Где в 1С завести справку с предыдущего места работы для расчета больничного

Когда сотрудник приносит справку о заработке по форме 182н с предыдущего места работы, её данные нужно внести в программу до расчёта больничного листа. Если этого не сделать, 1С рассчитает пособие только исходя из заработка в текущей организации, и сумма окажется заниженной — это нарушение прав работника и повод для претензий при проверке.

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Он хранится в учётной системе и автоматически подхватывается при расчёте больничных, пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком. В 1С:Бухгалтерии механизм отличается — там данные вводятся непосредственно в документе начисления.

Ниже разобраны оба сценария: где искать документ в ЗУП, как заполнить его без ошибок, как проверить, что справка учтена в расчёте, и что делать, если сотрудник принёс справку после того, как больничный уже рассчитан и выплачен.

Какая справка нужна и когда её требуют

Для расчёта пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком учитывается заработок за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если сотрудник в этот период работал у других работодателей, он представляет справку о сумме заработка — форма, утверждённая приказом Минтруда (ранее это форма 182н, сейчас действует обновлённый бланк, но в обиходе название «182н» закрепилось).

Работодатель не обязан требовать справку — её предоставление право, а не обязанность работника. Если справки нет, пособие считается только из заработка в текущей организации. Сотрудник может принести справку и позже: в этом случае пособие пересчитывается за весь прошлый период, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки.

Проверьте, что справка заполнена корректно: указаны годы, суммы заработка по каждому году, количество календарных дней, приходящихся на периоды исключения (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком). Ошибки в справке бывшего работодателя исправлять самостоятельно нельзя — документ возвращается сотруднику для переоформления.

Куда внести справку в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом входящая справка регистрируется отдельным документом. Путь к нему: раздел «Зарплата» → группа «Все справки и начисления» (или «См. также») → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». В некоторых релизах документ доступен также из раздела «Кадры» или из карточки сотрудника по ссылке «Оформить документ».

Если документа нет в меню, проверьте функциональность: «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» или «Настройка состава разделов» — видимость документа зависит от включённых опций учёта пособий. Также документ можно найти через глобальный поиск по строке «справка о заработке».

Создайте новый документ кнопкой «Создать» и заполните шапку: организацию, сотрудника, дату и номер входящей справки, наименование страхователя (прежнего работодателя) и периоды работы у него. Эти реквизиты нужны для корректной идентификации справки и для печатных форм.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника, реквизиты справки и наименование прежнего работодателя.
3. 3
   В табличной части по каждому году введите сумму заработка и число дней исключаемых периодов.
4. 4
   Проведите документ и убедитесь, что он сохранён без ошибок.
5. 5
   Рассчитайте или пересчитайте больничный лист и проверьте средний заработок.

Заполнение табличной части: заработок и исключаемые дни

Главная часть документа — таблица по годам. Для каждого календарного года, указанного в справке, вводится сумма заработка, на которую начислялись взносы в ФСС (СФР). Важно переносить суммы именно в разрезе лет, как в бумажной справке, а не общей суммой — программа сравнивает заработок каждого года с предельной базой по взносам соответствующего года.

Отдельно указывается количество календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и освобождения от работы без начисления взносов. Эти дни влияют на расчёт пособий по беременности и родам и по уходу за ребёнком — из расчётного периода они исключаются. Для обычного больничного дни не вычитаются, но заполнить их всё равно нужно, чтобы данные были полными.

Если сотрудник принёс справки от нескольких прежних работодателей, на каждую справку создаётся отдельный документ. Программа при расчёте суммирует заработок по всем зарегистрированным справкам и по текущему месту работы, применяя лимит предельной базы к каждому году в целом.

Как внести данные справки в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии отдельного документа для входящей справки нет. Данные о заработке у прежних работодателей вводятся непосредственно в документе «Больничный лист»: откройте расчёт среднего заработка (кнопка «Изменить» или ссылка рядом с суммой среднего заработка) и в форме расчёта добавьте суммы по годам вручную в соответствующие поля.

Альтернативный вариант — регистр сведений, где хранятся данные для расчёта среднего заработка. В некоторых релизах доступен ввод через карточку сотрудника. Конкретный путь зависит от версии конфигурации, поэтому ориентируйтесь на форму расчёта среднего заработка внутри больничного — она есть всегда.

Ограничение этого подхода: сведения привязываются к конкретному больничному. Если сотрудник заболеет повторно, данные справки придётся вводить заново. В ЗУП справка хранится как самостоятельный документ и подхватывается автоматически во все последующие расчёты — это удобнее при частых больничных.

Где вводить справку

1С:ЗУП — документ «Справка о заработке (входящая)»

Данные хранятся постоянно и автоматически используются во всех последующих расчётах пособий. Рекомендуемый вариант.

1С:Бухгалтерия — ввод в больничном листе

Подходит для разового расчёта, но данные нужно повторять при каждом новом больничном.

Доработка или перенос данных

Оправдан при массовом переходе из другой программы; для единичных справок избыточен.

Справка принесена после расчёта больничного: пересчёт

Если больничный уже рассчитан и пособие выплачено, а сотрудник принёс справку позже, порядок такой: сначала зарегистрируйте входящую справку документом, затем откройте ранее проведённый больничный лист и нажмите «Исправить» (в ЗУП создаётся документ-исправление) либо пересчитайте документ, если он ещё не попал в закрытый период.

Программа пересчитает средний заработок с учётом справки и доначислит разницу. Доначисление отразится в учёте текущим периодом. Помните про установленный законом срок: пересчёт возможен за период не более трёх лет, предшествующих дню представления справки.

Пересчёт затрагивает и обмен с СФР: если по больничному уже отправлялись сведения в фонд, после исправления нужно сформировать и отправить актуальные данные повторно, иначе фонд будет оперировать устаревшей суммой при прямых выплатах.

Проверка результата и типичные ошибки

После ввода справки откройте больничный лист и проверьте расчёт среднего заработка: в расшифровке (кнопка с суммой среднего заработка) должны появиться суммы из справки по соответствующим годам. Сравните итоговый среднедневной заработок с ручным расчётом: сумма заработка за два года делится на 730 (или на число дней с учётом исключаемых периодов для декретных пособий).

Дополнительно проверьте, что заработок каждого года не превышает предельную базу — если превышает, программа должна показать в расчёте именно лимит. Если справка в расчёте не видна вовсе, чаще всего документ не проведён, указан не тот сотрудник или годы в справке не пересекаются с расчётным периодом больничного.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расшифровка среднего заработка в больничном

Норма

Видны суммы из справки по годам вместе с заработком в текущей организации

Тревожный признак

Учтён только заработок текущей организации — справка не подхвачена

Статус документа справки

Норма

Документ проведён, указан верный сотрудник

Тревожный признак

Документ помечен на удаление или сохранён без проведения

Среднедневной заработок

Норма

Совпадает с ручным расчётом по формуле

Тревожный признак

Сумма не изменилась после пересчёта

Часто задаваемые вопросы

Можно ли рассчитать больничный, если сотрудник не принёс справку 182н?

Да. Пособие рассчитывается из заработка в текущей организации, а при отсутствии заработка в расчётном периоде — исходя из МРОТ. Сотрудник вправе принести справку позже, тогда пособие пересчитывается в пределах трёхлетнего срока.

Сотрудник принёс две справки от разных работодателей — как ввести?

На каждую справку создаётся отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». При расчёте программа суммирует заработок по всем справкам и текущему месту работы, применяя предельную базу к каждому году в целом.

Нужно ли вводить справку, если сотрудник работает по совместительству?

Зависит от ситуации. Если пособие назначается по нескольким местам работы, на каждом месте учитывается только заработок у этого работодателя. Если пособие назначается по одному месту, справки от других работодателей вносятся и учитываются в расчёте.

Что делать, если в справке обнаружилась ошибка?

Самостоятельно исправлять чужую справку нельзя. Верните документ сотруднику — за исправлением он обращается к прежнему работодателю, который выдаёт корректно оформленную справку. После получения исправленного документа обновите данные в программе и пересчитайте пособие.

Учитывается ли справка при расчёте отпуска по уходу за ребёнком?

Да. Введённая в ЗУП входящая справка автоматически используется при расчёте всех пособий за счёт СФР: больничных, пособий по беременности и родам и ежемесячных пособий по уходу за ребёнком. Повторно вводить данные не нужно.

Где посмотреть все введённые справки по сотруднику?

Откройте журнал «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)» и установите отбор по сотруднику, либо посмотрите связанные документы из карточки сотрудника. В расшифровке среднего заработка в больничном листе также видно, какие суммы взяты из справок.