Другое · 10 мин
Где в 1С ЗУП найти и оформить неявки сотрудников
Где в 1С ЗУП находятся неявки: документы отсутствий, прогулы, отчёт «Неявки», табель и настройка видов отсутствий. Пошаговые инструкции и типичные ошибки.
Неявки в 1С:ЗУП (конфигурации «Зарплата и управление персоналом») — это отсутствия сотрудника на рабочем месте, которые программа должна учесть при расчёте зарплаты и формировании табеля. Проблема в том, что неявки не собраны в одном месте: они регистрируются разными документами, отражаются в нескольких отчётах и зависят от настроек видов расчёта. Поэтому у новых пользователей часто возникает вопрос, где именно искать нужный документ или отчёт.
Путь к большинству операций с неявками лежит через раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от типа отсутствия: больничные и отпуска — это одни документы, прогулы и отсутствия по невыясненной причине — другие. Ниже разобраны все основные места, где неявки создаются, просматриваются и контролируются, а также типичные ошибки, из-за которых отсутствие «теряется» в учёте.
Где находятся документы отсутствий в интерфейсе
Основная точка входа — раздел «Зарплата» главного меню. В нём расположены журналы документов: «Больничные листы», «Отпуска», «Командировки», а также сводный журнал «Отсутствия» (в некоторых релизах — «Все отсутствия»), где собраны отсутствия разных типов. Часть кадровых отсутствий (например, отпуск без сохранения зарплаты) доступна также из раздела «Кадры».
Документ для регистрации прогула или отсутствия по невыясненной причине называется «Прогул, отсутствие» (в ранних версиях — «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)»). Он находится в разделе «Зарплата» → «Прогулы, отсутствия» или создаётся через «Создать» в журнале отсутствий. Именно этим документом фиксируют неявку, когда сотрудник не вышел на работу и причина ещё не подтверждена.
Если в разделе «Зарплата» нужного журнала нет, проверьте настройку видимости команд: меню раздела → «Настройка навигации» — и добавьте нужные пункты. Отсутствие команды чаще всего означает не отсутствие функционала, а скрытый пункт интерфейса или недостаток прав у пользователя.
Как оформить неявку: основные документы
Для фиксации неявки без подтверждённой причины создайте документ «Прогул, отсутствие»: раздел «Зарплата» → «Прогулы, отсутствия» → «Создать». Укажите сотрудника, период отсутствия и вид — «Прогул» или «Отсутствие по невыясненной причине». После проведения программа вытеснит начисления за эти дни, и в табеле появится соответствующее буквенное обозначение (ПР, НН).
Если неявка позже подтверждается больничным, не создавайте второй документ поверх первого. Сначала отмените проведение «Прогула, отсутствия» за перекрывающийся период или скорректируйте его даты, а затем введите «Больничный лист». Одновременные документы за один период приводят к ошибкам в расчёте и в табеле.
Отсутствие с сохранением и без сохранения оплаты
Отпуск без сохранения заработной платы оформляется документом «Отпуск» с соответствующим видом отпуска, а отсутствие с сохранением среднего заработка (например, донорские дни, простой) — отдельными документами «Отсутствие с сохранением оплаты», «Простой, отсутствие». Все они находятся в разделе «Зарплата» и попадают в общий журнал отсутствий.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Прогулы, отсутствия» и нажмите «Создать».
- 2Выберите сотрудника и организацию, укажите период отсутствия первым и последним днём.
- 3Установите вид отсутствия: «Прогул» или «Отсутствие по невыясненной причине».
- 4Проверьте, что при проведении не появилось сообщений о пересечении с другими документами.
- 5Проведите документ и откройте табель Т-13 за месяц — убедитесь, что дни помечены кодом ПР или НН.
Где посмотреть неявки: отчёты
Главный отчёт для контроля — «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: раздел «Зарплата» → «Отчёты, справки» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». В нём все неявки видны по дням с буквенными кодами: НН (невыясненная причина), ПР (прогул), Б (больничный), ОТ (отпуск) и другие. Это самый быстрый способ увидеть картину по подразделению или по всей организации.
Для анализа отсутствий в разрезе видов используйте отчёты из группы «Отчёты, справки»: «Анализ отсутствий», «Отсутствия сотрудников», а также универсальный отчёт по документам. В разных релизах состав отчётов отличается, поэтому при отсутствии нужного воспользуйтесь поиском по разделу «Зарплата» — наберите «отсутств» в строке поиска команд.
Кадровую картину по конкретному человеку даёт отчёт «Личная карточка» и расшифровка в карточке сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → ссылка «Отсутствия» в панели навигации формы сотрудника. Там видны все зарегистрированные документы отсутствия по выбранному работнику.
Проверьте журнал «Отсутствия» и документы «Прогул, отсутствие» за нужный месяц
Откройте Т-13 и сверьте с журналом отсутствий
Проверьте вид расчёта отсутствия и период документа
Настройка навигации раздела «Зарплата» или права пользователя
Настройка видов отсутствий и вытеснения
Корректный учёт неявки зависит от вида расчёта. Планы видов расчёта находятся в разделе «Настройка» → «Начисления» и «Удержания». У начислений-отсутствий (прогул, отпуск без сохранения) важен приоритет: они должны вытеснять оплату по окладу за дни отсутствия. В типовой поставке это уже настроено, но при создании собственных видов отсутствий приоритет нужно проверить вручную.
Буквенные обозначения для табеля задаются в классификаторе использования рабочего времени: «Настройка» → «Виды рабочего времени». Если неявка в табеле показывается не тем кодом, который ожидается (например, НН вместо ПР), исправлять нужно вид времени, привязанный к документу, а не сам табель.
Типичные ошибки при учёте неявок
Самая частая ошибка — неявку вообще не регистрируют, рассчитывая, что кадровик «потом разберётся». В результате программа считает дни отработанными, начисляет лишнюю зарплату и формирует некорректный табель. Любое отсутствие должно быть зафиксировано документом до расчёта зарплаты за месяц.
Вторая ошибка — дублирование документов: сначала ввели «Прогул, отсутствие», потом, не отменив его, добавили больничный за те же дни. Программа либо выдаст ошибку пересечения периодов, либо учтёт оба документа с искажением данных. Перед вводом нового документа всегда проверяйте журнал отсутствий по сотруднику.
Третья группа ошибок связана с датами: документ введён следующим месяцем (датой регистрации), а период отсутствия — прошлый. Тогда перерасчёт попадёт в текущий месяц, что исказит отчётность. Для таких случаев корректно использовать механизм перерасчётов и документы исправления, а не ручные правки прошлых периодов.
Проверка результата и границы самостоятельной работы
После оформления неявки проверьте три вещи: табель Т-13 (правильный код и количество дней), расчётный листок сотрудника (начисление уменьшено пропорционально отсутствию) и журнал отсутствий (нет пересекающихся документов). Если все три точки сходятся — учёт неявки выполнен корректно.
Самостоятельно безопасно делать: ввод и отмену документов отсутствий в открытом периоде, просмотр отчётов, настройку видимости команд интерфейса. К специалисту по 1С стоит обращаться при изменении формул и приоритетов начислений, доработке отчётов, исправлении ошибок в закрытых периодах и при расхождениях в регламентированной отчётности.
Как проверить результат
Дни неявки отмечены кодом ПР/НН/Б, итог дней совпадает с документом
Явка вместо неявки или неверный код
Оплата по окладу уменьшена за дни отсутствия
Оклад начислен полностью
Один документ на период, без пересечений
Несколько документов на одни даты
Что важно запомнить
Неявки в 1С ЗУП оформляются документами раздела «Зарплата» (прежде всего «Прогул, отсутствие»), а контролируются через табель Т-13 и журнал «Отсутствия». Любое отсутствие должно быть зафиксировано документом до расчёта зарплаты, без дублирования документов на один период.
Частые вопросы
Почему в разделе «Зарплата» нет документа «Прогул, отсутствие»?
Чаще всего команда скрыта в настройках навигации раздела или у пользователя нет прав на этот документ. Откройте меню раздела «Зарплата» → «Настройка навигации» и проверьте видимость, а при необходимости обратитесь к администратору для проверки ролей доступа.
Чем отличается «Прогул» от «Отсутствия по невыясненной причине»?
«Отсутствие по невыясненной причине» (код НН) используют, когда причина неявки ещё не установлена. Когда факт прогула подтверждён, оформляют «Прогул» (код ПР) — это влияет на табель и на кадровую аналитику. Оба вида не оплачиваются.
Сотрудник принёс больничный после того, как оформили прогул. Что делать?
Отмените проведение документа «Прогул, отсутствие» за дни, которые перекрывает больничный (или скорректируйте его период), затем введите и проведите «Больничный лист». После этого пересчитайте зарплату и проверьте табель: дни болезни должны отображаться кодом Б.
Можно ли отметить неявку прямо в табеле, без документа?
Нет. Табель в 1С ЗУП формируется автоматически по проведённым документам и графикам работы. Ручные правки в отчёте не сохраняются и не влияют на расчёт — нужно ввести соответствующий документ отсутствия.
Неявка была в прошлом месяце, период закрыт. Как исправить?
Не редактируйте закрытый период напрямую. Введите документ отсутствия текущей датой с периодом прошлого месяца — программа выполнит перерасчёт, который отразится в текущем месяце. Сверьте результат по расчётному листку и табелю.
Где посмотреть все неявки по подразделению за период?
Используйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» с отбором по подразделению или аналитические отчёты группы «Отчёты, справки» раздела «Зарплата» (например, «Анализ отсутствий»). Они покажут отсутствия в разрезе сотрудников и видов неявок.