Другое · 9 мин
Как 1С считает аванс: настройка и расчёт первой половины месяца
Разбираем, как 1С считает аванс по зарплате: способы расчёта в ЗУП 3.1, настройка процента от оклада, расчёт за половину месяца, проверка НДФЛ и типичные ошибки.
«Аванс» в программах 1С — это зарплата за первую половину месяца, и в зависимости от конфигурации и настроек программа считает его тремя принципиально разными способами: фиксированной суммой, процентом от тарифа (оклада) или расчётом за фактически отработанное время с 1-го по 15-е число. Выбор способа определяется в учётной политике организации и настраивается в реквизитах подразделения или сотрудника.
Чаще всего вопрос «как 1С считает аванс» возникает в двух ситуациях: когда сумма в ведомости неожиданно отличается от ожидаемой и когда нужно сменить способ расчёта, например перейти с процента от оклада на расчёт по фактически отработанному времени. Ниже разобраны оба сценария для 1С:ЗУП 3.1 и кратко — учёт авансов покупателей и поставщиков в 1С:Бухгалтерии, поскольку термин «аванс» используется и там.
Какие способы расчёта аванса есть в 1С:ЗУП
Программа предлагает три варианта, которые задаются по цепочке приоритета: настройка организации → настройка подразделения → настройка сотрудника. Значение, указанное для сотрудника, имеет высший приоритет и перекрывает общие настройки.
Фиксированной суммой. Сотруднику каждый месяц выплачивается одна и та же сумма независимо от отработанных дней и изменений оклада. Способ прост, но рискован: если сотрудник болел первую половину месяца, аванс может превысить причитающуюся зарплату, и возникнет переплата, которую придётся удерживать.
Процентом от тарифной ставки. Программа берёт совокупную тарифную ставку сотрудника (оклад плюс постоянные надбавки) и умножает на заданный процент, например 40%. При изменении оклада аванс пересчитывается автоматически. Это самый распространённый вариант в небольших организациях.
Расчётом за первую половину месяца. Программа фактически выполняет полноценное начисление зарплаты за период с 1-го по 15-е число по данным табеля: учитывает отработанные дни, отсутствия, разовые начисления и удержания. Это самый точный и юридически безопасный способ, так как зарплата по ТК РФ выплачивается за фактически отработанное время.
Сравнение способов расчёта аванса
Подходит при стабильном графике без отсутствий. Риск переплаты при больничных и отпусках в первой половине месяца.
Подходит для окладников с редкими отсутствиями. Не учитывает фактические невыходы, сумма не меняется от месяца к месяцу.
Подходит при частых отсутствиях, сменных графиках, разовых начислениях. Требует введённых кадровых документов до даты выплаты.
Где настраивается способ расчёта
Общая настройка для организации находится в разделе «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты». Там же указывается дата выплаты аванса. Если нужна отдельная настройка для части работников, её задают в карточке подразделения (раздел «Кадры» → «Подразделения») или в карточке сотрудника по ссылке «Аванс».
При выборе варианта «Процентом от тарифной ставки» дополнительно укажите сам процент. Исторически сложившиеся 40% используются потому, что после удержания НДФЛ 13% из «половины» оклада на руки выходит примерно 43–44%, и 40% — безопасное округление вниз, исключающее переплату.
- 1Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки».
- 2На вкладке «Бухучёт и выплата зарплаты» выберите способ «Процентом от тарифной ставки» и укажите процент, например 40.
- 3Задайте дату выплаты аванса, например 20-е число.
- 4Для сотрудников с особыми условиями откройте карточку сотрудника и измените поле «Аванс» индивидуально.
- 5Проверьте результат: создайте ведомость на выплату аванса и сверьте суммы по нескольким сотрудникам.
Как программа считает аванс за первую половину месяца
Этот вариант требует отдельного документа: «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца» → «Создать». В документе указывается месяц начисления и дата окончания периода — обычно 15-е число. По кнопке «Заполнить» программа подбирает всех сотрудников, у которых в настройках выбран именно этот способ.
Для каждого сотрудника программа определяет норму времени по его графику работы за первую половину месяца и фактически отработанное время с учётом введённых отсутствий — больничных, отпусков, командировок, прогулов. Формула стандартная: оклад делится на норму дней (часов) за весь месяц и умножается на фактически отработанные дни (часы) с 1-го по 15-е число.
Кроме оклада в расчёт попадают плановые надбавки и доплаты, назначенные сотруднику, а также разовые начисления и удержания, введённые документами с датой в первой половине месяца. Если отсутствие зарегистрировано позже даты выплаты аванса, оно в расчёт не попадёт — и это главный источник переплат при данном способе.
Как удерживается НДФЛ с аванса
Начиная с изменений порядка исчисления НДФЛ аванс стал объектом налогообложения: датой фактического получения дохода считается день выплаты. Поэтому в ЗУП 3.1 при выплате аванса программа исчисляет НДФЛ с суммы аванса, а при окончательном расчёте за месяц — с оставшейся части.
Если аванс выплачивается фиксированной суммой или процентом без документа начисления, НДФЛ исчисляется непосредственно в ведомости на выплату. При этом сумма к выплате уменьшается на налог — проверьте колонку «НДФЛ» в ведомости, если сотрудник получил меньше ожидаемого. При расчёте за первую половину месяца налог считается в документе начисления и затем отражается в ведомости.
Стандартные вычеты на детей по умолчанию предоставляются при первой выплате дохода в месяце, то есть чаще всего — при выплате аванса. Если в ведомости на аванс вычет не применился, проверьте, действует ли заявление на вычет и не превышен ли лимит дохода.
Как проверить правильность расчёта аванса
Равна окладу с надбавками, умноженному на заданный процент
Используется старый оклад — проверьте кадровые документы об изменении оплаты
Совпадает с табелем за 1–15 число
Отсутствия не учтены — документы введены позже даты расчёта
Исчислен с суммы аванса, вычеты применены один раз в месяц
Налог не исчислен или вычет дублируется при окончательном расчёте
Почему сумма аванса отличается от ожидаемой
Наиболее частая причина расхождений — смена способа расчёта в середине месяца или разные настройки на уровне подразделения и сотрудника. Проверьте поле «Аванс» в карточке конкретного сотрудника: если там задан индивидуальный способ, общие настройки организации на него не действуют.
Вторая причина — удержания. Исполнительные листы, займы и другие постоянные удержания могут применяться и при выплате аванса, если это предусмотрено настройками. Третья причина — неотработанное время: при расчёте за первую половину месяца любой день отпуска или больничного пропорционально уменьшает сумму.
Авансы покупателей и поставщиков в 1С:Бухгалтерии
Под «авансом» в бухгалтерской конфигурации понимается предоплата по договорам. Поступление оплаты от покупателя отражается на счёте 62.02, выданный поставщику аванс — на счёте 60.02. При отгрузке или поступлении программа автоматически зачитывает аванс, если в документе выбрано правило зачёта «Автоматически».
С авансов покупателей начисляется НДС: программа формирует счёт-фактуру на аванс обработкой «Регистрация счетов-фактур на аванс». При зачёте аванса НДС принимается к вычету. Если суммы авансов в отчётах не сходятся, запустите «Экспресс-проверку ведения учёта» и проверьте договоры в документах оплаты — чаще всего аванс «зависает» из-за оплаты, отнесённой не на тот договор.
Что важно запомнить
Способ расчёта аванса в 1С:ЗУП задаётся на уровне организации, подразделения или сотрудника, причём настройка сотрудника главнее. Расчёт за первую половину месяца точнее всего, но требует своевременного ввода отсутствий. НДФЛ удерживается уже при выплате аванса, поэтому сумма к выдаче всегда меньше начисленной.
Частые вопросы
Какой процент аванса от оклада установить, чтобы не было переплат?
Чаще используют 40%: после удержания НДФЛ 13% это примерно соответствует половине «чистого» заработка с небольшим запасом. Установка 50% рискованна — при отсутствиях во второй половине месяца итоговая сумма к выплате может стать отрицательной.
Можно ли выплачивать аванс разным сотрудникам по-разному?
Да. В карточке сотрудника в поле «Аванс» задаётся индивидуальный способ, который перекрывает настройки организации и подразделения. Например, офису — процент от оклада, а сменному персоналу — расчёт за первую половину месяца.
Почему в документе «Начисление за первую половину месяца» нет части сотрудников?
Документ заполняет только тех, у кого в настройках выбран способ «Расчётом за первую половину месяца». Проверьте поле «Аванс» в карточках отсутствующих сотрудников и настройки их подразделений.
Нужно ли платить аванс, если сотрудник был в отпуске всю первую половину месяца?
Если аванс считается за фактически отработанное время, то при полном отсутствии начисление будет нулевым — это корректно. При фиксированном способе программа выплатит полную сумму, и возникнет переплата, поэтому таким сотрудникам лучше назначать расчёт по отработанному времени.
Как исправить переплату аванса?
Если переплата возникла из-за поздно введённого отсутствия, она автоматически скорректируется при окончательном расчёте за месяц — сумма к выплате уменьшится. Если переплата квалифицируется как счётная ошибка, удержание оформляется документом «Удержание прочих удержаний» или по согласованию с сотрудником.
Влияет ли премия на сумму аванса?
Месячные плановые надбавки входят в тарифную ставку и учитываются при способе «процент от тарифа» и при расчёте за первую половину месяца. Разовые премии попадут в аванс только если введены документом с датой в первой половине месяца и их вид начисления включён в расчёт аванса.