Другое · 9 мин
Где в 1С находятся справки 2-НДФЛ и как их сформировать
Где в 1С находятся справки 2-НДФЛ: разделы в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, формирование справки для сотрудника и для налоговой, печать и выгрузка.
Справка 2-НДФЛ в программах 1С формируется в разделе отчётности по налогам и взносам. Точный путь зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) документы находятся в разделе «Отчетность, справки», а в 1С:Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры». Важно различать два документа: справку о доходах, которую выдают сотруднику, и справку, которую сдают в налоговую в составе расчёта 6-НДФЛ.
Справка для сотрудника оформляется отдельным документом и печатается по установленной форме. Справка для налоговой формируется как приложение к годовому расчёту 6-НДФЛ и отправляется вместе с ним. Путать эти документы нельзя: у них разные назначение, порядок формирования и сроки представления.
Ниже разобраны конкретные пути в меню для основных конфигураций, порядок формирования справки, проверка данных перед выдачей и типичные ошибки, из-за которых справка формируется пустой или с неверными суммами.
Где находится справка 2-НДФЛ в 1С:ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом справки о доходах собраны в разделе «Отчетность, справки» главного меню. Здесь расположены два ключевых пункта: «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» — для выдачи работникам по их запросу, и механизм «1С-Отчетность» — для подготовки сведений в налоговую инспекцию.
Если нужно выдать справку сотруднику, откройте журнал «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников» и нажмите «Создать». В документе укажите организацию, сотрудника, налоговый период (год) и ставку налога. Кнопка «Заполнить» подтянет доходы, вычеты и удержанный налог из учётных данных программы.
Для отправки сведений в ИФНС используйте раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Сведения о доходах сдаются в составе годового расчёта 6-НДФЛ как приложение, поэтому отдельной формы 2-НДФЛ для налоговой в виде самостоятельного отчёта больше нет — она входит в расчёт.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников»
- 2Нажмите «Создать» и укажите организацию, сотрудника и налоговый период
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы доходов, вычетов и налога
- 4Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»
Где находится справка 2-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия справки расположены в разделе «Зарплата и кадры». Там доступны два журнала: «2-НДФЛ для сотрудников» и «2-НДФЛ для передачи в ИФНС». Первый предназначен для выдачи справок работникам, второй — для подготовки сведений в налоговую.
Документ «2-НДФЛ для сотрудников» создаётся кнопкой «Создать»: указывается сотрудник, год и вариант формирования. После нажатия «Заполнить» программа собирает данные из начислений и удержаний. Печатная форма открывается через кнопку «Справка о доходах (2-НДФЛ)» в меню «Печать».
Если в вашей базе ведётся только бухгалтерский учёт, а зарплата считается в другой программе, данные для справки могут быть неполными. В этом случае справку нужно формировать в той конфигурации, где ведётся расчёт зарплаты и НДФЛ.
Чем справка для сотрудника отличается от справки для налоговой
Справка для сотрудника выдаётся по его заявлению — например, для банка, визового центра или налогового вычета. Она формируется за конкретный год, подписывается руководителем или уполномоченным лицом и не отправляется в ИФНС. Количество выдаваемых справок не ограничено.
Сведения для налоговой сдаются обязательно по итогам года в составе расчёта 6-НДФЛ. Работодатель обязан представить их по всем сотрудникам, получавшим доход. Дополнительно сведения сдаются, если налоговый агент не смог удержать НДФЛ — тогда в справке проставляется соответствующий признак.
Признак справки — важный реквизит. Обычная справка формируется с признаком «1», справка о невозможности удержать налог — с признаком «2». Ошибка в признаке приведёт к тому, что налоговая получит некорректные сведения, и потребуется уточнённая форма.
Два вида справок
Выдаётся по заявлению работника, печатается на бумаге или выгружается в PDF. Не передаётся в ИФНС.
Обязательная годовая отчётность по всем сотрудникам, отправляется в ИФНС в электронном виде или на бумаге при малой численности.
Как проверить справку перед выдачей
Перед печатью сверьте итоговые суммы в справке с данными учёта. Основной контрольный инструмент — отчёт «Анализ НДФЛ по сотрудникам» или «Регистр налогового учёта по НДФЛ», которые находятся там же, в разделе отчётов по зарплате. Сумма дохода, исчисленного и удержанного налога в справке должна совпадать с регистром.
Проверьте личные данные сотрудника: ФИО, ИНН, дату рождения, серию и номер паспорта, статус налогового резидента. Ошибка в ИНН или паспорте — частая причина отказа банка или налоговой принять справку. Если данные изменились в течение года, исправьте их в карточке сотрудника и перезаполните справку.
Убедитесь, что в справке отражены все месяцы, в которых были доходы. Пропуск месяца обычно означает, что за этот период не проведён документ выплаты или не отражён доход в натуральной форме.
Контрольные точки справки
Совпадает с регистром налогового учёта по НДФЛ
Расходится — ищите непроведённые документы выплаты
Суммы равны при полной выплате зарплаты
Разница без причины — проверьте даты выплат
ИНН, паспорт и ФИО актуальны
Устаревший паспорт или пустой ИНН
Указан нужный календарный год
Справка сформирована не за тот год
Почему справка пустая или суммы неверные
Самая частая причина пустой справки — неверно выбранная организация или налоговый период. Если в базе несколько организаций, убедитесь, что сотрудник числился именно в той, которая указана в документе. Также проверьте, что в поле «ОКТМО/КПП» выбрана правильная регистрация в налоговом органе.
Вторая причина — непроведённые документы начисления и выплаты. Справка берёт данные из регистров учёта НДФЛ, которые заполняются при проведении документов «Начисление зарплаты», «Ведомость в банк», «Премия» и других. Если документы помечены на удаление или не проведены, доходы в справку не попадут.
Третья причина — ручные корректировки и перенос данных. Если учёт начался не с начала года или данные загружались из другой программы, часть сведений могла попасть только в бухгалтерский учёт, минуя регистры НДФЛ. В этом случае используйте документ «Операция учёта НДФЛ» для отражения недостающих данных.
Как выгрузить и отправить справку
Печатная форма справки для сотрудника выводится кнопкой «Печать» в документе. Её можно сохранить в PDF через стандартную функцию сохранения печатной формы, если сотрудник просит электронный вариант. Справка в электронном виде без подписи имеет ограниченное применение — уточняйте требования принимающей стороны.
Сведения для ИФНС отправляются через сервис «1С-Отчетность»: расчёт 6-НДФЛ с приложением формируется, проверяется встроенным контролем и отправляется напрямую из программы. Если сервис не подключён, отчёт можно выгрузить в файл и сдать через личный кабинет налогоплательщика или оператора ЭДО.
Перед отправкой обязательно запустите проверку отчёта — программа покажет ошибки форматно-логического контроля, например несоответствие сумм налога или отсутствие ИНН у сотрудника. Исправляйте ошибки в учётных данных, а не вручную в файле выгрузки.
Частые вопросы
Где в 1С:ЗУП найти уже созданные справки 2-НДФЛ?
Все ранее созданные справки хранятся в журнале «Отчетность, справки» → «Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников». Используйте отбор по сотруднику или периоду, чтобы быстро найти нужный документ.
Можно ли сформировать справку за несколько лет одним документом?
Нет, справка формируется отдельно за каждый налоговый период (календарный год). Для каждого года создайте отдельный документ и укажите соответствующий период.
Почему в справке нет дохода за последний месяц года?
Доход по зарплате отражается на дату фактической выплаты. Если зарплата за декабрь выплачена в январе следующего года, она попадёт в справку следующего налогового периода. Проверьте даты ведомостей на выплату.
Как сформировать справку для уволенного сотрудника?
Так же, как для действующего: откройте журнал справок, создайте документ и выберите сотрудника — уволенные остаются в справочнике. Убедитесь, что при увольнении были проведены окончательный расчёт и удержание НДФЛ.
Что делать, если сотрудник просит справку, а ИНН у него нет?
Справка формируется и без ИНН — поле остаётся пустым, это не ошибка. Для отправки сведений в ИФНС отсутствие ИНН допустимо, если заполнены паспортные данные и дата рождения.
Можно ли выдать справку в электронном виде?
Да, печатную форму можно сохранить в PDF и передать сотруднику. Однако для официальных целей чаще требуется бумажная справка с подписью или электронный документ с квалифицированной подписью — требования зависит от принимающей организации.
Что важно запомнить
Справки 2-НДФЛ находятся в разделе «Отчетность, справки» в ЗУП и «Зарплата и кадры» в Бухгалтерии. Справка для сотрудника и сведения для ИФНС — разные документы с разным порядком формирования. Перед выдачей сверяйте суммы с регистром учёта НДФЛ и проверяйте личные данные сотрудника.