Где в 1С ЗУП проставить аванс: настройка и порядок начисления

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) аванс формально называется «начислением за первую половину месяца». Проставить размер аванса можно в двух местах: в карточке сотрудника (или в кадровом документе приёма/перевода) и в настройках учётной политики организации. Как именно будет считаться аванс — фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом по фактически отработанному времени — зависит именно от этих настроек.

Ошибки в установке аванса приводят к переплатам, долгам за сотрудником на конец месяца и вопросам со стороны трудовой инспекции, поскольку Трудовой кодекс обязывает выплачивать зарплату не реже чем каждые полмесяца. Поэтому важно не только знать, где проставить аванс, но и понимать, какой способ расчёта выбран и как проверить результат.

Ниже разобраны все способы установки аванса в ЗУП, документы для его начисления и выплаты, а также типичные проблемы и способы их диагностики.

Где задаётся способ расчёта аванса для организации

Глобальная настройка, определяющая, как программа будет считать аванс по умолчанию, находится в учётной политике организации. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации», перейдите на вкладку «Учётная политика и другие настройки» и откройте ссылку «Учётная политика». В блоке «Расчёт зарплаты» расположен переключатель способа расчёта аванса.

Доступны три варианта: расчёт за первую половину месяца (по фактически отработанному времени), фиксированной суммой и процентом от тарифа (оклада). Выбранный здесь вариант становится значением по умолчанию для новых сотрудников, но для каждого конкретного работника его можно переопределить индивидуально.

Сравнение способов расчёта аванса

Расчёт за первую половину месяца

Аванс считается по фактически отработанному времени с 1 по 15 число. Самый точный и безопасный с точки зрения проверок вариант, но требует введённых табелей и кадровых документов.

Процентом от тарифа

Аванс равен заданной доле оклада (например, 40%). Прост в настройке, но при отсутствиях сотрудника в первой половине месяца возможна переплата.

Фиксированной суммой

Сотруднику выплачивается одна и та же сумма независимо от отработки. Максимально просто, но при длительных отсутствиях образуется долг за работником.

Как проставить аванс в карточке сотрудника

Индивидуальный размер и способ аванса задаётся в карточке сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники»), выберите нужного работника и в форме карточки найдите поле «Аванс» — обычно оно расположено рядом с данными об оплате труда в разделе «Главное».

В поле «Аванс» можно выбрать способ расчёта из выпадающего списка и указать значение: сумму в рублях для фиксированного аванса или процент для варианта «процентом от тарифа». Если способ «Расчётом за первую половину месяца» — конкретное значение не вводится, программа посчитает его автоматически.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного работника
2. 2
   В карточке сотрудника найдите поле «Аванс» (раздел «Главное», рядом с оплатой труда)
3. 3
   Выберите способ: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца
4. 4
   Укажите сумму или процент, если выбран соответствующий способ
5. 5
   Запишите карточку и проверьте, что изменение сохранилось
6. 6
   Проведите тестовое начисление за первую половину месяца и сверьте сумму

Установка аванса при приёме на работу

При оформлении нового сотрудника аванс можно проставить сразу в документе «Приём на работу». На вкладке «Оплата труда» или рядом с реквизитами оплаты есть поле «Аванс» — по умолчанию туда подставляется способ из учётной политики организации, но его можно изменить. Это удобно, чтобы не возвращаться в карточку сотрудника после проведения документа.

Изменение аванса группе сотрудников

Если нужно изменить аванс сразу нескольким работникам (например, при смене политики компании), используйте документ «Изменение аванса» — он находится в разделе «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» (в некоторых версиях — «Кадры» → «Все кадровые документы»). Документ позволяет заполнить список сотрудников и установить им новый способ и размер аванса с указанной даты.

Как начислить аванс: документ «Начисление за первую половину месяца»

Само начисление аванса выполняется документом «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата» → «Начисления за первую половину месяца»). Документ автоматически заполняется по кнопке «Заполнить» и подбирает всех сотрудников, которым положен аванс, с учётом настроенного способа расчёта.

Если для сотрудника выбран расчёт за первую половину месяца, программа учтёт фактические отсутствия (отпуска, больничные, командировки), введённые в период с 1 по 15 число. Если аванс фиксированный или процентный — сумма будет взята из карточки сотрудника без учёта отработки.

Обратите внимание: документ доступен только если в учётной политике или у сотрудников выбран соответствующий способ. При способе «расчёт за первую половину месяца» именно этот документ формирует суммы к выплате; при фиксированном авансе выплату можно формировать и напрямую ведомостью.

Контрольные точки

Как проверить результат начисления

Документ «Начисление за первую половину месяца» заполнен

Норма

Все сотрудники со способом «расчёт за первую половину» присутствуют в табличной части, суммы посчитаны

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в документе или сумма равна нулю

Сумма аванса при фиксированном способе

Норма

Совпадает со значением, указанным в карточке сотрудника

Тревожный признак

Сумма отличается — проверьте, не изменён ли способ расчёта или не действует ли документ «Изменение аванса»

Учёт отсутствий

Норма

При отпуске или больничном в первой половине месяца аванс пропорционально уменьшен

Тревожный признак

Аванс начислен полностью при введённых документах отсутствия

Как выплатить аванс: ведомости и даты

Выплата аванса оформляется стандартными ведомостями: «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика» или «Ведомость на счета» — в зависимости от способа выплаты в организации. Документы находятся в разделе «Выплаты».

Ключевой момент — в поле «Выплачивать» ведомости нужно выбрать значение «Аванс». Тогда программа подберёт суммы, начисленные за первую половину месяца (или фиксированные суммы из карточек сотрудников). Дата ведомости должна соответствовать установленному в организации дню выплаты аванса.

Даты выплаты аванса и зарплаты задаются в реквизитах организации: «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки». Там указывается дата выплаты зарплаты и дата выплаты аванса (последний день месяца и число выплаты). Эти даты влияют на расчёт НДФЛ и на формирование отчётности.

НДФЛ с аванса: что учитывать

По действующим правилам НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс. В ЗУП при выплате аванса ведомостью налог рассчитывается автоматически, если в настройках учётной политики это предусмотрено. Проверьте, что ведомость на выплату аванса формирует суммы НДФЛ — они видны в документе на соответствующей вкладке или по кнопке детализации.

Если аванс выплачивается фиксированной суммой без документа начисления, НДФЛ всё равно должен быть исчислен при выплате. Убедитесь, что в вашей версии программы и настройках это происходит корректно — иначе в конце месяца получите заниженный или задвоенный налог.

Типичные ошибки и их устранение

Наиболее частая проблема — сотрудник не попадает в документ «Начисление за первую половину месяца». Причины: в карточке выбран способ «фиксированной суммой» (тогда начисление и не требуется), сотрудник принят после 15-го числа, либо по нему уже есть начисление в этом периоде. Проверьте способ расчёта в карточке и дату приёма.

Вторая типичная ситуация — аванс начислен, но в ведомость не попадает. Обычно причина в неверно выбранном значении поля «Выплачивать» (выбрана «Зарплата» вместо «Аванс») или в том, что документ начисления не проведён. Также проверьте, не выплачен ли аванс ранее другой ведомостью.

Перед массовым изменением способа расчёта аванса сделайте тест на 2–3 сотрудниках с разными условиями (отпуск, больничный, неполный месяц) и сверьте итоговые суммы с ручным расчётом. Это занимает меньше времени, чем исправление долгов и переплат по всему штату.

Часто задаваемые вопросы

Где в ЗУП посмотреть, какой аванс установлен сотруднику?

Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) — поле «Аванс» показывает текущий способ и размер. Историю изменений можно увидеть через документы «Изменение аванса» или отчёт по кадровым данным сотрудника.

Почему сотрудник не попадает в начисление за первую половину месяца?

Чаще всего потому, что ему установлен фиксированный аванс или аванс процентом — такие сотрудники в документ расчёта не включаются. Также проверьте дату приёма: если сотрудник принят после 15-го числа, за первую половину ему начислять нечего.

Можно ли установить разный аванс разным сотрудникам?

Да. Способ и размер аванса задаются индивидуально в карточке каждого сотрудника или документом «Изменение аванса». Настройка в учётной политике организации определяет только значение по умолчанию для новых работников.

Как выплатить аванс, если он фиксированный, без документа начисления?

Создайте ведомость (например, «Ведомость в банк»), в поле «Выплачивать» выберите «Аванс» и заполните документ — программа подставит фиксированные суммы из карточек сотрудников. Документ «Начисление за первую половину месяца» в этом случае не нужен.

Что делать, если аванс начислен дважды?

Найдите оба документа начисления или ведомости за период (через журналы документов в разделах «Зарплата» и «Выплаты»), пометьте лишний на удаление и перепроверьте расчёт НДФЛ. Если выплата уже прошла по банку, излишне выплаченную сумму придётся учесть при окончательном расчёте за месяц.

Влияет ли смена способа аванса на уже начисленные суммы?

Нет, изменение действует только на будущие начисления. Уже проведённые документы не пересчитываются автоматически — если нужно скорректировать прошлый период, отмените или исправьте конкретные документы начисления и выплаты.