Как 1С:ЗУП считает средний заработок для пособия по безработице

При увольнении сотрудник вправе запросить справку о среднем заработке для службы занятости — от её суммы зависит размер пособия по безработице. В 1С:Зарплате и управлении персоналом (ЗУП) этот расчёт выполняется автоматически в документе увольнения, но результат зависит от корректности кадровых и расчётных данных за предшествующие месяцы.

Принципиальное отличие этой справки от расчёта отпускных или больничных — иной порядок определения среднего заработка. Он регламентируется правилами исчисления среднего заработка для службы занятости (утверждены постановлением Минтруда), а не положением об особенностях исчисления средней зарплаты. Поэтому в ЗУП для него предусмотрен отдельный алгоритм и отдельная печатная форма.

Ниже разобраны формула расчёта, расчётный период, исключаемые периоды, порядок выдачи справки в программе и способы проверить, не ошиблась ли программа.

Правовая основа и где в программе выполняется расчёт

Средний заработок для определения размера пособия по безработице рассчитывается по правилам, утверждённым постановлением Минтруда России № 62 от 12.08.2003. Эти правила отличаются от порядка расчёта среднего заработка по Трудовому кодексу: другой расчётный период, другой принцип учёта премий и иная итоговая формула.

В 1С:ЗУП расчёт привязан к документу «Увольнение» (или «Увольнение списком»). После проведения документа становится доступна печатная форма «Справка для пособия по безработице» (в разных релизах название может отличаться: «Справка о среднем заработке для службы занятости»). Программа автоматически подбирает начисления и отработанное время за расчётный период.

Важно понимать: справка формируется на основании уже рассчитанных и проведённых документов начисления зарплаты. Если за расчётный период зарплата не рассчитана в программе (например, сотрудник принят недавно, а база ведётся с текущего месяца), справка окажется пустой или заниженной — данные придётся вводить вручную.

Расчётный период: какие месяцы берёт программа

Стандартный расчётный период — три календарных месяца, предшествующих месяцу увольнения. Если сотрудник увольняется в октябре, в расчёт идут июль, август и сентябрь. Месяц увольнения в расчёт не включается, даже если сотрудник отработал его почти полностью.

Есть особый случай: если сотрудник увольняется в последний календарный день месяца, месяц увольнения может быть включён в расчётный период, если это выгоднее работнику (то есть даёт больший средний заработок). В ЗУП такой выбор при необходимости выполняется вручную корректировкой периода — автоматически программа по умолчанию берёт стандартные три месяца.

Если в стандартном расчётном периоде у сотрудника не было ни одного отработанного дня и начислений (например, весь период он был в отпуске без сохранения зарплаты или в отпуске по уходу за ребёнком), применяется сдвиг: берутся три предшествующих месяца, в которых были отработанные дни. В ЗУП это реализуется ручной заменой расчётного периода в форме справки.

Какие начисления включаются, а какие исключаются

В базу для расчёта входят все виды оплаты труда, предусмотренные системой оплаты труда организации: оклад, тарифная ставка, сдельная оплата, надбавки, доплаты, премии и вознаграждения. Ключевой критерий — начисление должно относиться к оплате труда, а не к социальным выплатам.

Не включаются в расчёт выплаты, которые сами по себе являются средним заработком или социальным обеспечением: оплата отпуска, пособия по временной нетрудоспособности, оплата командировочных дней по среднему, оплата простоя, материальная помощь, компенсации (за питание, проезд, обучение). В ЗУП принадлежность вида расчёта определяется его настройками — именно поэтому важно, чтобы пользовательские начисления были правильно классифицированы при внедрении.

Премии учитываются с особенностями: месячные премии — по одной за каждый месяц расчётного периода за одни и те же показатели; премии за период больше месяца (квартальные, полугодовые) — в размере месячной части за каждый месяц расчётного периода. Годовая премия за предшествующий календарный год учитывается независимо от времени начисления в размере 1/12 за каждый месяц периода. Если расчётный период отработан не полностью, премии, начисленные пропорционально отработанному времени, учитываются по фактически начисленной сумме; остальные — пропорционально отработанному времени.

Формула расчёта в 1С:ЗУП

Алгоритм состоит из трёх шагов. Сначала определяется средний дневной заработок: сумма учитываемых начислений расчётного периода делится на количество фактически отработанных в этом периоде дней (по графику работы сотрудника).

Затем вычисляется среднемесячное число рабочих дней: количество рабочих дней по графику сотрудника в расчётном периоде делится на три. Итоговый средний заработок — произведение среднего дневного заработка на среднемесячное число рабочих дней.

Для сотрудников с суммированным учётом рабочего времени применяется средний часовой заработок: начисления делятся на фактически отработанные часы, а результат умножается на среднемесячное количество рабочих часов по графику. ЗУП определяет необходимость почасового расчёта по настройке графика работы сотрудника — если график настроен как суммированный учёт, программа переключается на часы автоматически.

Исключаемые периоды: что уменьшает знаменатель

Из расчётного периода исключаются дни, когда сотрудник не работал с сохранением среднего заработка или без оплаты: отпуска (ежегодные, без сохранения, по уходу за ребёнком), периоды временной нетрудоспособности, командировки, простои, дополнительные выходные по уходу за детьми-инвалидами, дни освобождения от работы с сохранением оплаты.

Исключение влияет на обе части формулы: соответствующие начисления не попадают в базу, а дни не попадают в количество отработанных. При этом рабочие дни по графику в среднемесячном числе остаются полными — за счёт этого исключение длительных периодов обычно повышает итоговый средний заработок, если в оставшееся время сотрудник получал полную оплату.

В ЗУП исключаемые периоды попадают в расчёт только из штатных документов: «Больничный лист», «Отпуск», «Командировка», «Отсутствие» и т. п. Если отсутствие оформлено не документом, а ручной правкой табеля, программа не узнает о нём и посчитает неверно. Это одна из главных причин расхождений при проверке.

Как сформировать и проверить справку в программе

Порядок действий в типовой конфигурации 1С:ЗУП выглядит так.

1. 1
   Убедитесь, что зарплата за все месяцы расчётного периода рассчитана и документы «Начисление зарплаты и взносов» проведены.
2. 2
   Проверьте, что все отсутствия (больничные, отпуска, командировки) оформлены штатными документами за эти месяцы.
3. 3
   Проведите документ «Увольнение» с корректной датой увольнения.
4. 4
   В документе нажмите «Печать» и выберите «Справка для пособия по безработице» (в некоторых релизах форма доступна также из журнала «Все кадровые документы»).
5. 5
   Проверьте расчётный период, базу начислений и количество отработанных дней — при необходимости скорректируйте период вручную и пересчитайте.
6. 6
   Распечатайте справку, подпишите у руководителя и главного бухгалтера, поставьте печать при её наличии.

Для самостоятельной проверки цифр возьмите расчётные листки сотрудника за три месяца периода: сложите все начисления, относящиеся к оплате труда (без отпускных, больничных и матпомощи), и разделите на число фактически отработанных дней по табелю. Умножьте результат на среднее от трёх значений рабочих дней по производственному календарю графика сотрудника. Сумма должна сойтись со справкой с точностью до копеек.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный период в справке

Норма

Три полных календарных месяца перед месяцем увольнения

Тревожный признак

Захвачен месяц увольнения или период короче без причины

База начислений

Норма

Только оплата труда: оклад, надбавки, премии

Тревожный признак

Видны отпускные, больничные, материальная помощь

Отработанные дни

Норма

Совпадают с табелем за вычетом исключаемых периодов

Тревожный признак

Дни больничного или отпуска посчитаны как отработанные

Итоговая сумма

Норма

Сходится с ручным пересчётом по формуле

Тревожный признак

Расхождение без объяснимой причины (премии, сдвиг периода)

Особые ситуации и ограничения

Если сотрудник работал неполное время (неполный день или неполную неделю) по соглашению, средний заработок считается в общем порядке — пропорционально фактически отработанным дням. Принудительное установление неполного времени по инициативе работодателя правилами учитывается иначе: при сокращённой рабочей неделе, установленной работодателем, средний заработок делится на дни по пятидневному календарю. В ЗУП такие нюансы зависят от того, как оформлен перевод на неполное время, поэтому кадровые документы должны отражать реальное основание.

При повышении окладов в организации в расчётном периоде или после него (но до даты увольнения) средний заработок индексируется на коэффициент повышения. ЗУП выполняет индексацию, если повышение окладов оформлено соответствующим документом изменения оплаты труда. Разовое изменение оклада одного сотрудника индексации не создаёт.

Если данные за расчётный период в базе отсутствуют (переход на ЗУП с другой программы), программа не сможет рассчитать справку автоматически. Выход — ввести начисления и отработанные дни вручную в форме справки либо через документы переноса данных, после чего пересчитать. Ручной ввод допустим, но требует сверки с первичными документами прежней системы учёта.

Перед массовым сокращением удобно сформировать справки пакетно и сверить несколько из них вручную — если в настройках видов расчёта есть ошибка, она повторится во всех справках. Выборочная проверка двух-трёх сотрудников с разными графиками (пятидневка, сменный, суммированный учёт) выявляет проблему до выдачи документов.

Ответы на частые вопросы

Почему сумма в справке не совпадает со средним заработком в расчётном листке?

Расчётный листок показывает начисления за месяц, а справка использует средний показатель за три месяца по особой формуле с умножением на среднемесячное число рабочих дней. Кроме того, из базы справки исключаются отпускные, больничные и прочие неучитываемые выплаты. Совпадения с «средней зарплатой» по листкам быть не должно — это разные величины.

Сотрудник увольняется в последний день месяца — включать ли этот месяц в расчёт?

По разъяснениям Минтруда допустимо включить месяц увольнения в расчётный период, если это приводит к большему среднему заработку. В ЗУП по умолчанию берутся три предыдущих месяца; для включения месяца увольнения период корректируется вручную в форме справки с последующим пересчётом. Сравните оба варианта и выберите выгодный работнику.

Как учитывается квартальная премия в расчёте?

Квартальная премия учитывается в размере месячной части за каждый месяц расчётного периода, если премиальный период входит в него. Если расчётный период отработан не полностью и премия начислена без учёта отработанного времени, она включается пропорционально отработанным дням. Проверьте настройку вида начисления премии — от неё зависит, как программа распределит сумму.

Что делать, если за расчётный период сотрудник ничего не заработал?

Расчётный период сдвигается на три предшествующих месяца, в которых были отработанные дни и начисления. В ЗУП замена выполняется вручную в форме справки. Если отработанного периода нет вообще (например, длительный отпуск по уходу за ребёнком с первого дня работы), справка не формируется — средний заработок определить невозможно.

Нужно ли индексировать средний заработок при повышении окладов?

Да, если повышение затронуло всю организацию или структурное подразделение и произошло в расчётном периоде либо после него до даты увольнения. ЗУП применяет коэффициент автоматически при условии, что повышение оформлено документом изменения оплаты труда. Индивидуальное повышение оклада одного сотрудника индексации не требует.

Можно ли выдать справку, если зарплата за последний месяц ещё не рассчитана?

Месяц увольнения в стандартный расчётный период не входит, поэтому формально справку можно сформировать. Но окончательный расчёт при увольнении всё равно должен быть проведён, а если месяц увольнения включается в период как выгодный — его начисления обязательны. Практически корректнее сначала завершить все расчёты с сотрудником, затем печатать справку.