Другое · 10 мин
Где в 1С ЗУП посмотреть остатки отпусков по всем сотрудникам
Где в 1С ЗУП посмотреть остатки отпусков по всем сотрудникам: отчеты, справка, карточка сотрудника. Проверка, расхождения, ввод начальных остатков.
Остатки отпусков в 1С:ЗУП хранятся не в одном документе, а накапливаются регистрами накопления по каждому сотруднику и каждому виду отпуска. Поэтому посмотреть их можно сразу несколькими способами: штатным отчетом по всем сотрудникам, справкой из карточки конкретного работника или документом ввода начальных остатков. Ниже разобраны все рабочие варианты с точным путем по меню.
Актуальные остатки программа рассчитывает автоматически: за каждый отработанный месяц сотруднику начисляется доля ежегодного отпуска (при стандартном отпуске 28 дней — 2,33 дня в месяц), а проведенные документы «Отпуск» и «Увольнение» уменьшают накопленный остаток. Если в базе ведется полноценный кадровый учет, ручная корректировка не требуется — нужно только знать, где смотреть результат.
Отчет «Остатки отпусков» — основной способ по всем сотрудникам
Главный инструмент для массового просмотра — штатный отчет. Откройте раздел «Кадры» → «Отчеты по кадрам» → «Остатки отпусков». В некоторых настройках интерфейса тот же отчет доступен через «Отчеты, справки» → «Отчеты по персоналу». Если пункта нет в меню, воспользуйтесь поиском по команде: нажмите на лупу в правом верхнем углу и введите «Остатки отпусков».
После открытия нажмите «Сформировать». Отчет покажет список сотрудников с разбивкой по видам отпусков (основной, дополнительный, за ненормированный рабочий день и т.д.) и колонками: остаток на начало, заработано, использовано, остаток на дату формирования. По умолчанию остатки считаются на текущую дату, но в настройках можно изменить дату отчета.
Для анализа удобно свернуть отчет до уровня сотрудников: в настройках («Еще» → «Настройки») уберите детализацию по видам отпусков или, наоборот, добавьте группировку по подразделениям. Готовый отчет можно вывести в Excel через «Файл → Сохранить» для передачи руководству или сверки.
Расширенный вариант — «Остатки отпусков (с детализацией)»
В ряде релизов ЗУП рядом с основным отчетом есть вариант с детализацией по рабочим годам. Он показывает, за какой рабочий период у сотрудника накопились неиспользованные дни. Это важно при подготовке графика отпусков, потому что отпуска «сгорают» по срокам давности только в части, связанной с компенсациями, а кадровику нужно видеть долги по конкретным периодам.
Справка по остаткам отпусков из карточки сотрудника
Когда нужен остаток по одному человеку, быстрее открыть его карточку: «Кадры» → «Сотрудники», выбрать сотрудника, затем в командной панели нажать «Печать» → «Справка об остатках отпусков» (в некоторых версиях — «Остатки отпусков»). Программа сформирует печатную форму с разбивкой по рабочим годам и видам отпусков.
Эта форма удобна для выдачи сотруднику по запросу или для приложения к расчету при увольнении. В ней видно, сколько дней заработано за каждый рабочий год и сколько использовано, что позволяет сотруднику самостоятельно проверить расчет.
Обратите внимание: справка строится на ту дату, которая установлена в параметрах формы. Если нужно показать остаток на будущую дату (например, на планируемую дату увольнения), измените дату перед формированием — программа учтет дни, которые будут заработаны до этого момента.
Где хранятся данные: регистры и начальные остатки
За накопление остатков отвечают регистры накопления «Заработанные права на отпуска» и «Фактические отпуска». Первый прибавляет дни при проведении документов расчета зарплаты и кадровых документов, второй списывает их при проведении отпусков, больничных с отпуском и увольнений. Разница между ними и есть текущий остаток.
Если учет в ЗУП начат не с нуля, стартовые значения вводятся документом «Начальная штатная расстановка» либо специальным вводом остатков: «Главное» → «Начальные остатки отпусков» (в ряде версий — через «Настройка» → «Начальные остатки» или через помощник перехода с другой программы). Без корректного ввода начальных остатков отчеты будут показывать заниженные значения — только то, что накопилось с момента старта учета в программе.
Остатки отпусков при увольнении и в расчетных документах
При проведении увольнения остаток подтягивается автоматически: в документе «Увольнение» на закладке «Компенсации отпуска» программа показывает количество неиспользованных дней на дату увольнения и рассчитывает компенсацию. Это еще одно место, где можно быстро проверить остаток по конкретному человеку без построения отчета.
Если цифра в документе увольнения вызывает сомнение, не правьте её вручную в документе — сначала сформируйте справку по остаткам из карточки сотрудника и сверьте с отчетом по всем сотрудникам. Расхождение почти всегда означает проблему в исходных данных, а не в расчете компенсации.
Проверка корректности остатков и типичные расхождения
Сверку удобно строить так: сформируйте отчет «Остатки отпусков» на конец месяца и выборочно проверьте 2–3 сотрудников через справку из карточки. Значения должны совпадать. Затем сравните количество использованных дней с фактически проведенными документами «Отпуск» — журнал доступен в разделе «Кадры» → «Отпуска».
Как проверить результат
Значения совпадают на одну и ту же дату
Разные цифры — проверьте дату формирования и наличие непроведенных документов
Около 28 дней при стандартном отпуске (2,33 в месяц)
Заметно меньше — возможны незакрытые периоды расчета зарплаты или отсутствие начислений
Совпадают с суммой проведенных документов «Отпуск»
Есть отпуска в табеле, но нет документов — остатки завышены
Частая причина неверных остатков — непроведенные или помеченные на удаление документы отпусков. Второй источник ошибок — периоды, в которых зарплата не рассчитывалась: право на отпуск начисляется по факту расчета, и «пустой» месяц не даст прироста. Третья причина — некорректно введенные начальные остатки при старте учета.
Если остатки не сходятся: порядок действий
Действуйте от частного к общему. Сначала по одному «проблемному» сотруднику сформируйте справку по остаткам с детализацией по рабочим годам — она покажет, в каком периоде возник разрыв. Затем проверьте журналы документов за этот период: отпуска, отсутствия, расчеты зарплаты. После исправления документов перепроведите их и пересчитайте зарплату за затронутые месяцы, затем заново сформируйте отчет.
Если расхождение массовое по всем сотрудникам и учет в программе начат недавно, почти наверняка проблема в начальных остатках. Откройте документы ввода начальных остатков и сверьте их с данными из прежней программы или с карточками Т-2.
Альтернативные способы: универсальный отчет и график отпусков
Для нестандартных выборок подойдет «Универсальный отчет» («Отчеты, справки» → «Универсальный отчет»): выберите регистр накопления «Заработанные права на отпуска» или «Фактические отпуска», задайте период и группировку по сотрудникам. Способ требует аккуратности — универсальный отчет показывает обороты по регистру, а не готовый остаток, поэтому для итогового значения нужно строить его по обоим регистрам или пользоваться стандартным отчетом.
Дополнительно остатки видны при работе с графиком отпусков: в документе «График отпусков» и в отчете по его исполнению программа выводит количество неиспользованных дней по каждому сотруднику. Это удобно в конце года, когда нужно спланировать отпуска на следующий период и «разгрести» накопленные дни.
Сравнение вариантов
Все сотрудники сразу, группировки и отборы. Лучший выбор для массовой сверки и выгрузки в Excel
Один человек, детализация по рабочим годам, печатная форма для выдачи сотруднику
Остаток на дату увольнения сразу с расчетом компенсации, только для увольняемых
Гибкие выборки для опытных пользователей, требует понимания структуры регистров
FAQ
Почему в отчете «Остатки отпусков» пусто по части сотрудников?
Чаще всего по этим сотрудникам не рассчитывалась зарплата (право на отпуск начисляется при расчете) либо не введены начальные остатки. Проверьте наличие документов «Начисление зарплаты и взносов» за нужные месяцы и документы ввода начальных остатков отпусков.
Можно ли посмотреть остаток отпуска на будущую дату?
Да. В настройках отчета или в параметрах справки укажите нужную дату — программа рассчитает дни, которые сотрудник заработает до неё при условии продолжения работы. Это удобно для планирования графика отпусков и предварительного расчета компенсации.
Почему остаток в справке отличается от остатка в отчете?
Проверьте, что обе формы построены на одну дату и по одной организации. Также убедитесь, что нет непроведенных документов отпусков: справка и отчет могут по-разному реагировать на такие документы в зависимости от настроек.
Видны ли в отчете уволенные сотрудники?
Да, по умолчанию отчет может включать уволенных, у которых остались невыплаченные остатки или движения в периоде. Чтобы видеть только действующих работников, добавьте в настройках отбор по признаку занятости или по подразделению.
Как исправить неверный остаток отпуска?
Найдите причину через справку с детализацией по рабочим годам: непроведенный отпуск, пропущенный расчет зарплаты или ошибку в начальных остатках. Исправляйте исходные документы, а не сам регистр. Если ошибка в начальных остатках — откорректируйте документ их ввода.
Учитываются ли дополнительные отпуска в общем остатке?
Да, отчет показывает каждый вид отпуска отдельной строкой: основной, дополнительный за вредные условия, за ненормированный день и другие. Сверяйте остатки по каждому виду отдельно — суммирование всех видов в одну цифру часто и создает видимость расхождения.
Что важно запомнить
Основной инструмент — отчет «Остатки отпусков» в разделе «Кадры», по одному сотруднику — справка из карточки. Остатки формируются автоматически из расчетов зарплаты и документов отпусков, а расхождения исправляются через исходные документы, а не ручной правкой регистров.