Другое · 11 мин
Где внести доход с предыдущего места работы в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция: где и как внести доход с предыдущего места работы в 1С ЗУП для расчёта НДФЛ, вычетов и больничных. Документы, проверка, ошибки.
Когда сотрудник устраивается в компанию не с начала года, у него уже есть доход, облагаемый НДФЛ, от предыдущего работодателя. Эти данные нужны для правильного применения стандартных вычетов на детей, контроля предельной базы по страховым взносам и расчёта пособий. Если сведения не внести, программа предоставит вычеты лишний раз или неверно рассчитает взносы — и ошибка вскроется при сдаче отчётности.
В 1С:ЗУП для этого предусмотрены отдельные документы: «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» для больничных и пособий, а также ввод дохода для целей НДФЛ через документ «Операция учёта НДФЛ» или специальные поля в документе приёма на работу — в зависимости от релиза конфигурации. Ниже разберём оба сценария и порядок проверки результата.
Важно понимать: данные вносятся на основании официальных документов сотрудника — справки о доходах (ранее 2-НДФЛ, теперь справка из приложения к 6-НДФЛ) и справки о заработке по форме 182н. Вводить суммы «с голоса» нельзя — при проверке ФНС сличит данные с отчётностью прежнего работодателя.
Какие данные понадобятся от сотрудника
Прежде чем открывать программу, соберите у нового сотрудника два документа. Первый — справка о доходах и суммах налога физического лица (выдаётся прежним работодателем на основании данных 6-НДФЛ). Из неё берутся помесячные суммы дохода, предоставленные вычеты и удержанный НДФЛ с начала года. Второй — справка о сумме заработка за два предшествующих календарных года (форма 182н), нужная для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, беременности и уходу за ребёнком.
Если сотрудник работал в текущем году у нескольких работодателей, справки нужны с каждого места. Отсутствие справки не освобождает от правильного учёта: если сотрудник заявляет вычет на детей, а подтверждающих данных о доходе нет, безопаснее запросить справку или получить от сотрудника письменное заявление с указанием дохода — хотя налоговый риск в этом случае остаётся на работодателе.
Содержит помесячный доход, вычеты и удержанный налог с начала года
Заработок за два предшествующих года и дни исключаемых периодов
Вычеты и пособия считаются только по данным вашей организации
Ввод дохода для расчёта НДФЛ и вычетов
Для целей НДФЛ доход с прежнего места работы вносится документом «Операция учёта НДФЛ». Откройте раздел «Налоги и взносы» — «См. также» — «Операции учёта НДФЛ» (в ряде релизов путь: «Налоги и взносы» — «Все документы по НДФЛ»). Создайте новый документ, укажите организацию и сотрудника.
На вкладке «Доходы» добавьте строки по каждому месяцу работы у прежнего работодателя: дата получения дохода, код дохода (2000 — оплата труда, 2012 — отпускные и т. д. по справке), сумма дохода. На вкладке «Вычеты» перенесите предоставленные ранее стандартные, социальные и имущественные вычеты с их кодами. На вкладке «Исчислено по 13% (30%)» укажите суммы исчисленного налога, при необходимости — удержанного и перечисленного на соответствующих вкладках.
Документ проводится текущей датой, но данные в нём относятся к периодам работы у прежнего работодателя — именно поэтому программа корректно определит месяц, в котором доход сотрудника превысит лимит для детских вычетов. После проведения документа при следующем расчёте зарплаты вычеты будут применяться с учётом совокупного дохода.
- 1Получите от сотрудника справку о доходах с прежнего места работы
- 2Откройте «Налоги и взносы» → «Операции учёта НДФЛ» и создайте документ
- 3Заполните вкладку «Доходы» помесячно по справке с кодами доходов
- 4Заполните вкладку «Вычеты» кодами и суммами предоставленных вычетов
- 5Укажите исчисленный, удержанный и перечисленный НДФЛ на соответствующих вкладках
- 6Проведите документ и проверьте расчёт вычетов в ближайшем начислении зарплаты
Ввод заработка для расчёта больничных и пособий
Для пособий используется другой документ — «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Найти её можно в разделе «Зарплата» — «См. также» — «Справки о заработке для расчёта пособий» или через «Отчётность, справки». Создайте документ, укажите сотрудника и реквизиты страхователя (прежнего работодателя) из справки 182н: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР.
В табличной части укажите каждый расчётный год и сумму заработка, с которой начислялись взносы на ВНиМ. Если в справке указаны дни, приходящиеся на исключаемые периоды (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком), внесите и их — от этого зависит среднедневной заработок для пособий по беременности и уходу.
После проведения документа заработок автоматически подтянется в расчёт больничного листа. Проверить это можно, создав тестовый документ «Больничный лист» и открыв в нём расчёт среднего заработка — там должны отображаться данные и текущего, и прежнего работодателя.
Учёт дохода при приёме на работу и альтернативные способы
В свежих релизах 1С:ЗУП часть данных можно внести прямо при оформлении сотрудника. В документе «Приём на работу» на вкладке, связанной с НДФЛ, есть ссылка для ввода доходов с предыдущего места работы — после заполнения программа сама создаст соответствующую операцию учёта. Это удобно, когда сотрудник принимается со справками на руках.
Если организация обменивается данными с ФНС через сервисы электронного взаимодействия, часть сведений о доходах может подгружаться автоматически — но на практике надёжнее опираться на бумажные или электронные справки, предоставленные самим сотрудником, и сверять внесённые суммы с ними.
Для пособий существует и обратный механизм: если сотрудник не принёс справку 182н, пособие рассчитывается по имеющимся данным, а после предоставления справки производится перерасчёт (доначисление) документом «Больничный лист» с признаком исправления или отдельным документом перерасчёта.
Как выбрать действие
Проверка правильности внесённых данных
После ввода документов обязательно сверьте результат. Для НДФЛ сформируйте отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или «Анализ НДФЛ по сотрудникам» (раздел «Налоги и взносы» — «Отчёты по налогам и взносам») и проверьте, что доход с начала года включает суммы прежнего работодателя, а вычеты прекращаются в нужном месяце.
Для пособий откройте расчёт среднего заработка в любом больничном листе сотрудника: в таблице должны присутствовать строки с данными прежнего страхователя, а сумма среднедневного заработка должна соответствовать ручному расчёту по справке (заработок за два года, делённый на 730, с учётом исключаемых дней для декретных пособий).
Как проверить результат
Доход с начала года включает суммы прежнего работодателя, вычеты ограничены лимитом
Вычет предоставлен за все месяцы без учёта прежнего дохода
Отображаются данные прежнего страхователя за оба года
В расчёте только заработок текущей организации при наличии справки
НДФЛ исчислен с учётом совокупного дохода и ранее применённых вычетов
Налог заметно меньше ожидаемого — признак двойного вычета
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая ошибка — ввод дохода одной общей суммой без разбивки по месяцам. В этом случае программа не может определить месяц превышения лимита для вычетов, и вычеты применяются неверно. Всегда вносите данные помесячно, как в справке.
Вторая распространённая проблема — дублирование данных: доход внесён и через «Приём на работу», и отдельной «Операцией учёта НДФЛ». В результате доход задваивается, НДФЛ искажается, а отчёт 6-НДФЛ расходится с данными сотрудника. Перед вводом проверьте, не создана ли операция автоматически.
Третья ошибка — путаница между документами: бухгалтер вносит справку 182н и ждёт, что вычеты по НДФЛ станут применяться корректно. Эти документы не связаны. Также опасно редактировать прошлые периоды после сдачи отчётности без сторнирования — это приводит к расхождениям между учётом и поданными формами.
Ограничения и особенности учёта
Доход прежнего работодателя учитывается только для стандартных вычетов и контроля лимитов — он не переносится в базу по страховым взносам на ОПС и ОМС (предельная база по этим взносам считается каждым работодателем самостоятельно), а вот по взносам на ВНиМ для расчёта пособий заработок учитывается через справку 182н. Это частый источник недопонимания.
Если сотрудник работал у прежнего работодателя по совместительству или ГПХ, уточните, какие именно доходы указаны в справке: для пособий учитывается заработок, с которого платились взносы на ВНиМ, а выплаты по ГПХ в расчёт пособий входят только при наличии таких взносов.
Что важно запомнить
Доход для НДФЛ вносится «Операцией учёта НДФЛ» помесячно, заработок для пособий — входящей справкой о заработке. Оба документа заполняются строго по справкам прежнего работодателя, а результат проверяется регистром налогового учёта и расчётом среднего заработка.
Частые вопросы
Можно ли внести доход прошлых лет, а не только текущего года?
Для НДФЛ доход прошлых лет не требуется — налог считается в рамках текущего налогового периода. Для пособий нужен заработок именно за два предшествующих календарных года, и он вносится входящей справкой о заработке независимо от того, когда сотрудник принят.
Сотрудник принят в декабре, а справку принёс в марте. Что делать?
Внесите «Операцию учёта НДФЛ» сразу после получения справки. При следующем расчёте зарплаты программа пересчитает вычеты с начала года и скорректирует НДФЛ автоматически. Если отчётность уже сдана, проверьте, не придётся ли подавать уточнённый 6-НДФЛ.
Где в 1С:ЗУП найти список всех операций учёта НДФЛ?
Раздел «Налоги и взносы» — «См. также» — «Операции учёта НДФЛ». Если журнал не отображается, проверьте настройки навигации раздела или воспользуйтесь поиском по «Все функции».
Нужно ли вносить доход, если сотрудник не претендует на вычеты?
Формально без вычетов доход прежнего работодателя на расчёт НДФЛ в вашей организации не влияет — налог считается нарастающим итогом только по вашим выплатам. Однако ввод данных полезен для полноты налогового регистра и корректной справки о доходах при увольнении.
Что делать, если справки с прежнего места работы получить невозможно?
Сотрудник может запросить сведения о доходах через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС или через Госуслуги. Без документального подтверждения вносить суммы в учёт не рекомендуется — при проверке расхождения с данными ФНС повлекут доначисления и штрафы.