Заявление на ведение трудовой книжки в 1С ЗУП: где найти и как оформить

С 2021 года работодатели ведут сведения о трудовой деятельности в электронном виде, а работник выбирает формат трудовой книжки: бумажный или электронный. Решение сотрудник фиксирует заявлением, и этот документ должен быть отражён в 1С:ЗУП — иначе программа не сможет корректно формировать отчётность ЭФС-1 (ранее СЗВ-ТД) и учитывать способ ведения книжки при кадровых операциях.

В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 заявление хранится в карточке сотрудника, а способ ведения трудовой книжки фиксируется кадровым документом. Ниже разобраны точные пути в меню, порядок оформления, печать заявления и проверка того, что данные попали в учёт корректно.

Где находится заявление в меню 1С ЗУП

Основной путь: раздел «Кадры» → «Сотрудники». Откройте карточку нужного работника и найдите гиперссылку «Трудовая деятельность» (в некоторых релизах — «Трудовая книжка») рядом с личными данными. По этой ссылке открывается форма, где указывается способ ведения трудовой книжки и дата подачи заявления.

Альтернативный путь — журнал документов «Кадры» → «Все кадровые документы». Через кнопку «Создать» в списке доступен документ, фиксирующий выбор сотрудника. В свежих релизах он может называться «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» или отражаться как изменение способа ведения трудовой книжки.

Если в вашей базе включён учёт через «Приёмы на работу» и «Кадровые переводы», способ ведения книжки можно указать и там — в табличной части или на закладке с трудовой деятельностью. Это удобно при первичном оформлении нового сотрудника: заявление регистрируется сразу вместе с приёмом.

Как зарегистрировать заявление сотрудника пошагово

Регистрация заявления — это не просто прикрепление скана, а изменение учётного признака, от которого зависит отчётность. Порядок действий следующий.

1. 1
   Откройте: Кадры → Сотрудники → карточка работника.
2. 2
   Перейдите по гиперссылке «Трудовая деятельность» (или «Трудовая книжка»).
3. 3
   Укажите способ ведения: бумажная трудовая книжка или сведения в электронном виде.
4. 4
   Введите дату подачи заявления — именно она определяет момент перехода на выбранный формат.
5. 5
   Запишите изменения и проверьте, что в карточке отобразился новый способ ведения.
6. 6
   Приложите скан подписанного заявления через кнопку прикрепления файлов (скрепка) в карточке сотрудника или документа.

Дата заявления критична: если сотрудник подал заявление о сохранении бумажной книжки, работодатель обязан продолжать её вести. Если выбран электронный формат — с даты, указанной в заявлении, записи в бумажную книжку прекращаются, а в неё вносится запись о подаче заявления.

Как распечатать бланк заявления из 1С

Типовая печатная форма заявления в ЗУП доступна не во всех релизах. Проверьте карточку сотрудника: кнопка «Печать» в шапке или в меню «Ещё». Если формы «Заявление о способе ведения трудовой книжки» там нет, варианты такие:

• использовать типовой документ «Заявление сотрудника» (раздел «Кадры» → «Заявления сотрудников»), если он включён в функциональности, и выбрать подходящий шаблон;
• подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки»;
• подготовить бланк в текстовом редакторе по рекомендованной форме и хранить подписанный скан в прикреплённых файлах сотрудника.

При подключении внешних обработок убедитесь, что файл получен из надёжного источника и проверен на тестовой копии базы: внешняя обработка исполняется с правами пользователя и теоретически может изменить данные.

Связь заявления с отчётностью ЭФС-1 (СЗВ-ТД)

Зарегистрированный способ ведения трудовой книжки напрямую влияет на кадровую отчётность. При приёме на работу сотрудника, выбравшего электронный формат, в отчёт ЭФС-1 (подраздел 1.1, бывший СЗВ-ТД) передаётся сведение о поданном заявлении с указанием даты.

Проверить, что данные попадут в отчёт, можно так: «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» или журнал «ЭФС-1» в разделе «Отчётность, справки». Сформируйте отчёт по сотруднику и убедитесь, что мероприятие «Подача заявления» отражено с корректной датой и признаком формата книжки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Способ ведения в карточке сотрудника

Норма

Указан актуальный формат и дата заявления

Тревожный признак

Поле пустое или дата не совпадает с бумажным заявлением

Отчёт ЭФС-1 по сотруднику

Норма

Есть мероприятие о подаче заявления с верной датой

Тревожный признак

Мероприятие отсутствует или дата неверна

Прикреплённые файлы

Норма

Скан подписанного заявления открывается из карточки

Тревожный признак

Файл отсутствует или прикреплён к другому сотруднику

Типичные ошибки при оформлении

Особенно опасна ситуация с «двойным» учётом: сотрудник выбрал электронный формат, а кадровик продолжает вносить записи в бумажную книжку. Это нарушение порядка ведения трудовых книжек и основание для претензий при трудовой проверке.

Если заявление подано до внедрения ЗУП или в другой программе

При переходе на ЗУП с другой системы (ЗУП 2.5, ЗиК, сторонний кадровый учёт) данные о заявлениях переносятся не всегда. После миграции выполните выборочную проверку: откройте карточки сотрудников, принятых после 2020 года, и убедитесь, что способ ведения книжки заполнен.

Если сведения не перенеслись, введите их вручную через карточку сотрудника с корректными датами из бумажных заявлений. Массовую загрузку можно выполнить обработкой, но только в тестовой базе и с проверкой результата на нескольких сотрудниках.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник только принят и подал заявление вместе с документами о приёмеУкажите способ ведения книжки прямо в документе «Приём на работу» и приложите скан заявления

Действующий сотрудник решил сменить формат книжкиСоздайте отдельное изменение способа ведения через карточку сотрудника с датой нового заявления

Заявление есть на бумаге, но в базе его нетЗарегистрируйте его с фактической датой из документа и проверьте отчётность ЭФС-1 за соответствующий период

Нужен печатный бланк, а типовой формы нетПодключите внешнюю печатную форму или используйте шаблон вне программы, храня скан в прикреплениях

Частые вопросы

Где в ЗУП 3.1 посмотреть, какой формат книжки выбрал сотрудник?

Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и перейдите по гиперссылке «Трудовая деятельность». Там отображается текущий способ ведения и дата заявления. Сводно по всем работникам данные можно вывести отчётом по сотрудникам с настройкой нужных полей.

Можно ли изменить дату заявления после того, как отчёт ЭФС-1 уже сдан?

Дату в программе исправить можно, но сданную отчётность это не изменит автоматически. Нужно сформировать корректирующий или отменяющий отчёт ЭФС-1 за тот период и сдать его повторно, иначе данные в СФР останутся прежними.

Что делать, если сотрудник отказался подавать заявление?

Если заявление не подано, по умолчанию считается, что работник не определился — работодатель продолжает вести бумажную книжку. В ЗУП в этом случае способ ведения оставляют «бумажный», а отсутствие заявления фиксируют в личном деле.

Хранится ли скан заявления в типовой ЗУП?

Да, если включена работа с присоединёнными файлами. Скан прикрепляется к карточке сотрудника или к кадровому документу кнопкой со скрепкой. Проверьте в «Администрировании», что хранение файлов настроено и пользователю хватает прав.

Нужно ли регистрировать заявление при кадровом переводе?

Нет, если формат книжки не меняется. Способ ведения привязан к сотруднику, а не к конкретному месту работы внутри организации. Новое заявление регистрируется только когда работник меняет выбранный формат.