Другое · 10 мин
Где в 1С ЗУП внести заработок предыдущего работодателя
Как в 1С ЗУП внести заработок с предыдущего места работы для расчёта больничных и пособий: справка о заработке, документ «Входящая справка», проверка расчёта.
При приёме нового сотрудника бухгалтеру часто нужно учесть его заработок у прежнего работодателя — без этого пособия по больничным листам, по беременности и родам и по уходу за ребёнком будут рассчитаны заниженно, исходя только из МРОТ. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный документ, и данные из него автоматически подхватываются при расчёте среднего заработка для пособий.
Основанием для ввода служит справка о заработке, которую сотрудник приносит от предыдущего работодателя (ранее — форма 182н, сейчас сведения о сумме заработной платы), либо данные, поступившие по запросу в СФР. В справке указываются суммы выплат по годам расчётного периода и количество исключаемых дней — дней болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком.
Важно понимать: заработок предыдущего работодателя учитывается только для расчёта пособий за счёт средств СФР. На расчёт отпускных, командировочных и обычной зарплаты он не влияет — там средний заработок считается только по данным текущего места работы.
Когда вообще нужно вносить заработок предыдущего работодателя
Документ требуется, если сотрудник в расчётном периоде (два календарных года, предшествующих году страхового случая) работал у других работодателей и хочет, чтобы этот заработок учитывался при расчёте пособия. Типичная ситуация — сотрудник принят в текущем или прошлом году и принёс справку с прежнего места работы.
Если справки нет, пособие рассчитывается только из заработка в вашей организации, а при его отсутствии — из МРОТ. Сотрудник вправе принести справку позже: тогда пособие пересчитывается за весь прошедший период, но не более чем за три года.
Не нужно вносить данные, если сотрудник работает у вас давно и весь расчётный период отработал только в вашей организации — программа возьмёт всё из начислений. Также справка не требуется, если сотрудник сам отказывается её предоставлять и согласен на расчёт из имеющихся данных.
Где находится документ для ввода справки
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 документ называется «Входящая справка о заработке для расчёта пособий». Найти его можно двумя путями: через раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» или через раздел «Отчетность, справки» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)».
Если пункта нет в меню, проверьте настройку состава начислений и удержаний: «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Оплата отпусков и пособий» — там должны быть включены опции, связанные с расчётом пособий. Также документ можно найти через поиск в разделе «Все функции».
- 1Откройте «Зарплата» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» и нажмите «Создать»
- 2Выберите сотрудника и укажите наименование страхователя (предыдущего работодателя), его ИНН и КПП при наличии
- 3Заполните таблицу по годам: сумму заработка и количество исключаемых дней за каждый год расчётного периода
- 4Проверьте, что годы и суммы совпадают со справкой сотрудника
- 5Проведите документ и пересчитайте ранее рассчитанные больничные при необходимости
Как заполнить документ «Входящая справка о заработке»
В шапке документа укажите организацию (вашу), сотрудника и дату документа. В поле «Страхователь» введите название предыдущего работодателя — можно произвольным текстом, но для порядка лучше переносить наименование из справки. Реквизиты ИНН и КПП страхователя желательно заполнить: они используются в отчётности и при обмене с СФР.
Основная часть — таблица по годам. Для каждого года расчётного периода укажите сумму заработка, на которую начислялись взносы на ВНиМ, и количество календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком. Именно эти дни исключаются из расчёта пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
Если справок несколько (сотрудник работал у двух-трёх работодателей), создайте отдельный документ на каждого страхователя. Программа суммирует заработок по всем входящим справкам и по начислениям в вашей организации, при этом контролируя предельную базу по взносам за каждый год.
Особенности заполнения исключаемых дней
Поле с количеством дней болезни и декретных периодов влияет только на пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком — для обычных больничных эти дни не исключаются. Если в справке дни не указаны, оставьте поле пустым, не ставьте ноль «для заполненности» — на расчёт это не повлияет, но и лишних вопросов не создаст.
Как проверить, что заработок учёлся в расчёте пособия
Создайте или откройте документ «Больничный лист» по этому сотруднику. На закладке «Оплата» (или в форме расчёта среднего заработка — кнопка с изображением калькулятора рядом с полем среднего заработка) откройте подробную форму «Расчет среднего заработка». В таблице по годам должны появиться суммы из вашей организации и из входящей справки отдельными строками или суммарно — в зависимости от представления.
Если больничный был рассчитан до ввода справки, откройте его и нажмите «Исправить» или просто перепроведите документ после обновления данных о среднем заработке — сумма пособия пересчитается. Для уже выплаченных пособий корректно оформляйте доначисление, чтобы не нарушить взаиморасчёты с сотрудником и фондом.
Как проверить результат
Суммы по годам включают заработок из входящей справки
Виден только заработок текущей организации или расчёт из МРОТ
Документ проведён до даты расчёта больничного или больничный пересчитан
Справка введена позже, а больничный не пересчитывался
Не превышает предельную базу по взносам за соответствующий год
Программа обрезает сумму или выдаёт предупреждение о превышении
Альтернативные способы получения данных о заработке
Если сотрудник не может получить справку у прежнего работодателя (организация ликвидирована, находится в другом регионе), он вправе написать заявление о направлении запроса в СФР. В ЗУП для этого предусмотрен документ «Запрос в СФР о проверке работодателя» и механизмы электронного взаимодействия с фондом — ответ с данными о заработке поступает в информационную базу и может быть загружен автоматически.
Также данные о заработке могут поступать через сервис 1С-Отчётность при обмене с СФР. Этот путь дольше, чем ручной ввод справки, но исключает ошибки ручного переноса цифр и подтверждает достоверность данных.
Сравнение вариантов
Быстрый способ при наличии бумажной справки от сотрудника. Риск — ошибка при переносе сумм, поэтому сверяйте каждое число с оригиналом.
Подходит, когда справки нет или есть сомнения в её подлинности. Занимает больше времени, но данные официально подтверждены.
Применяется, когда пособие нужно выплатить срочно. После получения справки обязателен пересчёт и доплата за весь период.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — ввод заработка в неправильный документ. Некоторые бухгалтеры пытаются отразить его через «Данные для расчёта зарплаты» или разовым начислением — это приводит к лишним суммам в расчётной ведомости, НДФЛ и взносах. Заработок прошлых лет у другого работодателя не должен проходить по вашему учёту начислений вообще.
Вторая ошибка — ввод суммы целиком за два года в одну строку. Программа сравнивает заработок с предельной базой по каждому году отдельно, поэтому годы нужно распределять строго по справке. Третья типичная проблема — забытый пересчёт уже оплаченных больничных после ввода справки: сотрудник недополучает пособие, а при проверке это вскрывается.
Учтите ограничение: заработок предыдущего работодателя не участвует в расчёте отпускных и командировочных — там действует своё правило о расчётном периоде в 12 месяцев по данным текущего работодателя. Не пытайтесь «подтянуть» справку в эти расчёты, программа и не даст этого сделать штатно.
Что проверить перед закрытием периода
Перед расчётом зарплаты за месяц, в котором были больничные новых сотрудников, полезно свериться со списком входящих справок: все ли принесённые документы введены. Удобно завести внутреннее правило — справка вводится в день приёма сотрудника или в день получения документа, а не в момент наступления страхового случая.
Дополнительно проверьте, что в карточке сотрудника корректно указан стаж для больничных (документы о стаже, «Начисления и удержания» → «Стажи»), так как процент оплаты зависит от страхового стажа, а не только от среднего заработка. Справка о заработке сама по себе стаж не подтверждает.
Что важно запомнить
Заработок предыдущего работодателя вводится только документом «Входящая справка о заработке для расчёта пособий» по данным официальной справки, распределяется по годам и влияет исключительно на пособия СФР. После ввода справки ранее рассчитанные больничные нужно пересчитать.
Частые вопросы
Сотрудник принёс справку после того, как больничный уже оплачен. Что делать?
Введите входящую справку тем месяцем, когда она получена, затем откройте больничный и пересчитайте его — программа доначислит разницу. Доплата отражается в текущем периоде и выплачивается с ближайшей зарплатой. Пересчёт возможен за период не более трёх лет, предшествующих дню представления справки.
Можно ли внести заработок без справки, по словам сотрудника?
Нет. Основанием служит только официальная справка от работодателя или данные, полученные из СФР по запросу. Расчёт по устным данным грозит отказом фонда в зачёте расходов и необходимостью удерживать переплату с сотрудника.
Сотрудник работал у трёх работодателей в расчётном периоде. Сколько документов создавать?
На каждого страхователя создаётся отдельный документ «Входящая справка о заработке». Программа просуммирует заработок по всем справкам и начислениям в вашей организации, применив предельную базу по каждому году.
Почему введённая справка не влияет на расчёт отпускных?
Это нормально. Заработок у предыдущего работодателя по законодательству учитывается только при расчёте пособий по нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Отпускные и командировочные считаются из выплат текущего места работы за 12 месяцев.
Что делать, если сумма в справке больше предельной базы за год?
Вносите сумму как указано в справке — программа сама ограничит её предельной величиной базы по взносам на ВНиМ за соответствующий год при расчёте среднего заработка. Искусственно уменьшать сумму при вводе не нужно.
Где посмотреть все введённые справки по сотруднику?
Откройте журнал «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» в разделе «Зарплата» и установите отбор по сотруднику. Также суммы видны в форме расчёта среднего заработка внутри любого больничного листа этого сотрудника.