Другое · 10 мин
Где в 1С ЗУП среднесписочная численность работников
Где найти среднесписочную численность в 1С ЗУП 3.1: отчёты «Численность и текучесть кадров», «Штатное расписание», настройка отбора, проверка расчёта и типичные ошибки.
Среднесписочная численность (ССЧ) в 1С:ЗУП 3.1 рассчитывается автоматически на основе кадровых документов — приёмов, увольнений, отпусков и графиков работы. Отдельного документа «Среднесписочная численность» в программе нет: показатель формируется отчётами раздела «Кадры» и используется в регламентированной отчётности для ФНС и статистики.
Основная точка входа — отчёт «Численность и текучесть кадров» (в некоторых релизах — «Численность работников»). Он показывает среднесписочную и списочную численность за произвольный период с расшифровкой по сотрудникам. Дополнительно ССЧ выводится в отчёте «Статистика персонала» и в форме сведений о среднесписочной численности, передаваемой в налоговую.
Корректность цифры зависит от того, насколько полно ведётся кадровый учёт: все ли приёмы и увольнения проведены, правильно ли указаны виды занятости (основное место, совместительство), оформлены ли отпуска без сохранения и декретные отпуска. Если кадровые документы ведутся не в ЗУП, а только расчётные, отчёт покажет искажённые данные.
Где именно находится отчёт со среднесписочной численностью
Основной путь: раздел «Кадры» → группа «Отчеты по кадрам» → «Численность и текучесть кадров». После открытия укажите период (обычно месяц, квартал или год) и организацию, затем нажмите «Сформировать». В таблице появятся колонки со списочной и среднесписочной численностью на начало и конец периода, а также приём и убытие.
Если отчёта нет в списке, проверьте права пользователя и состав подсистем: в некоторых настройках интерфейса отчёт доступен через «Настройки навигации» раздела «Кадры». Также быстрый поиск работает через строку поиска в верхней части окна программы — введите «численность» и система покажет подходящие отчёты.
Второй источник — отчёт «Статистика персонала» (раздел «Кадры» → «Отчеты по кадрам»). Он ориентирован на формы статистической отчётности и содержит среднесписочную численность в разрезе категорий работников, включая внешних совместителей и работников по ГПХ, которые в ССЧ для налоговой не включаются.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Отчеты по кадрам» → «Численность и текучесть кадров»
- 2Укажите период и организацию, при необходимости добавьте отбор по подразделению
- 3Нажмите «Сформировать» и найдите колонку «Среднесписочная численность»
- 4Для расшифровки дважды щёлкните по цифре или настройте вариант отчёта с детализацией по сотрудникам
- 5Сверьте итог с регламентированным отчётом для ФНС перед сдачей
Как программа считает ССЧ
Расчёт выполняется по общим правилам статистики: за каждый календарный день периода определяется списочная численность, затем сумма делится на число календарных дней. Работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребёнком и в учебном отпуске без сохранения зарплаты, в среднесписочную численность не включаются — программа исключает их автоматически по данным кадровых документов.
Сотрудники, работающие неполное рабочее время по соглашению, учитываются пропорционально отработанному времени. Внутренние совместители считаются как один человек по основному месту работы. Внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ в ССЧ не входят — для них в отчётах предусмотрены отдельные показатели.
Настройка отчёта и расшифровка по сотрудникам
Стандартный вариант отчёта показывает цифры в целом по организации. Чтобы увидеть, из кого складывается показатель, откройте «Настройки» (кнопка в шапке отчёта) и перейдите в расширенный режим: добавьте в структуру группировку «Сотрудник» или «Подразделение». После пересчёта отчёт покажет вклад каждого работника в ССЧ — дробные значения у сотрудников с неполным рабочим временем здесь нормальны.
Полезно сохранить настроенный вариант через «Ещё → Сохранить вариант отчёта», чтобы не повторять настройку каждый месяц. Если нужна выгрузка для проверки, отчёт выводится в табличный документ и сохраняется в Excel стандартной командой сохранения.
Отбор по подразделению или виду занятости
На вкладке «Отбор» в настройках добавьте условие по подразделению, должности или виду занятости. Это удобно, когда головная организация и обособленные подразделения отчитываются раздельно: сформируйте отчёт с отбором по конкретному подразделению и сверьте с данными, подаваемыми по месту нахождения обособки.
Сведения о среднесписочной численности для ФНС
Для сдачи в налоговую используется не произвольный отчёт, а регламентированная форма. Путь: «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → «Создать» → раздел «ФНС» → «Сведения о среднесписочной численности». Форма заполняется автоматически по данным кадрового учёта за выбранный год.
Перед отправкой нажмите «Заполнить» заново, если после первоначального формирования проводились новые кадровые документы. Затем выполните встроенную проверку («Проверка → Проверить заполнение») — программа укажет на незаполненные реквизиты. Сам показатель ССЧ сверьте с отчётом «Численность и текучесть кадров» за тот же год: значения должны совпасть с точностью до округления.
Почему цифра не совпадает с ожиданиями
Самая частая причина расхождений — непроведённые или запланированные, но не утверждённые кадровые документы. Отчёт учитывает только проведённые приёмы и увольнения. Проверьте журналы «Приемы» и «Увольнения» в разделе «Кадры» на наличие черновиков.
Вторая причина — дубли физических лиц и сотрудников. Если один человек заведён дважды, ССЧ завышается. Используйте сервис «Поиск и устранение дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») и объедините дубли до формирования отчётности.
Третья группа ошибок — неверно оформленные отпуска. Если отпуск по уходу за ребёнком введён не кадровым документом, а просто невыходом, программа продолжит включать сотрудника в ССЧ, хотя по правилам он исключается. Проверьте, что все длительные отсутствия оформлены соответствующими документами.
Проверка результата перед сдачей
Минимальная проверка — сопоставить ССЧ из отчёта «Численность и текучесть кадров» с регламентированной формой для ФНС за тот же период. Допустимы различия только из-за округления. Если расхождение больше, ищите причину в настройках отбора: регламентированная форма считает по головной организации с учётом обособленных подразделений или без — в зависимости от реквизитов.
Для ручной сверки по месяцу сложите ежедневную списочную численность (её видно в том же отчёте с группировкой по датам) и разделите на число календарных дней. Совпадение с программным результатом подтверждает корректность настройки.
Как проверить результат
Значения совпадают с точностью до округления
Расхождение больше единицы — проверяйте отборы и период
Исключены из ССЧ автоматически
Включены в численность — отпуск оформлен не кадровым документом
Сумма дробных значений даёт итог отчёта
Есть сотрудники-дубли или лишние строки
Ограничения и альтернативные способы получить ССЧ
Если кадровый учёт ведётся в другой программе (например, только расчёт зарплаты в ЗУП, а приёмы — в бумажном виде или Excel), отчёт по ССЧ будет неточным. В таком случае показатель считается вручную или загружается через доработки; надёжнее перевести кадровый учёт в ЗУП полностью.
Для управленческих целей, когда нужна не регламентированная ССЧ, а «фактически работающие», используйте отчёты «Списки работников» или универсальный отчёт по регистру кадровых данных — они показывают состав без статистических исключений. Не подменяйте ими регламентированный показатель при сдаче отчётности.
Какой отчёт выбрать
Основной рабочий инструмент: ССЧ за любой период, расшифровка по сотрудникам и подразделениям
Только для сдачи в ФНС: регламентированная форма с автозаполнением, не подходит для внутреннего анализа
Для форм статистики и анализа по категориям: совместители и ГПХ показаны отдельно
Фактический состав на дату без статистического расчёта — для управленческих задач
Формируйте отчёт по ССЧ в последний рабочий день месяца после проведения всех кадровых документов и сохраняйте PDF-копию. Если позже кто-то перепроведёт документы задним числом, у вас останется зафиксированная версия для сверки с уже сданной отчётностью.
Частые вопросы
Где в ЗУП 3.1 посмотреть ССЧ за произвольный период, например за квартал?
В отчёте «Численность и текучесть кадров» укажите нужные даты начала и окончания — программа рассчитает ССЧ за любой интервал, не только за месяц или год. Ограничений по длине периода нет.
Почему в отчёте дробное значение среднесписочной численности?
Это нормально: сотрудники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально отработанному времени, а среднее за период редко бывает целым. Округление до целого выполняется только в итоговом показателе регламентированной формы.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет. Внешние совместители и работники по договорам ГПХ в ССЧ не включаются — для них в отчётах ЗУП предусмотрены отдельные показатели, например в «Статистике персонала».
Отчёт показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что проверить?
Убедитесь, что выбрана правильная организация и период, а приёмы на работу проведены. Также проверьте, не установлен ли в настройках отчёта отбор, исключающий всех сотрудников (например, по удалённому подразделению).
Можно ли получить ССЧ по обособленному подразделению отдельно?
Да. В настройках отчёта «Численность и текучесть кадров» добавьте отбор по подразделению. Учтите, что для сведений в ФНС действуют свои правила распределения между головной организацией и обособками — сверяйте методику с бухгалтерией.
Чем ССЧ отличается от списочной численности в отчёте?
Списочная — это фактическое число работников на конкретную дату. Среднесписочная — среднее за период с исключением отдельных категорий (декрет, отпуск по уходу за ребёнком). В отчёте обе колонки выводятся рядом, что удобно для сравнения.
Что важно запомнить
Среднесписочная численность в 1С:ЗУП 3.1 формируется отчётом «Кадры → Отчеты по кадрам → Численность и текучесть кадров», а для ФНС — регламентированной формой в 1С-Отчетности. Корректность цифры зависит от полноты кадрового учёта: проведённых приёмов и увольнений, правильно оформленных отпусков и отсутствия дублей сотрудников.