Другое · 10 мин
Где в 1С:ЗУП находятся расчетные листы и как их получить
Где найти расчетные листы в 1С:ЗУП 3.1: раздел Зарплата, отчеты, Личный кабинет. Как сформировать, распечатать, отправить на email и настроить состав данных.
Расчетный листок — это документ, который работодатель обязан выдавать сотруднику при каждой выплате заработной платы. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) расчетные листы формируются автоматически на основе начислений и удержаний, введенных в программу, и доступны в нескольких местах интерфейса: в разделе отчетов, в личном кабинете сотрудника и при печати из документов выплаты.
Основная сложность для пользователей заключается в том, что расчетный лист — это не отдельный документ в базе, а отчет. Поэтому искать его нужно не в журналах документов, а в подсистеме отчетов по зарплате. Ниже разобраны все рабочие способы получить расчетный листок в 1С:ЗУП 3.1, а также типичные проблемы, когда листок не формируется или содержит неверные данные.
Где находится отчет «Расчетный листок» в 1С:ЗУП 3.1
Основной путь к расчетным листам проходит через раздел «Зарплата». Откройте раздел «Зарплата» на панели разделов, затем найдите группу «Отчеты по зарплате» и выберите пункт «Расчетный листок». Откроется форма отчета, где нужно указать период (месяц начисления), при необходимости — организацию, подразделение или конкретного сотрудника, и нажать кнопку «Сформировать».
Если пункта «Расчетный листок» не видно в списке отчетов, откройте полный список через команду «Все отчеты» в том же разделе. В списке всех отчетов по зарплате расчетный листок присутствует всегда — он входит в типовую поставку конфигурации. Также отчет можно найти через поле поиска в верхней части окна программы: введите «расчетный листок» и выберите нужный вариант из результатов.
В некоторых настроенных конфигурациях права пользователей ограничены, и отчет может быть недоступен конкретной учетной записи. В этом случае видимость настраивает администратор через профили групп доступа в разделе «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок»
- 2Укажите месяц начисления в поле периода
- 3При необходимости задайте отбор по организации, подразделению или сотруднику
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
- 5Распечатайте листки или отправьте их по электронной почте
Как настроить отбор и состав данных расчетного листа
По умолчанию отчет формируется по всей организации за выбранный месяц. Чтобы получить листок по одному сотруднику, откройте настройки отчета кнопкой «Настройки» и добавьте отбор по полю «Сотрудник». Аналогично можно отобрать данные по подразделению — это удобно, когда листки печатаются для конкретного отдела.
В расширенных настройках доступен выбор варианта отчета: стандартный расчетный листок или листок с разбивкой по периодам и местам работы. Второй вариант полезен сотрудникам, которые в течение месяца переводились между подразделениями или работали по совместительству — начисления будут сгруппированы по каждому месту работы отдельно.
Обратите внимание, что в расчетный листок попадают только данные, отраженные в учете: начисления, удержания, НДФЛ, взносы и выплаченные суммы. Если сотруднику начисление введено документом, который еще не проведен, в листке этой суммы не будет. Перед формированием массовой печати убедитесь, что документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц проведен.
Как распечатать расчетные листы
После формирования отчета на экране нажмите кнопку печати или используйте стандартное сочетание клавиш печати. Программа выводит листки каждого сотрудника с новой страницы, поэтому при печати всей организации документ автоматически разбивается на отдельные листы — каждый сотрудник получит свой экземпляр.
Перед печатью большого объема листков рекомендуется сформировать отчет сначала по одному подразделению и проверить макет: видны ли все колонки, не обрезан ли текст, корректно ли отображаются суммы. При необходимости масштаб и ориентацию страницы можно изменить в настройках печати табличного документа.
Также сформированный отчет можно сохранить в файл формата PDF, Excel или MXL через команду «Файл» → «Сохранить как». PDF-файл удобен для архива или передачи в электронном виде, при этом каждый листок сотрудника останется на отдельной странице.
Как отправить расчетные листы сотрудникам по email
В 1С:ЗУП предусмотрена массовая рассылка расчетных листков на электронную почту сотрудников. Для этого в форме отчета «Расчетный листок» предусмотрена команда отправки по почте: программа автоматически разделяет отчет на отдельные файлы по сотрудникам и отправляет каждому его персональный листок на адрес, указанный в карточке физического лица.
Чтобы рассылка сработала, должны быть выполнены условия: в карточке физического лица заполнен адрес электронной почты (вид контактной информации «EMail»), а в программе настроена учетная запись почты для отправки в разделе «Администрирование» → «Органайзер» → «Системная учетная запись». Если хотя бы одно условие не выполнено, сотрудник письмо не получит.
Дополнительно в настройках программы можно включить защиту расчетных листков паролем при отправке по почте — тогда файл будет зашифрован, а пароль сотрудник получает отдельно. Это снижает риск раскрытия данных при ошибке в адресе получателя.
Расчетные листы через сервис 1С:Кабинет сотрудника
Если в организации внедрен сервис «1С:Кабинет сотрудника», расчетные листки публикуются автоматически, и сотрудник видит их в личном кабинете на сайте или в мобильном приложении без участия расчетчика. Публикация выполняется из ЗУП после расчета зарплаты: в разделе, связанном с кабинетом сотрудника, запускается публикация расчетных листков за нужный месяц.
Преимущество этого способа в том, что сотрудник сам получает доступ к листкам за любые прошлые периоды, а расчетчику не нужно печатать бумажные копии или выполнять рассылку. При этом обязанность работодателя выдать листок считается исполненной, если сотрудник имеет доступ к сервису и листки публикуются своевременно — порядок лучше закрепить во внутреннем локальном акте организации.
Способы выдачи расчетных листков
Подходит для небольших организаций и бумажного документооборота; требует ручной раздачи и подписи о получении
Быстро при большом штате, но требует актуальных адресов и настроенной почты; есть риск ошибки в адресе
Самый удобный вариант при постоянном использовании; требует внедрения сервиса и доступа сотрудников к интернету
Почему расчетный листок пустой или содержит ошибки
Наиболее частая причина пустого листка — неверно выбранный период. Отчет формируется строго за месяц начисления: если зарплата за сентябрь начислена документом от октября, но период начисления в документе указан сентябрь, листок нужно формировать за сентябрь. Проверьте также, что отбор не содержит лишних условий — например, оставшийся отбор по уволенному подразделению.
Вторая типичная ситуация — сотрудник есть в списке, но суммы нулевые. Это означает, что за выбранный месяц по нему не проведен документ начисления. Откройте раздел «Зарплата» → «Все начисления» и убедитесь, что документ «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц существует и проведен. Если расчет выполнялся в другой программе (например, данные перенесены из старой базы), расчетные листки за прошлые периоды могут быть недоступны или неполными.
Также листок может не отражать выплаченные суммы, если ведомости на выплату оформлены с ошибками или не проведены. Раздел «Выплачено» заполняется по данным ведомостей в банк, кассу и через зарплатный проект.
Как проверить, что расчетный листок сформирован правильно
Для контроля сверьте итоговые суммы расчетного листка с расчетной ведомостью (отчет «Расчетная ведомость Т-51») за тот же месяц: сумма начислений, удержаний и к выплате по организации должна совпадать. Расхождение обычно указывает на отборы в одном из отчетов или на непроведенные документы.
Проверьте отдельного сотрудника: сумма «Всего начислено» минус НДФЛ и прочие удержания должна давать сумму к выплате с учетом долга на начало месяца. Если сотрудник получал аванс, он отображается в разделе выплат и уменьшает итоговую сумму к выдаче.
Как проверить результат
Суммы листков совпадают с расчетной ведомостью Т-51
Расхождения по начислениям или удержаниям
Отражены аванс и окончательная выплата по ведомостям
Раздел пуст при фактически выплаченной зарплате
Начислено минус удержания сходится с суммой к выплате
Сумма к выплате не сходится без видимой причины
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сформировать расчетный листок за несколько месяцев сразу?
Типовой отчет «Расчетный листок» формируется за один месяц. Если нужна информация за более длинный период, используйте отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» или «Анализ зарплаты по сотрудникам» — они показывают данные помесячно за произвольный период, но не заменяют форму расчетного листка.
Почему расчетный листок не виден в списке отчетов?
Скорее всего, у вашей учетной записи ограничены права. Обратитесь к администратору: доступ к отчетам по зарплате настраивается через профили групп доступа. Также проверьте, что вы ищете отчет в разделе «Зарплата», а не в разделе «Отчетность, справки» — это разные группы отчетов.
Как получить расчетный листок уволенного сотрудника?
Листок формируется так же — через отчет «Расчетный листок» за месяц, в котором было последнее начисление. Увольнение не удаляет данные из учета. Если сотрудник уволен давно, убедитесь, что в отборе не стоит фильтр «работающие сотрудники».
Обязательно ли распечатывать расчетные листки на бумаге?
Нет. Трудовое законодательство допускает выдачу расчетного листка в электронной форме, если такой порядок закреплен в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре. На практике используют email-рассылку или сервис «1С:Кабинет сотрудника».
Можно ли изменить внешний вид расчетного листка?
Да, через кнопку «Настройки» можно изменить группировки, отборы и состав полей, а результат сохранить как собственный вариант отчета. Глубокая доработка макета выполняется программистом через расширение конфигурации — изменять типовую конфигурацию напрямую не рекомендуется, чтобы не потерять поддержку обновлений.
Что делать, если в листке не отражается выплаченная сумма?
Проверьте, проведены ли ведомости на выплату за этот месяц и совпадает ли дата выплаты с ожидаемой. Если ведомость проведена в следующем месяце, выплата отразится в листке за месяц выплаты, а не начисления — это нормальное поведение программы.
Что важно запомнить
Расчетные листы в 1С:ЗУП — это отчет в разделе «Зарплата» → «Отчеты по зарплате». Формируйте его после проведения начислений за нужный месяц, проверяйте итоги по расчетной ведомости, а для массовой выдачи используйте email-рассылку с проверкой адресов или сервис «1С:Кабинет сотрудника».