Где в 1С находятся заявления на электронные трудовые книжки и как их оформить

Заявления работников о переходе на электронную трудовую книжку (или о сохранении бумажной) — обязательная часть кадрового учёта, потому что от выбора сотрудника зависит, какие сведения вы обязаны передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД. В типовых конфигурациях 1С эти заявления хранятся не как отдельные «бумаги», а как специальные документы, которые фиксируют выбор работника и участвуют в формировании отчётности.

Основная рабочая конфигурация для этих задач — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В ней есть журнал «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности», а сам выбор сотрудника дополнительно отражается в его карточке. Ниже разберём, где именно искать эти документы, как их зарегистрировать, как проверить, что данные попали в СЗВ-ТД, и какие ошибки встречаются чаще всего.

Инструкция ориентирована на типовую поставку ЗУП с актуальными обновлениями. Если у вас доработанная конфигурация или используется 1С:КАМИН, пункты меню могут отличаться, но логика документов сохраняется.

Где находится журнал заявлений в 1С:ЗУП

Основная точка входа — раздел «Кадры» на панели разделов. В нём находится журнал документов «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности». Если журнала не видно в списке, откройте меню раздела «Кадры» через кнопку навигации или воспользуйтесь поиском по команде «Все функции» (кнопка со стрелкой в правом верхнем углу панели разделов): в строке поиска наберите «Заявления о предоставлении».

Второй путь — через раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», где заявления видны в контексте подготовленных форм СЗВ-ТД. Это удобно, когда нужно проверить не сами заявления, а результат их отправки в фонд.

В журнале отображается список всех зарегистрированных заявлений с колонками: сотрудник, дата заявления, вид заявления (о предоставлении сведений электронно или о ведении бумажной книжки), состояние документа. Если журнал пуст, значит, заявления ещё не регистрировались или были введены в другой информационной базе.

Как зарегистрировать заявление сотрудника

Когда работник приносит подписанное заявление, его нужно отразить в программе, чтобы сформировать СЗВ-ТД. Само бумажное заявление хранится в личном деле, а в 1С создаётся электронный документ-регистратор.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
2. 2
   Нажмите «Создать» и выберите вид заявления: «О предоставлении сведений о трудовой деятельности» (переход на ЭТК) или «О ведении трудовой книжки» (сохранение бумажной).
3. 3
   Укажите организацию, сотрудника и дату, когда заявление фактически подано.
4. 4
   Проверьте, что ФИО, СНИЛС и дата рождения подтянулись из карточки сотрудника без ошибок.
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что он появился в журнале.
6. 6
   Сформируйте СЗВ-ТД с событием «Подача заявления» и отправьте отчёт в СФР.

Дата документа важна: именно она определяет отчётный период, в котором заявление попадёт в СЗВ-ТД. Сведения о подаче заявления передаются в фонд не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем подачи, поэтому ставить дату «задним числом» без реального основания нельзя — это исказит отчётность.

Если заявлений много (например, массовый сбор при переходе организации на ЭТК), документы удобно создавать подряд из журнала — программа запоминает реквизиты организации, и остаётся только менять сотрудника и дату.

Как выбор сотрудника отражается в карточке и в учёте

После проведения заявления информация о выбранном способе ведения трудовой книжки фиксируется в учёте. Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники»): в ней по ссылке «Трудовая деятельность» или в соответствующем блоке отображается, подавал ли работник заявление и какое именно.

Эта отметка влияет на дальнейшую работу. По сотрудникам, выбравшим электронный формат, все кадровые события (приёмы, переводы, увольнения) обязательно передаются в СЗВ-ТД, а бумажная книжка после выдачи на руки больше не ведётся. По тем, кто сохранил бумажную книжку, сведения в СЗВ-ТД всё равно передаются — но книжка продолжает заполняться в обычном порядке.

Если сотрудник заявления не подавал вовсе, по умолчанию считается, что за ним сохраняется бумажная книжка, и работодатель ведёт её как раньше. При этом обязанность сдавать СЗВ-ТД на такого работника не исчезает.

Как сформировать и отправить СЗВ-ТД по заявлению

Заявление само по себе никуда не уходит — в фонд передаётся отчёт СЗВ-ТД. Создать его можно двумя способами: из журнала заявлений (кнопка создания связанного отчёта, если она доступна в вашей версии) или стандартно через раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → «Создать» → «СЗВ-ТД».

В форме отчёта выберите период и вид сведений с событием «Подача заявления». Программа автоматически подтянет сотрудников, по которым в этом периоде проведены документы заявлений. Проверьте состав таблицы до отправки: лишние сотрудники в отчёте — такая же ошибка, как и пропущенные.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчёта в 1С-Отчетности

Норма

Отчёт принят, получена положительная квитанция от СФР

Тревожный признак

Ошибки в протоколе, отчёт отклонён или завис в статусе отправки

Состав сотрудников в СЗВ-ТД

Норма

В отчёт попали только те, кто подал заявление в этом периоде

Тревожный признак

Пропущены сотрудники с проведёнными заявлениями или включены лишние

Данные сотрудника

Норма

СНИЛС и ФИО совпадают с карточкой и документами работника

Тревожный признак

Расхождения в СНИЛС или ФИО — отчёт вернётся с ошибкой

После успешной сдачи сохраните квитанцию о приёме — она подтверждает, что обязанность работодателя выполнена. Протоколы и квитанции доступны в карточке отправленного отчёта в 1С-Отчетности.

Типичные ошибки и как их исправить

Большинство проблем с заявлениями на ЭТК в 1С связано не с самими документами, а с рассогласованием данных между заявлением, карточкой сотрудника и отчётом.

Если отчёт уже сдан с ошибкой, исправление делается через корректирующий СЗВ-ТД: создайте новый отчёт за тот же период с правильными данными. Отменить проведённое заявление можно, пометив документ на удаление или распроведя его, но только если по нему ещё не отправлен отчёт — иначе сначала разберитесь с отчётностью, иначе данные в базе и в фонде разойдутся.

Если конфигурация другая: КАМИН, УПП, самописные решения

В «1С:КАМИН: Зарплата и кадры» заявления регистрируются в кадровом разделе, а формирование СЗВ-ТД выполняется через встроенный модуль отчётности — логика аналогична ЗУП, но названия журналов отличаются. В старых конфигурациях вроде УПП 1.3 поддержки ЭТК может не быть вовсе, если конфигурация давно не обновлялась.

В самописных и сильно доработанных решениях документ может называться иначе или быть заменён регистром сведений. В этом случае ищите по функциональному признаку: объект, который фиксирует выбор сотрудника и служит основанием для СЗВ-ТД с событием «Подача заявления».

Сравнение вариантов

1С:ЗУП (типовая)

Полная поддержка: журнал заявлений, автоматическое формирование СЗВ-ТД, контроль данных. Подходит большинству организаций.

1С:КАМИН и отраслевые решения

Функциональность есть, но расположение документов отличается; ориентируйтесь на кадровый раздел и модуль отчётности.

Устаревшие или неподдерживаемые конфигурации

Механизма ЭТК может не быть — потребуется обновление или внешняя подготовка отчёта, что повышает риск ошибок.

Проверка полноты учёта перед отчётным периодом

Перед сдачей очередного СЗВ-ТД полезно сверить три источника: журнал заявлений, карточки сотрудников и состав уже отправленных отчётов. Расхождение между ними — верный признак того, что какой-то документ потерян или продублирован.

Удобный приём — отфильтровать журнал заявлений по периоду и сравнить количество документов с числом строк в подготовленном СЗВ-ТД. Если цифры не сходятся, откройте каждое заявление и проверьте, проведено ли оно и не помечено ли на удаление.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ввести заявление задним числом?

Технически программа позволяет поставить любую дату, но делать это без реального основания нельзя: дата документа определяет период, за который сдаётся СЗВ-ТД. Если заявление фактически подано раньше, а в базу внесено позже, сдайте сведения за тот период, когда оно было подано, и будьте готовы пояснить просрочку при проверке.

Сотрудник подал заявление, а потом передумал — что делать в 1С?

Работник вправе повторно подать заявление с другим выбором. В базе создаётся новый документ с актуальной датой и видом заявления, старый оставляйте в журнале — он отражает историю. По новому заявлению формируется очередной СЗВ-ТД.

Почему заявление не попало в сформированный СЗВ-ТД?

Чаще всего документ не проведён, помечен на удаление или его дата выходит за границы отчётного периода. Также проверьте, что в отчёте выбран правильный вид сведений — с событием «Подача заявления», а не кадровые события.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД по сотрудникам, которые не подавали заявление вовсе?

По самому факту «неподачи» отчёт не нужен. Но по таким сотрудникам сдаются сведения при кадровых событиях — приёме, переводе, увольнении. Бумажная книжка по ним ведётся в обычном порядке.

Где хранить бумажный оригинал заявления после регистрации в 1С?

Подлинник с подписью работника подшивается в личное дело сотрудника или в отдельную папку заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки. Электронный документ в 1С заменяет бумажный оригинал только как учётная запись, но не как доказательство волеизъявления работника.

Что делать, если СФР прислал отрицательный протокол по СЗВ-ТД?

Откройте протокол в 1С-Отчетности и посмотрите коды ошибок. Обычно это неверный СНИЛС, расхождение ФИО или дублирование сведений. Исправьте данные в карточке сотрудника или в отчёте и отправьте форму повторно — до того, как истечёт срок сдачи, либо как корректировку.