Другое · 9 мин
Где взять среднесписочную численность работников в 1С
Разбираем, где в 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии и УНФ найти отчет по среднесписочной численности работников, как его настроить, проверить и выгрузить для ФНС.
Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей: его требуют при сдаче сведений в ФНС, для подтверждения права на льготы, при подаче статистической отчетности и в расчетах страховых взносов. В типовых конфигурациях 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основании кадровых документов, но найти нужный отчет с первого раза удается не всем — название и расположение отличаются в зависимости от конфигурации.
Главное, что нужно понимать: ССЧ в 1С не хранится как отдельное поле в справочнике. Это расчетный показатель, который формируется отчетом на конкретную дату или за период. Поэтому задача сводится к тому, чтобы найти правильный отчет, корректно задать период и убедиться, что кадровые данные в базе полные.
Откуда 1С берет данные для расчета ССЧ
Программа рассчитывает среднесписочную численность на основании кадровых документов: приемов на работу, увольнений, переводов, а также сведений о графиках работы и ставках. Если сотрудник принят документом «Прием на работу» и уволен документом «Увольнение», он попадет в расчет пропорционально отработанному периоду.
Важно понимать, что отсутствующие или непроведенные документы напрямую искажают показатель. Если увольнение оформили «задним числом» после формирования отчета, ССЧ изменится. Поэтому перед сдачей сведений стоит проверить актуальность кадрового учета: все ли приемы и увольнения проведены, нет ли сотрудников, числящихся без движений годами.
Отдельный нюанс — совместители и сотрудники на неполной ставке. Внутренние совместители в ССЧ учитываются как единица по основному месту, внешние совместители в среднесписочную численность по общим правилам не включаются. Типовые отчеты 1С реализуют эту методику, но при нестандартных кадровых схемах результат стоит перепроверить вручную.
Где найти ССЧ в 1С:ЗУП 8.3
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» основной путь — раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты». Здесь находится отчет «Численность и текучесть кадров», который показывает среднесписочную численность за выбранный период в разрезе организаций и подразделений. В ряде релизов доступен и отдельный отчет «Среднесписочная численность» — он выводит показатель с расшифровкой по категориям работников.
Дополнительно ССЧ фигурирует в отчете «Штатная численность» и в регламентированной отчетности: при формировании сведений о среднесписочной численности для ФНС программа подставляет рассчитанное значение автоматически.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты».
- 2Выберите отчет «Численность и текучесть кадров» (или «Среднесписочная численность», если он есть в вашем релизе).
- 3Установите период — для сведений в ФНС это календарный год, для внутренних целей — нужный интервал.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое значение в колонке «Среднесписочная численность».
- 5При необходимости раскройте расшифровку по подразделениям и сверьте со штатным расписанием.
Если отчета нет в списке
Иногда нужный отчет не виден из-за настроек прав или состава панели отчетов. Проверьте команду «Настроить меню» в списке кадровых отчетов — возможно, отчет просто скрыт. Также состав доступных отчетов зависит от релиза конфигурации: в старых версиях часть отчетов отсутствует, и обновление решает проблему.
Где смотреть ССЧ в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «1С:Бухгалтерии предприятия» кадровый блок скромнее, но показатель доступен. Основной путь — раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по кадрам» (в некоторых релизах — «Кадровые отчеты»). Здесь есть отчеты по численности, где выводится среднесписочное значение за период.
Второй способ — регламентированная отчетность. Откройте «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Создать» и найдите форму «Сведения о среднесписочной численности». При автозаполнении программа рассчитает ССЧ по данным кадрового учета. Этот же показатель автоматически попадает на титульный лист расчета по страховым взносам.
ССЧ в 1С:УНФ и 1С:КА / ERP
В «1С:Управление нашей фирмой» отчет по численности находится в разделе «Персонал» → «Отчеты». Доступны отчеты по списочному составу, где среднесписочная численность выводится за выбранный период. В УНФ кадровый учет упрощенный, поэтому при сложных ситуациях (суммированный учет, многочисленные совместители) результат стоит проверить расчетом вручную.
В 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP кадровый блок повторяет логику ЗУП: отчеты по численности расположены в разделе кадрового учета, и путь аналогичен — кадровые отчеты, отчет по численности и текучести. Состав и названия могут незначительно отличаться в зависимости от редакции решения.
Где искать отчет в разных конфигурациях
Раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Численность и текучесть кадров». Самый полный расчет ССЧ.
«Зарплата и кадры» → отчеты по кадрам, либо регламентированная форма сведений о ССЧ в «Отчеты» → «Регламентированные отчеты».
Раздел «Персонал» → «Отчеты». Подходит для простого кадрового учета.
Кадровые отчеты в разделе кадрового учета, логика как в ЗУП.
Как проверить правильность расчета
Автоматический расчет не отменяет контроля. Самый простой способ проверки — сформировать списочную численность на начало и конец периода и сопоставить со среднесписочным значением: при стабильном штате цифры должны быть близки. Резкое расхождение — повод разобраться в движении кадров за период.
Полезно сформировать отчет «Списки сотрудников» или «Остатки отпусков / кадровые списки» и вручную посчитать число действующих сотрудников на контрольную дату. Если в отчете по ССЧ значение существенно ниже, вероятно, часть сотрудников оформлена документами с ошибками — например, прием проведен, но дата приема указана неверно.
Как проверить результат
Близка к списочной численности на начало и конец года
Отличается в разы без массовых приемов и увольнений
Сумма по подразделениям равна итогу по организации
Есть сотрудники без подразделения или итог не сходится
Внутренние совместители учтены один раз, внешние исключены
Численность завышена за счет двойного учета ставок
Типичные ошибки и ограничения
Чаще всего проблемы связаны не с отчетом, а с данными. Непроведенные увольнения завышают ССЧ, приемы, оформленные после отчетного периода «задним числом», меняют уже сданные показатели. Еще одна частая ситуация — сотрудники, принятые на 0,5 ставки: для ССЧ они учитываются как целые единицы в списочном составе, и попытки «поправить» расчет вручную приводят к ошибкам.
Ограничение типовых отчетов — они строго следуют встроенной методике. Если у организации нестандартные требования к расчету (например, для внутренней управленческой отчетности с иными правилами включения категорий), типовой отчет придется дорабатывать или выгружать данные и считать отдельно.
Как выгрузить и использовать показатель
Любой сформированный отчет в 1С можно сохранить в Excel или PDF через кнопку «Сохранить» в форме отчета — этого достаточно для внутренних целей и ответов на запросы. Для сдачи сведений в ФНС используйте регламентированную форму: она формирует файл в утвержденном формате и отправляется через 1С-Отчетность либо выгружается для сдачи через оператора.
Если показатель нужен регулярно, сохраните настройки отчета как вариант — кнопка «Сохранить вариант отчета». Тогда в следующий раз достаточно открыть сохраненный вариант и поменять только период.
Что важно запомнить
ССЧ в 1С — это расчетный показатель кадровых отчетов, а не поле в справочнике. В ЗУП ищите «Численность и текучесть кадров», в Бухгалтерии — кадровые отчеты или регламентированную форму сведений. Перед использованием результата убедитесь, что все приемы и увольнения проведены, и сверьте расчет со списочной численностью.
Частые вопросы
Чем списочная численность отличается от среднесписочной?
Списочная — это число работников на конкретную дату. Среднесписочная — среднее значение за период с учетом всех дней, включая выходные. Для отчетности в ФНС и статистику используется именно среднесписочный показатель.
Почему в отчете ССЧ дробное число?
Это нормально: показатель усредняется по дням периода, поэтому получается, например, 24,6. В сведениях для ФНС значение округляется до целых по правилам арифметики — программа делает это при заполнении регламентированной формы.
Учитываются ли сотрудницы в декретном отпуске в ССЧ?
Работники в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком включаются в списочный состав, но исключаются из среднесписочной численности. Типовые отчеты 1С учитывают это правило, если отпуска оформлены корректными кадровыми документами.
Отчет показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что делать?
Проверьте три вещи: выбрана ли нужная организация в шапке отчета, проведены ли документы приема на работу и не отсутствует ли у сотрудников дата приема. Также убедитесь, что период отчета не предшествует датам приема.
Можно ли получить ССЧ за произвольный месяц, а не за год?
Да, в отчете «Численность и текучесть кадров» период задается произвольно — хоть за неделю, хоть за квартал. Программа пересчитает среднесписочное значение под указанный интервал.
Что делать, если типовой отчет не подходит по методике расчета?
Варианта два: выгрузить кадровые данные в Excel и посчитать показатель по своей методике, либо заказать доработку отчета у специалиста по 1С. Для регламентированной отчетности использовать нужно строго типовой расчет — он соответствует требованиям к заполнению форм.