Где в 1С:ЗУП найти сведения о застрахованном лице

Сведения о застрахованном лице в 1С:Зарплата и управление персоналом — это персональные данные сотрудника, которые используются для персонифицированного учета в СФР (бывшие ПФР и ФСС): ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, пол, гражданство, адрес и документ, удостоверяющий личность. Найти их можно в нескольких местах программы, и выбор зависит от задачи: посмотреть данные, исправить их, отправить в фонд или проверить, что именно уйдет в отчет.

Основное хранилище — карточка физического лица, а не карточка сотрудника. Это принципиально важно: в ЗУП один человек может быть оформлен как несколько сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство), но сведения о застрахованном лице привязаны к физлицу и редактируются один раз для всех позиций.

Где хранятся персональные данные: карточка физического лица

Базовый набор сведений о застрахованном лице находится в карточке физического лица. Чтобы открыть ее, зайдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники», откройте нужного сотрудника и перейдите по ссылке на физическое лицо в шапке карточки. Либо откройте справочник напрямую: «Настройка» → «Физические лица» (в некоторых релизах путь доступен через «Кадры» → «Физические лица»).

В карточке физлица хранятся: ФИО (с историей изменений), дата рождения, пол, СНИЛС, ИНН, гражданство, документ, удостоверяющий личность, адреса по прописке и фактического проживания, контактная информация. Именно отсюда данные подтягиваются во все отчеты и документы персучета.

Обратите внимание на историчность: смена фамилии или документа фиксируется с указанием даты. Если изменение внесено «задним числом» без даты, отчеты за прошлые периоды могут сформироваться с некорректными данными. Всегда указывайте фактическую дату изменения при редактировании.

Документ «Сведения о застрахованном лице» для СЭДО с СФР

Отдельный документ с одноименным названием используется для электронного обмена с СФР: регистрации нового застрахованного лица, изменения его данных, подтверждения регистрации. Найти его можно в разделе «Отчетность, справки» → «СЭДО с СФР (бывш. ПФР, ФСС)» либо через «Отчетность, справки» → «Персонифицированный учет» в зависимости от релиза конфигурации.

Документ создается по кнопке «Создать»: выбирается сотрудник, и программа автоматически подтягивает данные из карточки физлица. Перед отправкой проверьте, что все поля заполнены — незаполненный СНИЛС или отсутствующий документ, удостоверяющий личность, приведут к отказу при выгрузке.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного человека
2. 2
   Откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке на физическое лицо
3. 3
   Проверьте ФИО, СНИЛС, ИНН, дату рождения и документ, удостоверяющий личность
4. 4
   Если нужно отправить данные в СФР — создайте документ «Сведения о застрахованном лице» через «Отчетность, справки» → «СЭДО с СФР»
5. 5
   Проверьте статус отправки в журнале обмена с фондом

Где посмотреть данные для отчетов СЗВ-ТД, ЕФС-1 и СЗВ-СТАЖ

В отчеты персучета сведения о застрахованных лицах попадают автоматически из карточек физлиц и кадровых документов. Отчеты формируются в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД», «ЕФС-1» (в актуальных релизах СЗВ-СТАЖ и ряд форм объединены в ЕФС-1).

Чтобы увидеть, какие именно сведения уйдут по конкретному человеку, откройте сформированный отчет и найдите сотрудника в табличной части. Программа подсвечивает ошибки заполнения: красным цветом отмечаются пустые обязательные поля и несоответствия формату (например, СНИЛС не проходит контрольную проверку).

Если в отчете данные отличаются от актуальных, не исправляйте их вручную в форме отчета — вернитесь в карточку физлица, внесите изменение с правильной датой и перезаполните отчет. Ручная правка в отчете не сохраняется в учетных данных и создаст расхождение в следующем периоде.

Сведения для больничных и прямых выплат ФСС/СФР

Для электронных больничных и прямых выплат используются те же сведения о застрахованном лице, но критично заполнение дополнительных полей: адрес регистрации, банковские реквизиты для перечисления пособий, номер телефона. Банковский счет указывается в карточке физлица на закладке с лицевыми счетами или в документе заявления на выплату пособия.

Заявления сотрудников на выплату пособий находятся в разделе «Отчетность, справки» → «Пособия за счет ФСС» (или «Прямые выплаты» в зависимости от релиза). Там же отслеживается статус отправки и ответы фонда. Если фонд вернул заявление с ошибкой «неверные сведения о застрахованном лице», первым делом сверяйте СНИЛС и ФИО с данными карточки.

Контрольные точки

Как проверить корректность данных

СНИЛС в карточке физлица

Норма

11 цифр, проходит контрольную сумму, без пробелов в выгрузке

Тревожный признак

Ошибка проверки контрольного числа, отказ фонда

ФИО и дата рождения

Норма

Совпадают с документом, удостоверяющим личность, история изменений ведется с датами

Тревожный признак

Расхождение с паспортом, изменения без даты

Документ, удостоверяющий личность

Норма

Заполнены серия, номер, кем и когда выдан

Тревожный признак

Пустые поля или просроченный документ

Адрес регистрации

Норма

Заполнен по КЛАДР/ФИАС, используется в пособиях

Тревожный признак

Адрес в свободной форме, фонд отклоняет заявление

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — дубли физических лиц. Один и тот же человек заведен дважды (например, при повторном приеме на работу создали новое физлицо), и сведения о застрахованном лице разъехались: в одной карточке старый СНИЛС, в другой — актуальный. Найдите дубли через поиск по ФИО и дате рождения в справочнике «Физические лица» и объедините их штатной обработкой поиска и удаления дублей, предварительно сделав резервную копию базы.

Вторая типичная ситуация — сотрудник принят, но СНИЛС не внесен, потому что «бумажку еще не принес». В этом случае СЗВ-ТД на прием отправить не удастся. Запрашивайте СНИЛС при оформлении, а если человек ранее не был застрахован — оформляйте документ на регистрацию в СФР через СЭДО.

Третья ошибка — правка данных только в карточке сотрудника, а не физлица. Часть полей (например, табельный номер, подразделение) относится к сотруднику, но персональные сведения живут в физлице. Если вы изменили фамилию в сотруднике, а в физлице осталась старая — отчеты сформируются со старыми данными.

Когда нужны права и помощь администратора

Если вы не видите раздел «СЭДО с СФР» или не можете редактировать карточку физлица, скорее всего, у вашей учетной записи недостаточно прав. В типовой ЗУП работа с персонифицированным учетом требует профиля «Специалист по персонифицированному учету» или расширенных прав кадровика. Обратитесь к администратору 1С для настройки ролей.

Обмен с СФР требует настроенного подключения: действующего сертификата электронной подписи, настроенного обмена через 1С-Отчетность или оператора СЭДО. Если документ создан, но не уходит, проверяйте раздел «Администрирование» → «Обмен электронными документами» и журнал обмена — там видны причины отказов.

Частые вопросы

Чем отличается карточка сотрудника от карточки физического лица?

Сотрудник — это трудовые отношения: должность, подразделение, табельный номер, график. Физическое лицо — сам человек: ФИО, СНИЛС, ИНН, паспорт. Сведения о застрахованном лице хранятся именно в физлице и общие для всех сотрудников, связанных с этим человеком.

Где посмотреть, какие сведения уже отправлены в СФР?

В журнале СЭДО («Отчетность, справки» → «СЭДО с СФР») у каждого документа есть статус: создан, отправлен, принят, отклонен. Откройте отправленный документ — там зафиксированы данные на момент отправки, а также квитанции и ответы фонда.

Сотрудник сменил фамилию — что делать в ЗУП?

В карточке физлица откройте историю изменения ФИО, добавьте новую запись с датой смены по паспорту и обновите документ, удостоверяющий личность. Затем создайте документ «Сведения о застрахованном лице» на изменение и отправьте в СФР, чтобы данные фонда были актуальны.

Почему фонд отклонил сведения с ошибкой по СНИЛС?

Чаще всего СНИЛС введен с опечаткой, не проходит контрольную сумму или принадлежит другому человеку. Сверьте номер с карточкой СНИЛС сотрудника. Если номер в ЗУП верный, но фонд его не находит — возможно, человек ранее не регистрировался, и нужно подать сведения на первичную регистрацию.

Можно ли массово проверить заполнение сведений по всем сотрудникам?

Да. Сформируйте любой отчет персучета (например, СЗВ-ТД или ЕФС-1) за текущий период — при заполнении программа проверит всех включенных сотрудников и покажет список ошибок: пустые СНИЛС, незаполненные документы, отсутствующие адреса. Также есть штатные отчеты по персональным данным в разделе «Кадры».

Где указать банковские реквизиты для выплаты пособий?

В карточке физического лица в разделе лицевых счетов либо непосредственно в заявлении на выплату пособия в разделе прямых выплат. Реквизиты из заявления уходят в СФР вместе со сведениями о застрахованном лице.