Другое · 9 мин
Где в 1С заполнить справку с предыдущего места работы
Где в 1С:ЗУП ввести справку о заработке с предыдущего места работы для расчёта больничных и пособий: пошаговая инструкция, проверка и ошибки.
Когда новый сотрудник приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н или данные из СФР), эти суммы нужно внести в 1С, чтобы программа правильно рассчитывала больничные, пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Если справку не ввести или ввести не туда, средний заработок для пособий будет занижен, а сотрудник потеряет деньги.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрен отдельный документ — «Справка с предыдущего места работы». Он находится в разделе «Зарплата» и в карточке сотрудника. Ниже разберём, где именно его найти, как заполнить, как проверить, что данные учлись, и какие ошибки встречаются чаще всего.
Зачем вообще вводить справку о заработке в 1С
Пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком рассчитываются исходя из среднего заработка за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Если сотрудник в этот период работал у других работодателей, у текущей организации данных о его доходах нет — их нужно получить из справки.
Пока справка не введена, программа считает пособие только из заработка в вашей организации. Если сотрудник у вас работает недавно, расчёт пойдёт фактически от нуля или от минимального размера оплаты труда. Это законно, но невыгодно сотруднику и часто приводит к перерасчётам, когда справка появляется позже.
Важно понимать: справка влияет только на расчёт пособий (больничные, декретные, пособие по уходу за ребёнком). На расчёт отпускных, командировочных и обычной зарплаты она не влияет — там используется средний заработок, накопленный в вашей организации.
Где находится документ «Справка с предыдущего места работы»
Основной путь в типовой 1С:ЗУП: откройте раздел «Зарплата», в блоке «См. также» найдите ссылку «Справки с предыдущего места работы». Откроется журнал документов, где кнопкой «Создать» добавляется новая справка.
Второй способ — через карточку сотрудника: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → откройте нужного сотрудника. В карточке есть ссылки на документы, связанные с пособиями и страховыми взносами, откуда также можно создать справку. Точное расположение ссылки зависит от релиза конфигурации, поэтому надёжнее пользоваться журналом в разделе «Зарплата».
Если ссылки «Справки с предыдущего места работы» нет в панели навигации, проверьте настройки видимости разделов: в некоторых настройках интерфейса часть команд скрыта. Также документ может быть недоступен пользователю без прав на кадрово-расчётные документы — тогда вопрос решается с администратором системы.
Как заполнить справку пошагово
Создайте документ и заполните его по бумажной справке сотрудника. Документ простой, но ошибки в цифрах критичны — они напрямую попадут в расчёт пособия.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Справки с предыдущего места работы» и нажмите «Создать».
- 2Укажите сотрудника и организацию-предыдущего работодателя (можно ввести наименование вручную).
- 3По строкам таблицы внесите годы и суммы заработка в точности как в справке: за каждый год отдельная строка.
- 4Если в справке указаны дни, исключаемые из расчёта (болезнь, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребёнком), внесите периоды исключений.
- 5Проведите документ и убедитесь, что он сохранён без ошибок.
Несколько практических моментов при заполнении. Суммы вводите в пределах, указанных в справке, — программа сама сравнит их с предельной базой по взносам за соответствующий год и при расчёте не возьмёт сверхлимитные суммы. Годы указывайте именно календарные, за которые начислен заработок, а не год выдачи справки.
Периоды исключений (календарные дни болезни, декрета, отпуска по уходу за ребёнком) важны для расчёта пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком: эти дни вычитаются из 730 (731) дней расчётного периода и увеличивают среднедневной заработок. Если в справке они есть, а вы их не внесли, пособие будет занижено.
Как проверить, что справка учлась в расчёте
Самый надёжный способ — создать тестовый больничный лист сотруднику и посмотреть расчёт среднего заработка. В документе «Больничный лист» откройте расшифровку расчёта среднего заработка: там должны появиться суммы из справки по соответствующим годам с пометкой, что источник — справка с предыдущего места работы.
Если суммы из справки не видны, проверьте три вещи: проведён ли документ-справка, тот ли сотрудник указан, попадают ли годы справки в расчётный период пособия. Например, если страховой случай наступил сейчас, а справка содержит данные только за позапрошлые годы, не входящие в расчётный период, суммы в расчёт не попадут — и это правильно.
Как проверить результат
Видны суммы по годам из справки с указанием источника
Учтён только заработок текущей организации
Из 730/731 дня вычтены периоды исключений из справки
Периоды исключений не учтены, хотя в справке указаны
Проведён, годы и суммы совпадают с бумажным оригиналом
Документ в черновике или суммы расходятся
Если справки у сотрудника нет или она пришла позже
Ситуация «справки нет» — типовая. Сотрудник может запросить справку у бывшего работодателя лично, а вы как текущий работодатель вправе направить запрос в СФР о сведениях о заработке. До получения данных пособие рассчитывается из имеющегося заработка (или от МРОТ), а после поступления справки делается перерасчёт.
Для перерасчёта в 1С не нужно создавать новый больничный: после ввода справки откройте ранее рассчитанный больничный лист и пересчитайте документ. В ЗУП также есть механизм доначисления пособия при появлении новых данных о заработке — программа предложит доначислить разницу при очередном расчёте.
Как выбрать действие
Типичные ошибки при вводе справки
Отдельно предостережение: никогда не «подгоняйте» суммы справки под желаемый размер пособия и не вводите справку без документального подтверждения. Данные по заработку СФР может сверить, а завышение пособий влечёт отказ в зачёте расходов и штрафные последствия для организации. Все корректировки делайте только на основании официальных документов.
Частые вопросы
Влияет ли справка с предыдущего места работы на расчёт отпускных?
Нет. Отпускные, командировочные и прочие средние заработки считаются только по начислениям вашей организации за последние 12 месяцев. Справка используется исключительно для пособий по нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
Сотрудник принёс справку от двух предыдущих работодателей — как ввести?
Создайте отдельный документ «Справка с предыдущего места работы» на каждого работодателя. При расчёте пособия программа суммирует заработок по всем введённым справкам в пределах лимита базы по взносам за каждый год.
Можно ли изменить уже проведённую справку?
Да, документ можно открыть, исправить суммы или периоды и перепровести. После этого обязательно пересчитайте все больничные и пособия, которые были рассчитаны на старых данных, иначе в учёте останутся расхождения.
Что делать, если заработок в справке превышает предельную базу по взносам?
Вводите суммы так, как указано в справке. Программа при расчёте пособия сама ограничит учитываемый заработок предельной величиной базы за соответствующий год — вручную ничего урезать не нужно.
Где в 1С:Бухгалтерии ввести данные справки, если отдельного документа нет?
В 1С:Бухгалтерии заработок у предыдущих работодателей указывается непосредственно в документе «Больничный лист» — в форме расчёта среднего заработка есть возможность добавить суммы вручную. Точное расположение полей зависит от релиза, ищите кнопку изменения данных расчёта среднего заработка.
Что важно запомнить
Справка о заработке вводится документом «Справка с предыдущего места работы» в разделе «Зарплата» 1С:ЗУП и влияет только на пособия. Вводите суммы и периоды исключений точно по оригиналу, а после ввода пересчитывайте уже оплаченные больничные. Если справки нет — считайте из имеющихся данных и делайте перерасчёт после её поступления.