месяцев на год вперёд. Это снижает риск провести ведомость «как обычно» и нарушить сроки выплаты.
Проверка результата и влияние на НДФЛ и отчётность
После установки дат создайте тестовую ведомость за текущий период и проверьте, какую дату программа подставила в поле выплаты. Дата должна совпадать с заданной в настройках организации. Если подставляется другое значение — проверьте, ту ли организацию вы редактировали (в многофирменной базе это самая частая причина).
Далее проверьте, как дата отражается в учёте НДФЛ. Проведите ведомость и откройте отчёт «Анализ НДФЛ по датам получения дохода» или карточку налога сотрудника: дата фактического получения дохода должна совпадать с датой ведомости, а срок перечисления налога — рассчитываться от неё.
Как проверить результат
Совпадает с датой из настроек организации
Подставляется текущая дата или старое значение
Равна дате ведомости
Отличается от даты выплаты
Даты дохода и срок перечисления соответствуют выплатам
Налог попадает не в тот период
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — расчётчик меняет настройку после того, как часть ведомостей уже создана, и забывает исправить даты в существующих документах. В результате в одном месяце встречаются ведомости с разными датами выплаты, а НДФЛ «размазывается» по периодам.
Вторая ошибка — указание в настройках дат, которые противоречат кадровым документам. Если в трудовом договоре прописаны другие числа, программа не будет сигнализировать о расхождении: ответственность за соответствие лежит на пользователе.
Также учитывайте ограничение: настройка дат в ЗУП действует на уровне организации целиком. Если внутри одного юридического лица для разных подразделений нужны разные даты выплаты, типовыми средствами это не решается — даты придётся корректировать в ведомостях вручную.
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП даты аванса и зарплаты задаются в карточке организации на вкладке учётной политики, в 1С:Бухгалтерии — в каждой ведомости. Дата выплаты определяет дату получения дохода для НДФЛ, поэтому после изменения настройки всегда проверяйте тестовую ведомость и ранее созданные документы.
Частые вопросы
Почему в ведомости подставляется не та дата, которую я указал в настройках?
Чаще всего настройка изменена для другой организации в многофирменной базе либо ведомость была создана до изменения настройки. Откройте карточку именно той организации, что указана в ведомости, и проверьте даты. Старые документы перезаполните вручную.
Можно ли задать разные даты выплаты для разных подразделений?
В типовой ЗУП даты задаются на уровне организации, а не подразделения. Если нужны разные даты, их корректируют вручную в каждой ведомости при создании документа.
Что делать, если день выплаты попадает на выходной?
В настройке организации дата не переносится автоматически. При создании ведомости вручную укажите ближайший предшествующий рабочий день — это соответствует требованию выплачивать зарплату накануне выходного.
Повлияет ли смена дат на уже сданный 6-НДФЛ?
Сама по себе настройка не меняет проведённые документы. Но если вы перепровели ведомости прошлых периодов с новыми датами, данные по НДФЛ изменятся, и потребуется уточнённый расчёт 6-НДФЛ за затронутые периоды.
Где задаётся дата выплаты аванса в 1С:Бухгалтерии?
Отдельной настройки нет: дата указывается в документе ведомости с видом выплаты «Аванс» в момент его создания. Контролируйте соответствие даты внутренним документам организации вручную.
Нужно ли менять даты в настройках при смене зарплатного проекта?
Смена банка сама по себе дат не требует, но в карточке организации стоит обновить способ выплаты и реквизиты зарплатного проекта. Даты меняют только если изменились условия, зафиксированные в трудовых договорах.