Другое · 9 мин
Информация по персоналу в 1С: как заполнить данные сотрудников
Как заполнить информацию по персоналу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: личные данные, трудовой договор, график работы, удержания и проверка карточки сотрудника.
Корректно заполненная карточка сотрудника — основа кадрового учёта и расчёта зарплаты в 1С. Если в данных о персонале есть пропуски или ошибки, программа неправильно рассчитает НДФЛ, страховые взносы, отпускные и больничные, а отчёты в налоговую и СФР придётся корректировать вручную. Поэтому заполнение информации о персонале стоит делать по чёткому порядку, а не «как получилось».
Инструкция ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом 8 (ЗУП) — основную конфигурацию для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 объём кадровых данных меньше, но логика заполнения та же: сначала личные сведения физического лица, затем условия трудоустройства, затем расчётные параметры. Ниже разобраны все ключевые блоки и способы контроля результата.
Где в 1С хранится информация о персонале
Данные о персонале в ЗУП распределены между несколькими объектами, и важно понимать их связь. Справочник «Физические лица» хранит личные сведения: ФИО, дату рождения, пол, документы, ИНН, СНИЛС, адреса, контакты. Эти данные едины для человека независимо от того, сколько раз он принят в организацию.
Справочник «Сотрудники» — это уже привязка физического лица к организации и конкретному месту работы. Если человек работает по основному месту и по совместительству, у него будет одна запись в «Физических лицах», но две карточки сотрудника. Условия трудоустройства (должность, подразделение, график, оклад) хранятся не в самой карточке, а в документах «Приём на работу» и «Кадровый перевод», которые формируют записи в регистрах сведений.
Пошаговое заполнение карточки нового сотрудника
Стандартный путь в ЗУП: раздел «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». В открывшемся документе укажите организацию, дату приёма, подразделение, должность и график работы. Если человека нет в базе, создайте физическое лицо прямо из документа — программа предложит ввести ФИО, дату рождения и пол.
На вкладке «Оплата труда» документа приёма добавьте начисления: как минимум оклад (оплату по окладу или по тарифной ставке) с указанием размера. Здесь же при необходимости добавляются надбавки, премии и районный коэффициент. На вкладке «Налоги и взносы» проверьте статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) и право на вычеты. После проведения документа карточка сотрудника появится в справочнике автоматически.
- 1Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать»
- 2Укажите физическое лицо или создайте новое, введите ФИО и дату рождения
- 3Заполните организацию, подразделение, должность, дату приёма и график работы
- 4На вкладке «Оплата труда» добавьте начисления и размер оклада
- 5Проверьте статус НДФЛ и введите ИНН, СНИЛС в карточке физлица
- 6Проведите документ и откройте карточку сотрудника для контроля
Личные данные физического лица: что обязательно заполнить
Откройте карточку физического лица (ссылка в карточке сотрудника или справочник «Физические лица»). Обязательный минимум для расчётов и отчётности: ФИО полностью, дата рождения, пол, ИНН, СНИЛС, данные документа, удостоверяющего личность (серия, номер, кем и когда выдан). Без СНИЛС невозможно сдать персонифицированные сведения и ЕФС-1, без ИНН могут возникнуть проблемы со сдачей 6-НДФЛ.
Дополнительно заполните адрес регистрации и фактический адрес (через ссылку «Адреса, телефоны»), контактный телефон, сведения об инвалидности, если есть. Для иностранцев укажите статус пребывания и данные документа, подтверждающего право на работу. Все кадровые документы — трудовой договор, личная карточка Т-2 — формируются в программе на основе этих данных, поэтому ошибка в паспорте означает ошибку во всех печатных формах.
Трудовой договор, график работы и кадровые документы
Данные трудового договора (номер и дату) введите в документе приёма на работу — соответствующие поля есть на основной вкладке. Эти сведения попадут в приказ о приёме (форма Т-1), личную карточку и отчётность. Если договор бессрочный, поле окончания оставьте пустым; для срочного договора обязательно укажите дату окончания и основание.
График работы сотрудника выбирается из справочника «Графики работы сотрудников». Если подходящего нет, создайте его заранее в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников», указав шаблон (пятидневка, сменный и т.д.) и производственный календарь. От графика зависит расчёт нормы времени, оплаты за неполный месяц и табель. Проверить назначенный график можно в карточке сотрудника по ссылке «Место работы».
Начисления, удержания и налоговые вычеты
Начисления назначаются документами приёма и кадрового перевода, а также документом «Изменение оплаты труда». Типовой набор — оклад, ежемесячная премия, районный коэффициент. Убедитесь, что у каждого начисления правильно настроен способ расчёта и код дохода для НДФЛ: ошибка в коде дохода приведёт к неверному расчёту налога и замечаниям при сдаче отчётности.
Удержания (алименты, займы) вводятся отдельными документами: «Исполнительный лист», «Договор займа сотруднику». Вычеты по НДФЛ оформляются через «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ» — укажите тип вычета (например, на детей), период и количество детей. Без заявления программа вычет не применит, даже если сведения о детях внесены в карточку физлица.
Изменение данных: переводы и кадровая история
Любые изменения условий работы — перевод в другое подразделение, смена должности, изменение оклада — оформляйте документом «Кадровый перевод» (раздел «Кадры»), а не ручным редактированием карточки. Только так сохраняется история: программа будет знать, где и на каких условиях человек работал в каждый период, что критично для расчёта среднего заработка и стажа.
Изменение личных данных (фамилии, паспорта) делается в карточке физического лица через ссылку «История изменения ФИО» или обновление документа с указанием даты, с которой действуют новые данные. Историчность важна: старые документы и отчёты должны показывать данные, актуальные на их дату.
Как проверить, что данные заполнены корректно
Быстрый контроль — отчёт «Штатное расписание» и «Сотрудники организаций» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»): там видно, у кого не указано подразделение, должность или оклад. Для проверки расчётных данных полезен отчёт «Полные сведения о сотрудниках» — он собирает личные данные, документы, договоры и начисления в одну форму.
Финальная проверка — расчёт зарплаты за месяц по новому сотруднику: если программа посчитала оклад пропорционально отработанным дням, применила вычеты и начислила взносы, значит, основные данные заполнены верно. Также в ЗУП есть встроенный помощник проверки персональных данных при формировании отчётности — он подсветит сотрудников без ИНН, СНИЛС и с некорректными ФИО.
Как проверить результат
Заполнены место работы, график, начисления; есть ссылка на документ приёма
Поля «Подразделение» и «Должность» пустые, документа приёма нет
ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспорт заполнены полностью
Пустой СНИЛС или ИНН, паспорт внесён частично
Оклад рассчитан по графику, вычеты применены, взносы начислены
Нулевая сумма, ошибки «не указан график» или «нет начислений»
Помощник проверки не выдаёт замечаний по сотруднику
Сообщения о дублях, отсутствии СНИЛС или некорректном ИНН
Что важно запомнить
Сотрудника вводите документом «Приём на работу», личные данные — в карточке физического лица, изменения условий — кадровыми документами. Контролируйте полноту ИНН, СНИЛС, графика и начислений до расчёта зарплаты и сдачи отчётности.
Частые вопросы
Чем заполнение персонала в 1С:Бухгалтерии отличается от ЗУП?
В 1С:Бухгалтерии карточка сотрудника проще: личные данные, приём на работу с должностью и окладом, вычеты. Нет развитых графиков, штатного расписания и кадровых отчётов. Для полноценного кадрового учёта и сложных расчётов (отпуска, больничные, средний заработок) предназначена ЗУП; в Бухгалтерии эти операции выполняются в ограниченном объёме.
Что делать, если сотрудник уволился и принят снова?
Не создавайте новое физическое лицо. Найдите существующее в справочнике «Физические лица» и оформите новый документ «Приём на работу» для него — появится новая карточка сотрудника, а вся история и налоговые данные сохранятся у одного человека. Это критично для корректного расчёта НДФЛ нарастающим итогом.
Как исправить ошибку в ФИО или паспорте сотрудника?
Откройте карточку физического лица и используйте ссылку «История изменения ФИО» для смены фамилии или отредактируйте документ, удостоверяющий личность. Исправление вносится с даты, с которой действуют новые данные, поэтому ранее сформированные документы не исказятся. После правки проверьте, не нужно ли пересдать отчётность, где фигурировали старые данные.
Почему сотрудник не попадает в расчёт зарплаты?
Чаще всего причины такие: нет проведённого документа приёма, не назначен график работы, не заданы начисления или дата приёма позже расчётного периода. Проверьте карточку сотрудника по ссылке «Место работы» и наличие начислений на вкладке оплаты труда в документе приёма.
Нужно ли заполнять личную карточку Т-2 в 1С?
Форма Т-2 в ЗУП формируется автоматически из карточки сотрудника (команда печати «Личная карточка»). Отдельно заполнять её не нужно — достаточно корректно вести кадровые документы и личные данные. Обязательность ведения Т-2 для коммерческих организаций зависит от принятой в компании кадровой политики, но данные для неё в программе должны быть в любом случае.