Другое · 11 мин
Пособие на погребение: как оформить выплату работодателю в 1С
Как работодателю оформить выплату пособия на погребение в 1С:ЗУП: документы, настройка начисления, НДФЛ и взносы, отражение в отчетности и типичные ошибки.
Работодатель обязан выплатить пособие на погребение, если умер сам работник или несовершеннолетний член его семьи, либо если с заявлением обратился супруг, близкий родственник, законный представитель умершего работника. Основание — статья 10 Федерального закона № 8-ФЗ «О погребении и похоронном деле». Размер пособия ежегодно индексируется, поэтому перед выплатой нужно сверить актуальную сумму с учетом районного коэффициента.
В программах 1С пособие на погребение оформляется как разовое начисление, не облагаемое НДФЛ и страховыми взносами. Именно корректная настройка вида расчета определяет, попадет ли сумма в отчетность правильно и не возникнет ли расхождений при проверке. Ошибки здесь типичны: пособие проводят обычной премией или материальной помощью, и в результате сумма ошибочно облагается налогом.
Ниже разобран полный порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — от получения заявления до проверки отражения в учете. Отдельно рассмотрены ситуации, когда пособие выплачивает не работодатель, и типичные ошибки при настройке.
Когда работодатель обязан выплатить пособие и в каком размере
Обязанность выплатить пособие возникает у работодателя в трех случаях: умер сам работник (в том числе после увольнения, если смерть наступила в период действия обязательного страхования), умер несовершеннолетний член семьи работника, либо по заявлению лица, взявшего на себя организацию похорон умершего работника. Работодатель выплачивает пособие только если работник был застрахован по обязательному социальному страхованию на момент смерти.
Размер пособия установлен законом и ежегодно индексируется с 1 февраля на коэффициент, утверждаемый Правительством. В местностях с районным коэффициентом пособие выплачивается с его учетом. Точную сумму на текущий период нужно проверять по актуальным данным Социального фонда России — зашивать фиксированную цифру в настройки 1С без контроля индексации нельзя.
Важно понимать границу ответственности: если умерший не работал по трудовому договору, был пенсионером или индивидуальным предпринимателем, пособие выплачивает не работодатель, а Пенсионный фонд, орган соцзащиты или СФР. Работодатель не вправе отказать в выплате при наличии полного комплекта документов, но и не обязан платить, если обращение поступило по истечении шести месяцев со дня смерти — закон ограничивает срок обращения.
Какие документы запросить до оформления в 1С
Основание для выплаты — заявление в произвольной форме от лица, взявшего на себя организацию похорон, и справка о смерти по форме, установленной для этих целей (выдается органом ЗАГС). Справка о смерти — ключевой документ: без нее выплата не производится, даже если есть свидетельство о смерти. Свидетельство о смерти само по себе основанием для пособия не является.
Если пособие выплачивается в связи со смертью несовершеннолетнего члена семьи работника, заявление подает сам работник и прикладывает справку о смерти. Если умер работник — заявление подает супруг, близкий родственник, иной родственник, законный представитель или иное лицо, организовавшее похороны.
Документы хранятся у работодателя, поскольку выплата производится за счет средств СФР в порядке возмещения или зачета. При проверке фонд запросит заявление и справку о смерти, поэтому сканы или оригиналы должны быть подшиты к расчетным документам. Выплатить пособие нужно в день обращения — это требование закона, и задержка является нарушением.
Настройка вида начисления в 1С:ЗУП
В типовой конфигурации 1С:ЗУП вид расчета «Пособие на погребение за счет СФР (ФСС)» обычно присутствует в предопределенных начислениях. Проверьте его в разделе «Настройка — Начисления». Если его нет или он не подходит, создайте новый вид начисления вручную.
Ключевые параметры настройки: назначение начисления — «Прочие начисления и выплаты» либо аналогичное, выполняется — «По отдельному документу» (разовое начисление). На вкладке «Налоги, взносы, учет» укажите: НДФЛ — не облагается, страховые взносы — не облагается (доходы, не являющиеся объектом обложения). В настройках среднего заработка начисление не должно входить в базу для расчета среднего.
Для корректного отражения в бухгалтерском учете укажите способ отражения — как правило, расчеты с СФР по страховым взносам, поскольку пособие выплачивается за счет средств фонда. Если способ отражения настроен неверно, сумма попадет на счет затрат организации, и при синхронизации с 1С:Бухгалтерией потребуется ручная корректировка.
Налоги, взносы и отражение в отчетности
Пособие на погребение не облагается НДФЛ (пункт 1 статьи 217 НК РФ) и страховыми взносами (подпункт 1 пункта 1 статьи 422 НК РФ). При правильной настройке вида начисления сумма не попадет в приложение к 6-НДФЛ и в облагаемую базу расчета по страховым взносам. В отчете «Анализ ФОТ» и подобных она отразится отдельной строкой как необлагаемая выплата.
Поскольку пособие финансируется за счет СФР, работодатель после выплаты подает в фонд заявление о возмещении расходов с приложением подтверждающих документов, либо зачитывает сумму в счет уплаты взносов — порядок зависит от текущих правил взаимодействия с СФР. Документы на возмещение формируются в разделе «Отчетность, справки — Пособия за счет ФСС (СФР)» либо передаются через сервис электронного документооборота.
Проверьте результат после проведения: сформируйте расчетный листок сотрудника — пособие должно отображаться как отдельная необлагаемая строка. Затем сформируйте отчет «Налоги и взносы (кратко)» за период — сумма пособия не должна увеличивать базу ни по НДФЛ, ни по взносам.
Как проверить результат
Пособие показано отдельной строкой, НДФЛ по нему нулевой
С пособия исчислен НДФЛ или сумма вошла в облагаемый доход
База взносов не увеличилась на сумму пособия
Сумма пособия попала в облагаемую базу
К выплате стоит вся сумма пособия без удержаний
Программа удержала налог или алименты с пособия
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — оформление пособия через вид начисления «Материальная помощь». Материальная помощь имеет необлагаемый лимит по НДФЛ, а сверх лимита облагается налогом; пособие на погребение не облагается полностью, независимо от суммы. Если провести пособие как матпомощь, при крупной сумме возникнет излишне удержанный НДФЛ, который придется возвращать и корректировать отчетность.
Вторая ошибка — выплата пособия с опозданием. Закон требует выплатить его в день обращения, и перенос на дату зарплаты является нарушением. Третья типичная проблема — неверная сумма из-за устаревшей индексации или неучтенного районного коэффициента. Перед каждой выплатой сверяйте размер пособия, даже если недавно его уже выплачивали.
Если ошибка уже проведена, действуйте через сторнирование: отмените проведение неверного документа, исправьте настройку вида начисления, создайте документ заново и пересчитайте налоги. При уже сданной отчетности подайте уточненные расчеты. Не исправляйте суммы ручными операциями в бухгалтерии без корректировки в ЗУП — это создаст расхождения между учетными системами.
FAQ: частые вопросы по пособию на погребение в 1С
Кто выплачивает пособие, если умерший работал у нескольких работодателей?
Пособие выплачивает один из работодателей по выбору заявителя. Двойная выплата не допускается, поэтому при сомнениях стоит уточнить у заявителя, не обращался ли он к другому работодателю.
Облагается ли пособие на погребение НДФЛ, если сумма превышает установленный размер?
Работодатель выплачивает пособие строго в установленном законом размере, и эта сумма полностью освобождается от НДФЛ. Если организация дополнительно оказывает материальную помощь на похороны сверх пособия, она оформляется отдельным начислением и облагается по правилам материальной помощи.
Что делать, если в 1С:ЗУП нет предопределенного вида начисления для пособия?
Создайте новый вид начисления в разделе «Настройка — Начисления»: назначение — прочие выплаты, выполнение — по отдельному документу, НДФЛ и взносы — не облагается, в базу среднего заработка не включать.
Как выплатить пособие, если получатель не является работником организации?
Если умер работник, а пособие получает родственник, в ЗУП выплату обычно проводят через документы по уволенному сотруднику либо фиксируют в бухгалтерской программе с приложением заявления и справки о смерти. Конкретная методика зависит от настроек учета в организации.
Можно ли зачесть пособие в счет уплаты страховых взносов?
Расходы на пособие возмещаются СФР по заявлению работодателя с подтверждающими документами. Порядок возмещения или зачета определяется действующими правилами взаимодействия с фондом — уточняйте актуальный порядок в своем отделении СФР.
Что делать, если с пособия ошибочно удержали НДФЛ?
Отмените проведение документа, исправьте настройку вида начисления (НДФЛ — не облагается), проведите выплату заново и пересчитайте налог. Излишне удержанную сумму верните получателю, а при сданной отчетности подайте уточненный расчет 6-НДФЛ.
Что важно запомнить
Пособие на погребение в 1С:ЗУП оформляется разовым начислением, полностью необлагаемым НДФЛ и взносами, на основании заявления и справки о смерти. Выплатить его нужно в день обращения в актуальном размере с учетом районного коэффициента, а после выплаты — подать документы на возмещение в СФР. Перед проведением проверьте настройки вида начисления, чтобы избежать ошибок в налогах и отчетности.