1С Бухгалтерия: где находится ФОТ и как его посмотреть

Фонд оплаты труда (ФОТ) в 1С Бухгалтерия не существует как отдельный документ или справочник — это аналитический показатель, который собирается из данных по начислениям сотрудникам. В зависимости от редакции программы (1С:Бухгалтерия 8 с полным учётом зарплаты или интеграция с 1С:ЗУП) и настроек учёта ФОТ можно увидеть в разных отчётах: расчётных ведомостях, своде начислений, оборотно-сальдовой ведомости по счёту 70 и специализированных отчётах по страховым взносам и НДФЛ.

Чаще всего под запросом «где ФОТ» скрывается одна из трёх задач: быстро получить сумму начисленной зарплаты за период, подготовить данные для планирования бюджета или проверить базу для расчёта взносов и налогов. Для каждой задачи подходит свой инструмент, и ниже разобраны конкретные пути в меню, типовые настройки отчётов и способы проверить корректность цифр.

Важно понимать: в 1С:Бухгалтерия 8.3 кадровый и зарплатный учёт ведётся в разделе «Зарплата и кадры», но детализация там ограничена по сравнению с 1С:ЗУП. Если компания ведёт зарплату во внешней программе и выгружает в бухгалтерию только проводки, полный ФОТ с расшифровкой по сотрудникам в 1С:Бухгалтерии увидеть не получится — будут доступны только сводные суммы.

Где в меню 1С:Бухгалтерия находятся отчёты по зарплате

Все инструменты для просмотра ФОТ сосредоточены в разделе «Зарплата и кадры» главного меню. Откройте его и перейдите в подраздел «Отчёты по зарплате» — там собраны расчётные ведомости, расчётные листки, свод начислений, справки по НДФЛ и взносам. Именно отсюда стоит начинать поиск, если нужен ФОТ за месяц, квартал или год.

Если раздел «Зарплата и кадры» не содержит данных или отчёты пустые, проверьте настройки учётной политики: «Главное» → «Настройки» → «Учёт зарплаты». Там указано, где ведётся учёт — в этой программе или во внешней (1С:ЗУП). При варианте «во внешней программе» детальные отчёты по сотрудникам в бухгалтерии работать не будут.

Как посмотреть ФОТ через расчётную ведомость и свод начислений

Самый прямой способ увидеть фактический ФОТ за период — сформировать отчёт «Свод начислений и удержаний» (иногда называется «Сводная ведомость»). Путь: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → выберите нужный отчёт. Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать». В итоговой строке колонки «Начислено» будет сумма ФОТ за выбранный период.

Альтернатива — «Расчётная ведомость (Т-51)». Она показывает начисления, удержания и суммы к выплате по каждому сотруднику и в целом по организации. Этот отчёт удобен, когда ФОТ нужен не только как итоговая цифра, но и с разбивкой по людям и видам начислений (оклад, премии, больничные, отпускные).

Для детального анализа используйте «Расчётные листки»: там видно, из каких конкретных начислений складывается сумма по каждому сотруднику. Это помогает проверить, не попали ли в ФОТ лишние выплаты или, наоборот, не потерялась ли часть начислений.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате».
2. 2
   Выберите «Свод начислений и удержаний» или «Расчётная ведомость (Т-51)».
3. 3
   Установите период (месяц, квартал, год) и организацию.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и найдите итоговую строку «Начислено».
5. 5
   Сверьте итог с оборотом по кредиту счёта 70 за тот же период.

Как найти ФОТ через оборотно-сальдовую ведомость и анализ счёта 70

Бухгалтерский способ — через оборотно-сальдовую ведомость: «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость». Найдите счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Кредитовый оборот по счёту 70 за период — это и есть начисленный ФОТ (вместе с удержаниями, которые потом уйдут в дебет).

Для детализации сформируйте «Анализ счёта» по счёту 70: «Отчёты» → «Анализ счёта». В настройках можно добавить группировку по сотрудникам или по субконто, если аналитика включена. Отчёт покажет, с каких счетов затрат (20, 25, 26, 44 и др.) шли начисления — это полезно для распределения ФОТ по подразделениям и видам деятельности.

Учтите нюанс: кредитовый оборот счёта 70 включает все начисления, включая больничные за счёт работодателя, отпускные и премии. Если для планирования нужен «чистый» ФОТ по окладам и тарифам без разовых выплат, корректнее брать данные из зарплатных отчётов с отбором по видам начислений, а не из бухгалтерских проводок.

Какой отчёт выбрать

Свод начислений и удержаний

Быстрый итог ФОТ за период с разбивкой по сотрудникам. Не показывает распределение по счетам затрат.

ОСВ по счёту 70

Сводная сумма начислений из бухучёта. Нет детализации по видам выплат и людям.

Анализ счёта 70

ФОТ в разрезе счетов затрат и подразделений. Требует корректной аналитики в проводках.

Расчётные листки

Максимальная детализация по каждому сотруднику. Неудобен для быстрого итога по компании.

Как проверить корректность суммы ФОТ

После получения цифры её стоит сверить независимым способом. Самая надёжная проверка — сопоставить итог отчёта «Свод начислений и удержаний» с кредитовым оборотом счёта 70 за тот же период. Суммы должны совпадать (с точностью до выплат, которые могут учитываться по-разному, например дивидендов или выплат по ГПХ — они могут проходить по другим счетам).

Дополнительно сверьте базу по страховым взносам: отчёты «Анализ взносов» или данные расчёта по взносам должны коррелировать с ФОТ, поскольку взносы начисляются именно с фонда оплаты труда (за вычетом необлагаемых выплат). Существенное расхождение — признак ошибки в настройках начислений или в том, что часть выплат не попала в зарплатные документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог «Начислено» в своде vs оборот по кредиту 70

Норма

Суммы совпадают

Тревожный признак

Расхождение — ищите выплаты вне зарплатных документов

База по страховым взносам

Норма

База ≤ ФОТ на сумму необлагаемых выплат

Тревожный признак

База больше ФОТ или сильно меньше без причины

Данные по сотрудникам

Норма

Все штатные сотрудники присутствуют в ведомости

Тревожный признак

Кого-то нет — проверьте приём на работу и период отбора

Частые ошибки при поиске ФОТ и их последствия

Типичная проблема — пользователь ищет ФОТ в справочниках или документах, а не в отчётах. В 1С нет документа «Фонд оплаты труда», показатель всегда вычисляется отчётом. Другая ошибка — неверный период формирования: например, ведомость сформирована за месяц начисления, а зарплата за декабрь начислена в январе, из-за чего цифры «не сходятся» с ожиданиями.

Ещё одна ловушка — смешение понятий: ФОТ (все начисления) путают с суммой к выплате (после удержания НДФЛ) или с расходами на персонал (ФОТ плюс страховые взносы). Перед тем как передавать цифру руководству или в бюджет, уточните, какой именно показатель требуется, и возьмите соответствующую колонку отчёта.

Как спланировать ФОТ, если штатное расписание не ведётся

Для планового (а не фактического) ФОТ в 1С:Бухгалтерия возможности ограничены. Если включено штатное расписание («Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → включить учёт по штатному расписанию), плановый фонд можно оценить по позициям штатного расписания и установленным окладам — сумма окладов по всем ставкам с учётом районных коэффициентов даст базовый плановый ФОТ.

Если штатное расписание не ведётся, практичный вариант — выгрузить фактический ФОТ за прошлые периоды в Excel (кнопка «Ещё» → «Сохранить» в отчёте) и строить план на его основе с поправкой на индексацию и изменение численности. Для полноценного планирования ФОТ с премиями, надбавками и сценарным анализом обычно используют 1С:ЗУП или специализированные решения для бюджетирования.

Если ФОТ нужен регулярно (например, ежемесячно для управленческой отчётности), сохраните настройки отчёта «Свод начислений и удержаний» как вариант — тогда в следующий раз достаточно будет поменять только период.

FAQ: частые вопросы о ФОТ в 1С Бухгалтерия

Почему отчёты по зарплате в 1С:Бухгалтерии пустые?

Скорее всего, в настройках учёта («Главное» → «Учёт зарплаты») указано, что учёт ведётся во внешней программе, например в 1С:ЗУП. В этом случае детальные данные по сотрудникам в бухгалтерию не переносятся — смотрите ФОТ в ЗУП, а в бухгалтерии ориентируйтесь на обороты счёта 70.

Чем ФОТ отличается от суммы к выплате в расчётной ведомости?

ФОТ — это все начисления до удержаний (колонка «Начислено»). Сумма к выплате — это ФОТ минус НДФЛ, алименты и прочие удержания, плюс погашение долгов прошлых периодов. Для бюджетирования и статистики используется именно ФОТ, а не сумма к выплате.

Входят ли выплаты по договорам ГПХ в ФОТ в 1С?

В бухгалтерском учёте выплаты по ГПХ обычно проходят по счёту 76 или 60, а не 70, поэтому в обороты счёта 70 они не попадут. В зарплатных отчётах они могут отображаться отдельно или не отображаться вовсе — зависит от настроек. Для полной картины затрат на персонал добавьте к ФОТ обороты по договорам ГПХ отдельно.

Как получить ФОТ по подразделениям?

Сформируйте «Анализ счёта» по счёту 70 с группировкой по подразделениям (если аналитика включена в плане счетов и заполняется в документах начисления). Либо используйте «Свод начислений и удержаний» с группировкой по подразделениям — в настройках отчёта (кнопка «Показать настройки») добавьте соответствующее поле группировки.

Можно ли увидеть плановый ФОТ до начисления зарплаты?

Только косвенно: если ведётся штатное расписание, сумму окладов по всем ставкам можно посмотреть в отчёте «Штатное расписание» и использовать как базу планового ФОТ. Полноценного отчёта «Плановый ФОТ» в 1С:Бухгалтерии нет — для планирования с надбавками и премиями нужен 1С:ЗУП или расчёт в Excel на основе фактических данных.