Где в 1С ЗУП находится личная карточка сотрудника

Личная карточка сотрудника по форме Т-2 в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) формируется из карточки сотрудника в справочнике «Сотрудники». Отдельного пункта меню «Личная карточка» в программе нет — документ печатается из формы конкретного работника или из списка сотрудников. Данные для карточки программа собирает автоматически из кадровых документов: приёмов на работу, переводов, увольнений, отпусков.

Путь к форме одинаков для большинства релизов ЗУП 3.1: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть нужного человека → кнопка «Печать» → «Личная карточка (Т-2)». Если в списке печатных форм такого пункта нет, причина обычно в правах пользователя или в том, что карточку ищут в карточке физического лица, а не сотрудника — это разные объекты в программе.

Ниже разобраны точные пути к форме Т-2, отличия карточки сотрудника от карточки физлица, порядок печати, типичные проблемы с заполнением и способы проверить корректность данных перед выводом на бумагу.

Где находится форма Т-2 в интерфейсе ЗУП 3.1

Основной путь к личной карточке проходит через справочник сотрудников. Откройте раздел «Кадры» в левой панели навигации, затем пункт «Сотрудники». В списке найдите нужного работника (удобно использовать строку поиска по фамилии) и откройте его карточку двойным щелчком.

В открывшейся форме сотрудника в верхней части есть кнопка «Печать». При нажатии на неё раскрывается список доступных печатных форм, среди которых — «Личная карточка (Т-2)». После выбора пункта программа формирует табличный документ, который можно просмотреть, отредактировать вручную (если разрешено) и распечатать.

Альтернативный вариант — печать прямо из списка сотрудников, не открывая карточку: выделите строку с работником, нажмите кнопку «Печать» в командной панели списка и выберите нужную форму. Это удобно, когда карточки нужно сформировать для нескольких человек подряд.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» в панели разделов
2. 2
   Перейдите в справочник «Сотрудники»
3. 3
   Найдите и откройте карточку нужного работника
4. 4
   Нажмите кнопку «Печать» в шапке формы
5. 5
   Выберите пункт «Личная карточка (Т-2)»
6. 6
   Проверьте сформированный документ и отправьте на печать

Карточка сотрудника и карточка физического лица: в чём разница

Частая причина «пропавшей» личной карточки — путаница между двумя справочниками. В ЗУП 3.1 есть «Физические лица» (раздел «Кадры» → «Физические лица») и «Сотрудники». Физическое лицо хранит персональные данные: ФИО, паспорт, ИНН, СНИЛС, адреса, образование. Сотрудник — это физлицо в контексте трудовых отношений с конкретной организацией: должность, подразделение, график, кадровые документы.

Печатная форма Т-2 привязана именно к объекту «Сотрудник», потому что карточка включает разделы о работе: приёмы, переводы, отпуска, аттестации. Если открыть карточку физического лица, пункта «Личная карточка (Т-2)» в меню печати там не будет — и это нормальное поведение программы, а не ошибка.

При этом редактируются персональные данные (паспорт, образование, семья) как раз через физлицо: из карточки сотрудника есть ссылки-переходы к этим сведениям. Изменения автоматически отразятся во всех сотрудниках этого человека, если он работает в нескольких организациях или по совместительству.

Откуда программа берёт данные для карточки

Форма Т-2 в ЗУП не заполняется вручную — она собирается из учётных данных. Понимание источников помогает быстро находить и исправлять ошибки в карточке:

• Общие сведения (ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС) — из карточки физического лица.
• Паспортные данные, адреса — из документов и контактной информации физлица (ссылки «Личные данные», «Адреса, телефоны» в карточке сотрудника).
• Образование, знание языков, воинский учёт — из соответствующих разделов данных физлица.
• Сведения о приёме и переводах — из документов «Приём на работу», «Кадровый перевод» и аналогичных.
• Отпуска — из документов «Отпуск», «Отпуск без сохранения оплаты» и других видов отсутствий.
• Аттестации, повышение квалификации — из документов раздела «Обучение и развитие», если они ведутся в программе.
• Увольнение — из документа «Увольнение» с указанием основания и статьи ТК.

Если какой-то раздел карточки пуст, первым делом проверьте, заведены ли соответствующие данные документами. Например, строки об отпусках появятся только после проведения документов отпусков, а не после ручной записи в комментарии.

Как распечатать и сохранить карточку

После выбора пункта «Личная карточка (Т-2)» программа открывает предварительный просмотр табличного документа. Здесь доступны стандартные действия: отправка на принтер, сохранение в файл (PDF, Excel и другие форматы через «Файл» → «Сохранить как»), настройка параметров страницы.

Форма Т-2 многостраничная — при печати проверьте ориентацию листов и масштаб, чтобы разделы не обрезались. При необходимости в режиме предпросмотра можно включить редактирование ячеек и внести правки вручную, но делать это стоит только в исключительных случаях: ручные правки не сохраняются в учётных данных, и при следующем формировании карточка снова соберётся из документов.

Правильный подход — исправить источник данных (документ или сведения физлица) и переформировать карточку. Тогда исправление сохранится и в отчётах, и в последующих печатных формах.

Почему карточка не находится или заполняется неправильно

Если пункта «Личная карточка (Т-2)» нет в меню печати, проверьте три вещи. Во-первых, открыт ли объект именно из справочника «Сотрудники», а не «Физические лица». Во-вторых, достаточно ли прав у пользователя — у ролей с ограниченным доступом часть печатных форм может быть скрыта; вопрос решается с администратором через настройку профилей групп доступа. В-третьих, не изменена ли конфигурация: в доработанных решениях состав команд печати иногда меняют.

Типовые проблемы с содержимым карточки и их причины:

• Пустой раздел об отпусках — отпуска оформлены не документами, а «в табеле» или внешней системой.
• Неверные паспортные данные — заведено несколько документов удостоверения личности, и программа берёт не тот; проверьте актуальный документ в личных данных физлица.
• Нет сведений о предыдущих местах работы и стаже — эти данные вводятся вручную в карточке физлица (трудовая деятельность, стажи) и не появляются сами.
• Дубли сотрудников — человек заведён дважды, и карточка печатается по «не той» записи с неполной историей.

Как проверить корректность сформированной карточки

Перед тем как отдать карточку на подпись или в архив, полезно сверить ключевые блоки с первичными документами. Это занимает несколько минут и избавляет от переделок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Шапка карточки: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС

Норма

Совпадают с паспортом и личными данными физлица

Тревожный признак

Расхождения или пустые поля — проверить карточку физлица и актуальный документ

Раздел «Приём на работу и переводы»

Норма

Все кадровые события отражены с датами и номерами приказов

Тревожный признак

Пропущены переводы — проверить проведение документов «Кадровый перевод»

Раздел «Отпуск»

Норма

Все виды отпусков выведены с периодами и количеством дней

Тревожный признак

Пусто при фактических отпусках — отпуска не оформлены документами

Основание увольнения

Норма

Статья ТК и реквизиты приказа соответствуют документу «Увольнение»

Тревожный признак

Основание отсутствует или неверно — проверить заполнение документа увольнения

Дополнительно сверьте номер и дату карточки с кадровым журналом учёта, если организация ведёт его в бумажном виде. При массовой проверке удобно использовать кадровые отчёты ЗУП (например, «Штатная расстановка» и отчёты по отпускам) — расхождения с карточкой укажут на непроведённые документы.

Ограничения и особенности ведения формы Т-2 в программе

Форма Т-2 носит рекомендованный характер: работодатель вправе использовать её или собственную форму, утверждённую локальным актом. В ЗУП реализован именно типовой бланк; если организация применяет свою форму, потребуется внешняя печатная форма или доработка конфигурации — это работа для специалиста по 1С, а не штатная настройка.

Учтите, что часть сведений карточки (состав семьи, воинский учёт, награды) заполняется только при условии, что эти данные внесены в карточку физического лица. Программа не подставляет их из других источников. Поэтому полнота Т-2 напрямую зависит от дисциплины ведения личных данных при приёме на работу.

При переходе на ЗУП 3.1 из других программ исторические сведения (прежние переводы, отпуска прошлых лет) часто не переносятся документами. В таких случаях карточка за «старые» периоды будет неполной, и данные придётся вводить вручную через документы переноса данных или начальные сведения — объём работ зависит от глубины истории.

Перед массовой печатью карточек (например, при проверке или переводе архива) сначала сформируйте Т-2 для двух-трёх сотрудников с длинной историей работы: если у них все разделы заполнены корректно, вероятность проблем у остальных невысока. Ошибки обычно системные и сразу видны на «сложных» примерах.

FAQ: частые вопросы о личной карточке в 1С ЗУП

Можно ли распечатать личные карточки сразу для всех сотрудников?

Штатной групповой печати Т-2 в ЗУП нет. Можно последовательно выделять сотрудников в списке и формировать карточки по одной. Для массового вывода используют внешние обработки или доработку — это задача для специалиста по 1С.

Почему в карточке нет сведений о стаже и прежних местах работы?

Эти данные не создаются документами в текущей организации. Их нужно вручную внести в карточку физического лица: раздел «Трудовая деятельность» и сведения о стаже. После ввода переформируйте печатную форму.

Где редактировать паспортные данные, которые неправильно вышли в Т-2?

В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Личные данные» (или откройте физлицо через раздел «Кадры» → «Физические лица») и проверьте документы, удостоверяющие личность. Убедитесь, что актуальный документ указан верно и не заведено лишних записей.

Что делать, если в меню «Печать» нет пункта «Личная карточка (Т-2)»?

Сначала убедитесь, что открыт сотрудник, а не физическое лицо. Если объект верный — вероятнее всего, у вашей роли недостаточно прав. Обратитесь к администратору базы для проверки профиля доступа.

Отражаются ли в карточке отпуска без сохранения зарплаты?

Да, если они оформлены соответствующими документами отсутствий. Отпуска, отмеченные только в табеле или не проведённые документами, в раздел «Отпуск» формы Т-2 не попадут.

Сохраняются ли ручные правки, внесённые в сформированную карточку?

Нет. Изменения в табличном документе действуют только для текущей печати. При повторном формировании карточка снова соберётся из учётных данных, поэтому исправлять нужно исходные документы и сведения физлица.