Другое · 12 мин
Где в 1С ЗУП посмотреть среднесписочную численность по подразделениям
Где в 1С ЗУП посмотреть среднесписочную численность по подразделениям: отчёты, настройка группировки, проверка данных и типичные ошибки при формировании.
Среднесписочная численность (ССЧ) — один из базовых показателей кадрового учёта: он нужен для отчётности в статистику, расчёта льгот, определения права на спецрежимы и внутренней аналитики. В 1С:ЗУП показатель рассчитывается автоматически на основании кадровых документов, но стандартный отчёт показывает численность в целом по организации. Чтобы получить разрез по подразделениям, потребуется правильно настроить группировку или использовать расшифровку.
Главная сложность в том, что среднесписочная численность — расчётный показатель, а не хранимое поле. Программа вычисляет её по правилам, заложенным в отчёт, на основе приёмов, переводов, увольнений и графиков работы сотрудников. Поэтому результат напрямую зависит от актуальности кадровых данных и корректности настроек отборов.
Ниже разобраны конкретные пути: какой отчёт открыть, как добавить группировку по подразделениям, как проверить цифры и что делать, если данные не сходятся с ожиданиями.
Какой отчёт в 1С:ЗУП показывает среднесписочную численность
Основной инструмент — отчёт «Среднесписочная численность сотрудников». Он находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». В типовой поставке отчёт формируется по организации за выбранный период и показывает ССЧ помесячно и в целом за период.
Отчёт рассчитывает показатель по стандартной методике: суммирует списочную численность за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздничные дни — по численности предыдущего рабочего дня) и делит на число календарных дней. Сотрудники, которых по правилам не включают в среднесписочную численность (например, внешние совместители, работники по договорам ГПХ, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком), программа исключает автоматически при корректно введённых кадровых данных.
Дополнительно полезен отчёт «Численность и текучесть кадров» (там же, в «Кадровых отчётах»): он показывает среднесписочную численность наряду со списочной численностью, приёмами и увольнениями, и в нём группировка по подразделениям часто уже предусмотрена вариантом отчёта.
Пошагово: открываем отчёт и добавляем группировку по подразделениям
Стандартный вариант отчёта «Среднесписочная численность сотрудников» группирует данные по организации и периоду. Чтобы увидеть разрез по подразделениям, нужно изменить настройки варианта отчёта — это безопасная операция, она не меняет учётные данные, а влияет только на представление результата.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность сотрудников».
- 2Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать» и убедитесь, что отчёт в целом заполняется.
- 3Нажмите кнопку «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант» в зависимости от релиза).
- 4Перейдите на закладку «Структура» (или «Группировка») и добавьте новую группировку с полем «Подразделение» — выше или ниже группировки по периоду, в зависимости от желаемого вида.
- 5При необходимости на закладке «Отбор» добавьте условие по конкретному подразделению или группе подразделений.
- 6Нажмите «Закрыть и сформировать» — отчёт перестроится с разрезом по подразделениям.
- 7Сохраните настройку как новый вариант отчёта («Ещё» → «Сохранить вариант отчёта»), чтобы не настраивать заново.
Если группировка по подразделению добавлена, но строки пустые или появляется строка без подразделения — это признак того, что у части сотрудников в кадровых документах подразделение не указано или указано в документах, не попавших в период отчёта.
Как расположить группировки: подразделение внутри месяца или наоборот
Порядок группировок определяет вид таблицы. Если сначала идёт «Подразделение», а внутри — «Месяц», вы получите помесячную динамику по каждому подразделению — удобно для анализа. Если наоборот — срез по подразделениям внутри каждого месяца, что удобнее для сверки с отчётностью за конкретный месяц.
Альтернативные отчёты для численности по подразделениям
Не всегда нужен именно среднесписочный показатель. В зависимости от задачи подходят разные отчёты, и важно не подменять один показатель другим.
Сравнение вариантов
Даёт именно ССЧ по официальной методике. Группировку по подразделениям нужно добавить вручную через настройки.
Показывает ССЧ вместе со списочной численностью и движением кадров; в типовых вариантах разрез по подразделениям часто уже есть. Подходит для кадровой аналитики.
Показывает списочную численность на дату по подразделениям, но не среднесписочную. Использовать для отчётности по ССЧ нельзя.
Гибкий инструмент для произвольных разрезов, но расчёт ССЧ в нём не заложен — потребуется доработка. Подходит опытным пользователям.
Ключевое правило: для форм статистической отчётности и расчётов, где требуется именно среднесписочная численность, используйте профильный отчёт. Списочная численность на конец месяца может заметно отличаться от среднесписочной, особенно при высокой текучести.
Почему цифры могут не сходиться: типичные причины
Самая частая жалоба — «в отчёте не то количество людей». В подавляющем большинстве случаев причина не в отчёте, а в исходных данных или в различии методик подсчёта.
Отдельно проверьте позиции с неполным рабочим временем. Внешние совместители в ССЧ не включаются вовсе, а внутренние совместители учитываются как один человек по основному месту. Сотрудники с сокращённым графиком по соглашению считаются пропорционально — например, полставки дают 0,5 в среднесписочной численности.
Как проверить результат и расшифровать цифру
После формирования отчёта полезно убедиться, что числа объяснимы. Базовая проверка — сопоставить итог по организации с суммой по подразделениям: они должны совпадать. Расхождение означает, что часть сотрудников не привязана к подразделениям или попала под отборы неоднозначно.
Как проверить результат
Значения совпадают с точностью до округления
Есть расхождение — ищите сотрудников без подразделения или с отборами, отсекающими часть данных
Виден список сотрудников, формирующих показатель, с днями учёта
Расшифровка недоступна или показывает неожиданных людей — проверяйте кадровые документы
ССЧ находится в разумном диапазоне между минимальной и максимальной списочной численностью периода
ССЧ выше максимальной списочной численности — вероятна ошибка в данных или двойной учёт
Пустых подразделений нет или их отсутствие объяснимо
Подразделение с людьми по факту отсутствует в отчёте — проверьте отбор и иерархию подразделений
Для глубокой проверки сформируйте отчёт с группировкой «Подразделение → Сотрудник». Тогда видно, кто именно и с каким «весом» (за какое количество дней) вошёл в показатель. Это самый быстрый способ найти лишних или пропавших людей.
Перед сдачей отчётности сформируйте ССЧ дважды: с группировкой по месяцам и с группировкой по подразделениям за тот же период. Совпадение итогов — простой и надёжный контроль того, что настройки отбора и группировки не исказили данные.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Настройка варианта отчёта — безопасная операция: она не изменяет учётные данные и не требует прав администратора в большинстве случаев. Но есть ситуации, где самостоятельные действия лучше ограничить.
Если типовой отчёт не даёт нужного разреза (например, ССЧ по должностям, по категориям персонала или с особыми правилами включения сотрудников), потребуется доработка отчёта на встроенном языке или создание собственного варианта через консоль СКД. Это работа для специалиста по 1С — самостоятельное изменение конфигурации без опыта чревато потерей поддержки обновлений.
Также учтите: методика расчёта ССЧ для разных форм отчётности может иметь нюансы (кого включать, кого исключать). Программа реализует общие правила, но ответственность за правильность применения методики к конкретной форме остаётся на составителе отчётности.
Как выбрать действие
FAQ
В каком разделе 1С:ЗУП находится отчёт по среднесписочной численности?
Раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность сотрудников». Если отчёта нет в списке, проверьте права пользователя и состав функциональности: кадровые отчёты могут быть скрыты настройками интерфейса или ролями.
Почему в отчёте нет группировки по подразделениям по умолчанию?
Типовой вариант рассчитан на официальную отчётность, где ССЧ требуется в целом по организации. Разрез по подразделениям — аналитическая задача, она решается добавлением группировки через «Настройки» → «Структура» с сохранением собственного варианта отчёта.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются — по общим правилам методологии они учитываются отдельно. Внутренние совместители считаются один раз по основному месту работы. Если программа учитывает иначе, проверьте, как оформлен вид занятости в кадровых документах.
Почему сотрудник на полставки даёт в отчёте 0,5?
Это корректное поведение: работники с неполным рабочим временем по соглашению учитываются в ССЧ пропорционально отработанному времени. Округлять такие значения до целых при расчёте не нужно — итог округляется по правилам конкретной отчётной формы.
Как сохранить настроенный отчёт, чтобы не настраивать каждый раз?
После настройки группировок и отборов используйте «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», задайте понятное имя, например «ССЧ по подразделениям». Вариант появится в списке отчётов и будет доступен вам (или всем пользователям — при соответствующих правах) в любой момент.
Данные за прошлый месяц изменились после перепроведения документов — это нормально?
Да. Отчёт строится по актуальному состоянию базы на момент формирования. Если кадровые документы задним числом исправляли или перепроводили, ССЧ за затронутые периоды пересчитается. Поэтому перед правками прошлых периодов сохраняйте ранее сформированные отчёты.
Что важно запомнить
ССЧ по подразделениям в 1С:ЗУП смотрят в отчёте «Среднесписочная численность сотрудников» (Кадры → Кадровые отчёты), добавив группировку по полю «Подразделение» в настройках варианта. Достоверность разреза зависит от корректных кадровых документов: проведённых приёмов, переводов и увольнений с указанными подразделениями. Контроль — совпадение суммы по подразделениям с итогом по организации и расшифровка показателя до сотрудников.