Где в 1С:ЗУП вводить справки от предыдущих работодателей

Когда новый сотрудник приносит справку о заработке от предыдущего работодателя (форма 182н), бухгалтеру нужно внести её данные в 1С:ЗУП, чтобы программа корректно рассчитала больничные, пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Проблема в том, что эти данные не хранятся в карточке сотрудника как обычный документ — они вводятся специальным документом, который участвует в расчёте среднего заработка.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) для этого предусмотрен документ «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)». Именно он является местом хранения сведений о доходах сотрудника у прежних работодателей. Ниже разберём, где найти этот документ, как его заполнить, как проверить, что данные учтены, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится документ для ввода справки

Основной путь к документу — раздел «Зарплата» главного меню. В нижней части панели навигации есть блок «См. также», где расположена ссылка «Справки о заработке для расчета пособий». Если ссылка не видна, откройте меню настройки навигации раздела (кнопка с шестерёнкой) и добавьте её в список видимых команд.

Второй вариант — журнал документов через «Все функции» (если режим включён администратором): в списке документов найдите «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)». Этот способ удобен, когда нужно быстро проверить, заводились ли вообще такие документы в базе.

Третий, самый практичный путь — прямо из документа «Больничный лист». При расчёте пособия в поле среднего заработка есть ссылка на изменение данных, и там доступна кнопка добавления справки от предыдущего работодателя. Программа создаст тот же самый документ, но уже с привязкой к сотруднику.

Как заполнить справку о заработке

Создайте новый документ и выберите сотрудника. Далее укажите данные страхователя, выдавшего справку: наименование организации или ИП, ИНН, КПП, регистрационный номер в ФСС (ныне СФР). Эти реквизиты берутся с бумажной справки 182н — они нужны для идентификации источника данных.

Затем в табличной части по годам внесите суммы заработка за каждый календарный год, указанный в справке. Для каждого года есть отдельное поле суммы и поле количества дней исключаемых периодов (болезнь, декрет, отпуск по уходу за ребёнком, освобождение от работы с сохранением заработка без начисления взносов).

Исключаемые дни критичны для расчёта пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком: они уменьшают знаменатель формулы среднего дневного заработка. Для обычных больничных по нетрудоспособности исключаемые периоды не применяются — деление всегда идёт на 730.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчета пособий» и создайте новый документ
2. 2
   Выберите сотрудника и заполните реквизиты прежнего работодателя с бумажной справки 182н
3. 3
   Внесите суммы заработка по годам и количество дней исключаемых периодов
4. 4
   Проведите документ и проверьте расчёт среднего заработка в больничном листе

Как данные справки участвуют в расчёте пособий

При расчёте больничного программа берёт заработок за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Сначала собираются начисления в текущей организации из учётной базы, затем добавляются суммы из введённых справок о заработке. Общая сумма сравнивается с предельной базой по взносам за каждый год — превышение отсекается автоматически.

Если справка введена после того, как больничный уже был рассчитан, документ нужно перепровести или пересчитать: откройте больничный лист и обновите данные среднего заработка. Программа подтянет новую справку, и сумма пособия изменится. Если пособие уже выплачено, потребуется доначисление разницы.

Проверить, какие данные вошли в расчёт, можно через печатную форму «Расчет среднего заработка» из больничного листа. Там отдельно показывается заработок в текущей организации и заработок у других страхователей по справкам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчёт среднего заработка в больничном

Норма

В печатной форме видны суммы по справке отдельной строкой

Тревожный признак

Суммы справки отсутствуют — документ не проведён или годы не совпадают с расчётными

Документ справки

Норма

Статус «Проведён», заполнены годы и суммы

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или сохранён без проведения

Исключаемые дни

Норма

Дни введены только для декретных пособий и совпадают со справкой

Тревожный признак

Дни введены, но пособие по нетрудоспособности считается с делением на 730 — это норма, а не ошибка

Ввод справки из больничного листа

Часто справку приносят уже в момент расчёта конкретного больничного. В этом случае удобнее работать прямо из документа: откройте больничный лист, перейдите на вкладку «Оплата» (или к расчёту среднего заработка) и нажмите ссылку изменения данных. В открывшейся форме есть кнопка добавления справки от предыдущего работодателя.

Заполненная таким способом справка сохраняется как самостоятельный документ в общем журнале — её не нужно вводить повторно при следующем больничном. Это принципиальное отличие от ручной корректировки цифр в самом больничном: ручная правка действует только внутри одного документа и теряется при пересчёте.

Электронные сведения и проактивные выплаты

С переходом на проактивный механизм выплаты пособий часть сведений о заработке СФР получает напрямую от работодателей, а застрахованный может запросить справку через Госуслуги. Тем не менее бумажная справка 182н остаётся рабочим инструментом: сотрудник вправе принести её, и работодатель обязан учесть эти данные при расчёте.

Если сотрудник не может получить справку (работодатель ликвидирован), действующий механизм — запрос в СФР о сведениях о заработке. В ЗУП такой запрос оформляется через обмен с фондом, а полученные данные используются в расчёте наравне со справкой. Не подменяйте этот механизм «примерными» суммами со слов сотрудника — это прямой риск неправомерной выплаты, которую фонд не зачтёт.

Где посмотреть уже введённые справки

Полный список введённых справок доступен в том же журнале «Справки о заработке для расчета пособий» — его можно отфильтровать по сотруднику через поиск или отбор. По карточке сотрудника справки отдельной вкладкой не выводятся, поэтому журнал — основное место контроля.

Дополнительно данные по справкам видны в расчётных документах: в больничном листе через форму расчёта среднего заработка и в печатной форме расчёта. Если нужно сверить, какие суммы реально участвовали в конкретной выплате, ориентируйтесь именно на печатную форму, а не на журнал.

Частые вопросы

Что делать, если сотрудник принёс справку после того, как больничный оплачен?

Введите документ «Справка о заработке для расчета пособий», затем откройте больничный лист и пересчитайте его, обновив данные среднего заработка. Разницу доначислите и выплатите сотруднику. Перерасчёт возможен за периоды в пределах установленных сроков обращения за пособием.

Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает у нас больше двух лет?

Нет. Если оба расчётных года сотрудник отработал в вашей организации, весь заработок уже есть в базе, и справка от прежнего работодателя на расчёт не повлияет. Вводить её не требуется.

Справка введена, но сумма в больничном не изменилась. Почему?

Чаще всего годы в справке не совпадают с расчётными годами больничного, либо документ справки не проведён. Также проверьте, не упирается ли заработок в предельную базу — тогда добавление справки действительно не меняет результат.

Можно ли учесть заработок со слов сотрудника без справки?

Нет. Без подтверждающего документа (справки 182н или сведений из СФР) заработок у других работодателей в расчёт не включается. Пособие считается только по данным вашей организации, а после получения справки производится перерасчёт.

Где в ЗУП вводятся исключаемые дни для декретных?

В том же документе «Справка о заработке для расчета пособий» — для каждого года есть поле количества дней исключаемых периодов. Эти дни уменьшают знаменатель при расчёте пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком.