Где в 1С:ЗУП находятся физические лица и как с ними работать

Справочник «Физические лица» — один из базовых объектов в 1С:Зарплата и управление персоналом. В нём хранятся персональные данные людей: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адреса и контакты. Именно из этого справочника данные попадают в отчёты по НДФЛ, страховым взносам, в расчётные листки и кадровые документы.

Важно понимать ключевое отличие: «физическое лицо» и «сотрудник» в ЗУП — это разные справочники. Физлицо описывает человека как носителя персональных данных, а сотрудник — это трудовые отношения этого человека с конкретной организацией. Один и тот же человек может числиться сотрудником в нескольких организациях или иметь основное место работы и совместительство — при этом физлицо в базе остаётся одно.

Найти справочник физических лиц можно несколькими путями в зависимости от версии конфигурации и настроек интерфейса. Ниже разберём все способы, типовые операции с карточками и частые проблемы, например дубли физлиц.

Где находится справочник физических лиц

Основной путь в типовой конфигурации ЗУП 3.1: откройте раздел «Кадры» в панели разделов слева, затем в панели навигации выберите пункт «Физические лица». Откроется список всех физических лиц информационной базы с возможностью поиска по ФИО.

Если пункта «Физические лица» нет в разделе «Кадры», используйте альтернативные пути:

• Раздел «Налоги и взносы» — там также может присутствовать ссылка на физлиц, поскольку персональные данные нужны для отчётности;
• Меню «Все функции» (кнопка с символом «≡» или через главное меню) → раскройте группу «Справочники» → «Физические лица». Если «Все функции» не отображается, включите её: главное меню → «Сервис» → «Параметры» → установите флажок «Отображать команду Все функции»;
• Карточка любого сотрудника: в ней есть ссылка на связанное физическое лицо — по ней можно перейти в карточку физлица напрямую.

Отсутствие пункта в интерфейсе чаще всего объясняется настройками состава панелей навигации (можно настроить через «шестерёнку» в панели навигации раздела) или ограничением прав пользователя.

Чем физическое лицо отличается от сотрудника

Путаница между этими двумя справочниками — самая частая причина ошибок в учёте. Разница принципиальна:

• Физическое лицо — человек как носитель персональных данных. Хранит ФИО, дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, документы удостоверяющие личность, адреса, контактную информацию, сведения об инвалидности, статус налогового резидента.
• Сотрудник — связь физлица с организацией: подразделение, должность, вид занятости (основное место, совместительство), табельный номер, дата приёма и увольнения, плановые начисления.

Практическое следствие: если человек работает в двух организациях вашей базы или оформлен по основному месту и по внутреннему совместительству, у него будет одна карточка физлица и две (или более) карточки сотрудника. Создавать второе физлицо для того же человека нельзя — это приведёт к задвоению данных в отчётах по НДФЛ и взносам.

Физлицо и сотрудник: сравнение

Физическое лицо

Персональные данные человека. Одно на всю базу независимо от числа мест работы. Используется в регламентированной отчётности.

Сотрудник

Трудовые отношения с конкретной организацией. Может быть несколько у одного физлица. Используется в кадровых документах и начислениях.

Как создать физическое лицо

Автоматическое создание при приёме на работу

В штатном режиме отдельно создавать физлицо не требуется: при оформлении документа «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения») программа предложит создать новое физическое лицо или выбрать существующее. При вводе ФИО ЗУП автоматически ищет похожие записи в справочнике и показывает совпадения, чтобы избежать дублей.

Ручное создание в справочнике

Если физлицо нужно заранее (например, для заполнения данных до приёма или для договорников ГПХ), откройте «Кадры» → «Физические лица» и нажмите «Создать».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Физические лица» и нажмите «Создать».
2. 2
   Введите ФИО полностью — программа проверит наличие похожих записей и покажет предупреждение при совпадении.
3. 3
   Заполните дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС на закладке основных данных.
4. 4
   Внесите документ, удостоверяющий личность: вид документа, серию, номер, дату выдачи и кем выдан.
5. 5
   Добавьте адреса (регистрации и фактический) и контактную информацию при необходимости.
6. 6
   Нажмите «Записать и закрыть» и проверьте, что физлицо появилось в списке.

Обратите внимание на поле «Уточнение наименования» — оно используется, когда в базе есть однофамильцы с совпадающими инициалами, чтобы различать их в списках выбора.

Как найти и отредактировать карточку физлица

Для поиска откройте список «Кадры» → «Физические лица» и используйте строку поиска: вводите фамилию или её часть. Поиск работает по наименованию. Если физлиц много, удобно упорядочить список по алфавиту или открыть поиск через «Ещё» → «Найти» с отбором по ИНН или СНИЛС — это надёжнее при совпадающих ФИО.

Для редактирования откройте карточку двойным щелчком. Основные блоки данных:

• Личные данные — ФИО, дата рождения, пол, место рождения. История изменения ФИО ведётся через ссылку «История» рядом с полем — это важно для корректного отражения смены фамилии в отчётах за прошлые периоды;
• ИНН и СНИЛС — вводятся в соответствующих полях, программа проверяет контрольные суммы;
• Документы — удостоверение личности с историей изменений;
• Адреса и телефоны — регистрация, фактический адрес, контакты;
• Статус налогоплательщика, инвалидность, вычеты — влияют на расчёт НДФЛ и взносов.

Изменение ключевых данных (ФИО, документа) выполняйте через механизм истории, а не перезаписью значения, если данные уже попали в прошлые отчёты. Тогда в отчётах за старые периоды останется старая фамилия, а в новых — актуальная.

Дубли физических лиц: как найти и устранить

Дубли возникают при повторном приёме человека, которого не нашли в справочнике, при загрузке данных из других программ или при ручном создании без проверки совпадений. Признаки проблемы: один человек дважды встречается в отчётах, НДФЛ считается отдельно по каждой карточке, стажи и вычеты не суммируются.

Для поиска дублей используйте обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных», либо через «Все функции» → «Обработки»). Настройте поиск по справочнику «Физические лица» с правилами совпадения: похожие ФИО, совпадающие ИНН или СНИЛС.

Обработка заменит все ссылки на дубль ссылками на основную запись и пометит дубль на удаление. Перед объединением сделайте резервную копию базы: операция массовой замены ссылок необратима без бэкапа.

Где используются данные физических лиц

Понимание того, где задействован справочник, помогает оценить последствия любой правки. Данные физлиц подтягиваются в:

• регламентированную отчётность: 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения, СЗВ-формы;
• справки для сотрудников: 2-НДФЛ, справки о заработке;
• кадровые приказы и личные карточки;
• расчётные листки и ведомости на выплату;
• электронные больничные и обмен с ФСС.

Поэтому любые исправления персональных данных нужно делать до формирования отчётности за период, либо с последующей подачей уточнённых форм.

Частые вопросы

Не могу найти пункт «Физические лица» в меню — что делать?

Проверьте три варианта: раздел «Кадры» (настройте панель навигации через значок шестерёнки), команду «Все функции» (включите её в «Сервис» → «Параметры») и права пользователя. Если прав на чтение физлиц нет, пункт будет скрыт — обратитесь к администратору базы.

Можно ли удалить физическое лицо из базы?

Удалить напрямую нельзя, если на физлицо есть ссылки (сотрудники, документы, начисления). Можно пометить на удаление через «Ещё» → «Пометить на удаление», а затем выполнить «Удаление помеченных объектов» в разделе «Администрирование». Если ссылки есть, программа покажет их список — сначала нужно разобраться с ними.

Сотрудник сменил фамилию — как правильно отразить?

Откройте карточку физлица, рядом с полем ФИО нажмите ссылку «История» и добавьте новую запись с датой изменения. Тогда документы и отчёты до даты смены будут формироваться со старой фамилией, после — с новой. Не забудьте обновить и данные документа, удостоверяющего личность.

Почему при приёме на работу программа показывает «Похожие люди»?

Это встроенная защита от дублей: ЗУП ищет совпадения по ФИО и дате рождения. Если это тот же человек (например, повторный приём или совместительство) — выберите существующую запись, а не создавайте новую. Если это действительно другой человек-однофамилец, подтвердите создание нового.

Один человек работает в двух организациях базы — сколько карточек нужно?

Одна карточка физлица и две карточки сотрудника — по одной на каждую организацию. При приёме во вторую организацию выберите существующее физлицо из списка. Иначе отчётность по НДФЛ и взносам по этому человеку раздвоится.

Как найти физлицо, если известен только ИНН или СНИЛС?

В списке физических лиц откройте «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор по полю ИНН или СНИЛС, либо используйте расширенный поиск через «Ещё» → «Найти». Это надёжнее поиска по фамилии, особенно если человек менял ФИО.