Где в 1С 8.3 находится справка 182н и как её сформировать

Справка о сумме заработной платы по форме 182н нужна при увольнении сотрудника и при приёме нового работника для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, беременности и уходу за ребёнком. В 1С 8.3 документ встроен в типовые конфигурации «Зарплата и управление персоналом» и «Бухгалтерия предприятия», но искать его нужно не среди печатных форм, а в разделе кадровых документов или отчётов по сотруднику.

Точное расположение зависит от конфигурации и её версии: в ЗУП 3.1 справка оформляется отдельным документом «Справка о заработке для расчёта пособий (исх.)», а в БП 3.0 — из карточки сотрудника или документа увольнения. Ниже разобраны оба пути, условия, при которых документ доступен, и типичные ошибки, из-за которых справка не формируется или содержит неверные суммы.

Что такое справка 182н и когда она нужна

Справка по форме 182н утверждена приказом Минтруда и содержит сведения о заработке сотрудника за два календарных года, предшествующих году увольнения или запроса, а также за текущий год. Дополнительно в ней указываются периоды, исключаемые из расчёта пособий: дни болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и освобождения от работы без начисления взносов.

Работодатель обязан выдать справку в день увольнения вместе с трудовой книжкой и другими документами. Также бывший сотрудник вправе запросить её позже — в этом случае справку нужно выдать в течение трёх рабочих дней с момента письменного заявления. Новый работодатель использует данные справки для расчёта пособий, поэтому ошибки в суммах напрямую влияют на выплаты человеку.

Где найти справку 182н в 1С:ЗУП 8.3

В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» ред. 3.1 справка оформляется отдельным документом. Основной путь: раздел «Кадры» → «Все кадровые документы», затем кнопка «Создать» и в выпадающем списке пункт «Справка о заработке для расчёта пособий (исх.)». Если пункта нет в коротком списке, откройте полный перечень через «Создать» → прокрутка вниз — документ находится в группе справок сотрудникам.

Второй способ — через журнал увольнений: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения», откройте документ увольнения нужного сотрудника и воспользуйтесь кнопкой создания связанных документов либо сначала создайте справку стандартным путём, указав сотрудника вручную. Программа автоматически подтянет данные по заработку и исключаемым периодам из учётных регистров.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Все кадровые документы»
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите «Справка о заработке для расчёта пособий (исх.)»
3. 3
   Укажите организацию, сотрудника и дату выдачи справки
4. 4
   Проверьте автоматически заполненные суммы заработка и исключаемые дни по годам
5. 5
   Нажмите «Провести», затем кнопку «Печать» → «Справка о заработке (182н)»
6. 6
   Проверьте печатную форму: периоды, суммы, реквизиты организации и подписи

Где найти справку 182н в 1С:Бухгалтерии 8.3

В «1С:Бухгалтерии 8.3» справка обычно формируется из карточки сотрудника. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите нужного работника и в панели печатных форм (кнопка «Печать») найдите пункт «Справка о заработке для расчёта пособий» или «Справка для расчёта пособий (182н)». Программа построит форму по данным начислений и уплаченных взносов.

Если сотрудник уже уволен, справку можно вывести из документа «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все кадровые документы»): откройте документ и используйте кнопку печати. В некоторых релизах доступна также входящая справка — она нужна при приёме сотрудника, чтобы внести данные о заработке с прошлого места работы; ищите её в списке кадровых документов под названием «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)».

Сравнение вариантов

ЗУП 3.1 — исходящая справка

Полноценный документ с автозаполнением из регистров учёта; подходит для штатной выдачи при увольнении и по запросу.

БП 3.0 — печать из карточки сотрудника

Быстрый способ без создания документа; ограничение — меньше возможностей ручной корректировки периодов.

Входящая справка при приёме

Используется для новых сотрудников, чтобы учесть заработок у прежнего работодателя при расчёте больничных.

Как заполнить и проверить данные справки

После выбора сотрудника программа заполняет таблицу по годам: суммы выплат, облагаемых взносами на ВНиМ, и количество календарных дней исключаемых периодов с расшифровкой (болезнь, отпуск по беременности и родам, уход за ребёнком). Дату выдачи укажите фактическую — от неё зависит, за какие годы формируются данные.

Перед печатью сверьте цифры с учётом: суммы должны совпадать с базой по взносам на ВНиМ за соответствующие годы, а исключаемые дни — с данными больничных и отпусков. Удобная проверка — отчёт «Анализ взносов в фонды» или «Расчётный листок» за нужные периоды. Если сотрудник работал неполный период или были перерасчёты, убедитесь, что сторнирующие документы проведены до формирования справки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы заработка по годам

Норма

Совпадают с базой по взносам на ВНиМ в отчётах

Тревожный признак

Расходятся с отчётами — есть непроведённые или поздно изменённые начисления

Исключаемые дни

Норма

Равны дням больничных и детских отпусков по документам

Тревожный признак

Дней больше или меньше — проверьте периоды нетрудоспособности в учёте

Реквизиты организации

Норма

Верные ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР

Тревожный признак

Устаревшие реквизиты — обновите карточку организации и переформируйте справку

Типичные проблемы и их решения

Наиболее частая жалоба — справка формируется с пустыми или неполными суммами. Причины: сотрудник принят в текущем году и данных за предыдущие годы в базе нет (это нормально, поля остаются пустыми), начисления проведены в другой организации внутри базы, либо зарплата рассчитана, но документы начисления не проведены. Проверьте журнал начислений за нужные годы и повторите формирование.

Вторая проблема — не находится сам пункт меню. Если в списке «Создать» нет справки, проверьте права пользователя (нужны права кадровика или расчётчика) и актуальность релиза конфигурации: в старых версиях документ мог называться «Справка о заработке (исх.)» или находиться в разделе «Отчётность, справки». Также убедитесь, что в настройках функциональности включён учёт пособий и больничных.

Ограничения и когда нужна ручная корректировка

Автозаполнение работает корректно только если учёт в базе вёлся непрерывно. Если организация перешла на 1С в середине периода и исторические данные за прошлые годы не переносились, суммы придётся ввести вручную на закладке «Данные о заработке» — документ это позволяет, но каждую правку следует подтвердить первичными данными (расчётными ведомостями, данными прежней программы).

Ещё одно ограничение: справка отражает только выплаты, облагаемые взносами на ВНиМ, в пределах базы начисления. Выплаты по договорам ГПХ за периоды, когда взносы на ВНиМ не начислялись, в справку не попадают — это правильно по форме, но бухгалтеру стоит уметь объяснить сотруднику, почему сумма меньше его реального дохода.

Что делать после формирования

Проведённую справку распечатайте в двух экземплярах: один выдайте сотруднику под подпись, второй оставьте в организации с отметкой о выдаче. Документ хранится в журнале «Все кадровые документы», и при повторном запросе бывшего работника можно создать новый экземпляр с актуальной датой — данные за те же годы подтянутся автоматически.

Если после выдачи обнаружилась ошибка в учёте (например, сторнировано начисление), сформируйте новую справку и выдайте исправленный вариант. Удалять или отменять проведение уже выданной справки не требуется — достаточно зафиксировать выдачу корректной версии.

Частые вопросы

Почему в списке «Создать» нет справки о заработке?

Чаще всего не хватает прав: документ доступен пользователям с ролями кадровика или расчётчика зарплаты. Также проверьте, что используется конфигурация с учётом зарплаты (ЗУП или БП с включённым кадровым учётом), и обновите релиз — в очень старых версиях документ назывался иначе.

Можно ли сформировать справку 182н для действующего сотрудника?

Да, действующему работнику справка выдаётся по письменному заявлению — например, для предъявления по месту совместительства. Порядок формирования тот же: создайте документ, укажите сотрудника и дату выдачи, данные за предыдущие годы подтянутся автоматически.

Справка сформировалась с пустыми суммами за прошлый год. Это ошибка?

Не обязательно. Если сотрудник принят в текущем году, данных за прошлые годы в базе нет, и поля остаются пустыми — это корректно. Если же человек работал и в прошлом году, проверьте, проведены ли документы начисления зарплаты за тот период и в той ли организации они оформлены.

Чем отличается входящая справка от исходящей?

Исходящая — документ, который ваша организация выдаёт увольняемому сотруднику. Входящая вводится при приёме нового работника, чтобы записать в базу данные о его заработке у прежнего работодателя; она участвует в расчёте больничных, но не распечатывается для выдачи.

Как исправить ошибку в уже выданной справке?

Сначала исправьте учётные данные документами (сторно, корректировка начисления), затем создайте новую справку с актуальной датой — суммы пересчитаются. Выдайте сотруднику исправленный экземпляр и зафиксируйте замену. Старую справку из журнала удалять не нужно.

Нужно ли отправлять справку 182н в СФР или налоговую?

Нет, справка выдаётся только сотруднику и никуда не сдаётся. Но данные в ней должны соответствовать сведениям персонифицированного учёта и расчётам по взносам — при расхождениях у фонда могут возникнуть вопросы при назначении пособий.