Как 1С считает среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей: его требуют налоговая для подтверждения права на льготы и спецрежимы, фонды, статистика, а иногда и банки. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных, но результат напрямую зависит от того, насколько корректно ведется учет: приемы, увольнения, переводы, отпуска и виды занятости.

Программа не «угадывает» численность — она применяет формальные правила, близкие к указаниям Росстата, к данным каждого сотрудника за каждый день периода. Поэтому расхождения между ожиданиями бухгалтера и цифрой в отчете почти всегда объясняются либо особенностями методики, либо ошибками в кадровых документах.

Ниже разберем, какой алгоритм использует 1С, кого она включает и исключает из расчета, как учитывается неполное рабочее время, где смотреть результат и как проверить его вручную.

Какой алгоритм расчета использует 1С

Базовая формула, заложенная в программу, повторяет методику Росстата. Сначала определяется списочная численность на каждый календарный день периода: сколько сотрудников состоит в штате организации на конкретную дату, включая выходные и праздники. За выходной день принимается численность предшествующего рабочего дня.

Затем сумма списочной численности за все дни делится на количество календарных дней в периоде — и в месяце, и в квартале, и в году. Важно: деление идет именно на календарные дни, а не на рабочие. Даже если сотрудник принят в середине месяца, в расчет он попадает только с даты приема, но делитель остается полным.

Для сотрудников, которые работали неполный месяц (прием или увольнение внутри периода), программа учитывает только фактические дни нахождения в списочном составе. Результат округляется до целых по правилам арифметики уже на итоговом этапе, а не по каждому сотруднику.

Кого программа включает и исключает из расчета

В списочную численность 1С включает сотрудников, принятых по трудовым договорам на основное место работы и внутренних совместителей (внутренний совместитель считается один раз — как один сотрудник по основному месту). Учитываются и те, кто фактически не выходил на работу: находящиеся на больничном, в командировке, в ежегодном отпуске, на испытательном сроке.

Из расчета исключаются категории, которые по методике в ССЧ не входят. Программа определяет их по виду занятости и кадровым документам:

• внешние совместители — учитываются отдельно и в ССЧ не попадают;
• лица, работающие по договорам гражданско-правового характера (ГПХ);
• сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком — исключаются из среднесписочной, хотя остаются в списочном составе;
• сотрудники, находящиеся в отпуске без сохранения зарплаты в связи с обучением и поступлением в образовательные организации.

На практике чаще всего ошибка возникает с декретницами: если отпуск по уходу за ребенком оформлен не документом отпуска, а каким-то иным образом (например, сотрудница просто не получает начислений), программа продолжит включать ее в ССЧ. Вид отсутствия должен быть оформлен корректным кадровым документом.

Как учитывается неполное рабочее время

Это самый тонкий момент расчета. Сотрудники с неполным рабочим временем делятся на две группы, и 1С обрабатывает их по-разному.

Если неполное время установлено по соглашению сторон (неполный рабочий день или неделя по заявлению сотрудника), такие работники учитываются в ССЧ пропорционально отработанному времени. Программа берет норму по графику полного времени и фактически отработанные часы и вычисляет долю ставки за каждый день.

Если же неполное время установлено в силу закона (несовершеннолетние, работники с вредными условиями труда и другие категории с сокращенной продолжительностью рабочего времени), они учитываются как целые единицы — пропорциональный пересчет для них не применяется.

Условный пример: сотрудник работает на 0,5 ставки по соглашению, отработал полный месяц. В ССЧ за месяц он даст не 1, а примерно 0,5. Если таких сотрудников несколько, суммарное влияние на показатель может быть существенным, особенно в маленьких организациях.

Где в 1С:ЗУП посмотреть среднесписочную численность

В типовой конфигурации 1С:ЗУП показатель доступен в штатных отчетах. Основной путь: раздел «Кадры» (или «Отчеты, справки») → «Штатные отчеты» → отчет «Среднесписочная численность работников» (в разных релизах название может немного отличаться, например «Численность и текучесть кадров» с соответствующим вариантом настройки).

Отчет строится за произвольный период и позволяет детализировать данные по организациям, подразделениям и сотрудникам. Детализация до сотрудника — ключевой инструмент проверки: по ней видно, кто именно и с каким коэффициентом попал в расчет.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Штатные отчеты» и найдите отчет по среднесписочной численности.
2. 2
   Установите нужный период и при необходимости отбор по организации.
3. 3
   Сформируйте отчет и включите детализацию до сотрудников в настройках варианта.
4. 4
   Сверьте список сотрудников с ожидаемым: проверьте совместителей, декретниц и работников с неполным временем.
5. 5
   При расхождениях проверьте кадровые документы конкретного сотрудника: даты приема, увольнения, вид занятости, отсутствия.

Как проверить расчет вручную

Ручная проверка помогает понять, откуда взялась цифра, и убедиться в корректности данных. Логика такая: выгрузите список сотрудников с датами приема и увольнения за месяц, посчитайте для каждого количество дней в списочном составе, примените коэффициент неполного времени там, где он нужен, сложите и разделите на число календарных дней месяца.

Пример. В организации 10 человек на полной ставке работали весь месяц (30 дней), один принят 16-го числа (15 дней в списке), один на 0,5 ставки по соглашению работал весь месяц. Сумма: 10 × 30 + 1 × 15 + 0,5 × 30 = 300 + 15 + 15 = 330. ССЧ = 330 / 30 = 11 человек.

Если ручной расчет совпал с программой — данные в порядке. Если нет, ищите сотрудника, по которому идет расхождение: обычно это неверно оформленный совместитель, незакрытое отсутствие или увольнение, проведенное не той датой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Внешние совместители

Норма

В ССЧ не попадают, учитываются только в отдельных показателях

Тревожный признак

Совместитель увеличивает ССЧ — проверьте вид занятости в карточке сотрудника

Отпуск по уходу за ребенком

Норма

Сотрудница исключена из ССЧ с даты начала отпуска

Тревожный признак

Сотрудница учитывается как полная единица — отпуск не оформлен кадровым документом

Неполное время по соглашению

Норма

Сотрудник учитывается пропорционально отработанным часам

Тревожный признак

Учитывается как целая единица — проверьте график и условия трудового договора

Прием/увольнение в середине месяца

Норма

Сотрудник учтен только за фактические дни в списке

Тревожный признак

Учтен за весь месяц — проверьте даты кадровых документов

Типичные ошибки и ограничения расчета в 1С

Большинство проблем с ССЧ — это не сбой программы, а следствия качества учета. Программа считает строго по документам, и любые «недопроведенные» или оформленные иначе события искажают результат.

Еще одно ограничение: отчет считает по данным текущей информационной базы. Если в организации несколько обособленных подразделений с отдельными базами или учет ведется частично вне 1С, консолидированную ССЧ придется собирать вручную. Также помните, что после перепроведения или отмены кадровых документов отчет нужно сформировать заново — сохраненные копии не обновляются.

Перед сдачей сведений о численности или подтверждением льготы сформируйте отчет с детализацией до сотрудников и сохраните его. Если инспекция задаст вопрос по конкретной цифре, расшифровка по людям снимет большинство претензий быстрее любых объяснений.

Частые вопросы о расчете ССЧ в 1С

Почему ССЧ в 1С отличается от количества сотрудников в списке?

Потому что это разные показатели. Список показывает численность на дату, а ССЧ — среднее за период с учетом движения кадров, пропорционального учета неполного времени и исключаемых категорий (декрет, внешние совместители, ГПХ). Совпадение возможно только при стабильном штате без неполного времени.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет. Внешние совместители в ССЧ не включаются — по методике они учитываются отдельным показателем. Если внешний совместитель попал в ССЧ в отчете 1С, проверьте вид занятости в его карточке: вероятно, он ошибочно оформлен как основной сотрудник или внутренний совместитель.

Как в ССЧ учитываются сотрудницы в декрете?

Сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком исключаются из среднесписочной численности, хотя остаются в списочном составе. Исключение: если сотрудница работает во время отпуска по уходу за ребенком на условиях неполного времени — тогда она включается пропорционально отработанному времени.

Что делать, если отчет показывает дробное или явно неверное значение?

Дробное значение до округления — норма: программа считает с долями и округляет итог. Если значение явно неверное, сформируйте отчет с детализацией до сотрудников и проверьте каждого: даты приема и увольнения, вид занятости, оформленные отсутствия, условия неполного времени. В большинстве случаев причина — некорректный кадровый документ.

Считает ли ССЧ 1С:Бухгалтерия без ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии с включенным учетом зарплаты и кадров доступны базовые кадровые данные, и показатель численности для регламентированной отчетности заполняется из них. Однако полноценный расчет с корректной обработкой всех видов отсутствий и неполного времени надежнее вести в ЗУП — там методика реализована полнее.

За какой период формировать отчет для сведений в налоговую?

Для сведений о среднесписочной численности отчет формируется за календарный год. Если организация создана или реорганизована в течение года, ССЧ все равно считается по общему правилу: сумма помесячных показателей делится на 12, даже если организация работала неполный год.