Другое · 10 мин
Где в 1С занести заработок с предыдущего места работы
Разбираем, где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии внести справку о заработке с предыдущего места работы для расчёта больничных и пособий. Пошаговая инструкция.
Когда сотрудник устраивается в компанию и приносит справку о заработке с предыдущего места работы (форма 182н), бухгалтеру или кадровику нужно занести эти данные в 1С. Без них программа не сможет правильно рассчитать больничный лист, пособие по беременности и родам или пособие по уходу за ребёнком, ведь для расчёта берётся средний заработок за два предшествующих календарных года.
Место ввода зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) существует отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», а в 1С:Бухгалтерии данные вносятся через карточку сотрудника или документ больничного листа. Ниже разберём оба варианта с пошаговыми действиями.
Важно понимать: справка влияет только на расчёт пособий за счёт ФСС (СФР). На отпускные и обычную зарплату в текущей организации заработок с прошлого места работы не влияет — там средний заработок считается по начислениям текущего работодателя.
Когда нужно вносить данные о заработке с прошлого места работы
Справка 182н (или сведения, выданные прежним работодателем) нужна, если сотрудник в расчётном периоде — двух календарных годах, предшествующих году страхового случая, — работал у других работодателей. Типичная ситуация: человек устроился к вам недавно, заболел, и для расчёта больничного у вас нет данных о его доходах за нужные годы.
Если сотрудник работает у вас давно и оба расчётных года отработал в вашей организации, справка не требуется — программа возьмёт начисления из собственной базы. Также справка не нужна, если сотрудник отказался её предоставлять: тогда пособие считается только по вашим данным, что обычно невыгодно работнику, но законно.
Обратите внимание: с переходом на электронные больничные и прямые выплаты часть сведений СФР получает напрямую, но обязанность работодателя учесть заработок у предыдущих работодателей при расчёте среднего сохраняется. Поэтому механизм ввода справки в 1С остаётся актуальным.
Ввод справки в 1С:ЗУП
В конфигурации «Зарплата и управление персоналом» предусмотрен специальный документ. Откройте раздел «Зарплата» и найдите в списке документов «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Если документа нет в видимых ссылках, откройте раздел «Отчётность, справки» — там он тоже присутствует. В некоторых интерфейсах документ доступен через «Настройка навигации» раздела.
Создайте новый документ кнопкой «Создать». Заполните поля: организация, сотрудник, страхователь (прежний работодатель — его можно ввести текстом или выбрать из справочника контрагентов, если заведён), период работы и годы, за которые даны сведения. Затем в табличную часть внесите суммы заработка по каждому году отдельно — именно так, как они указаны в справке.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)»
- 2Создайте документ и укажите сотрудника и организацию
- 3Заполните наименование прежнего страхователя и период работы у него
- 4Внесите в таблицу суммы заработка по каждому календарному году из справки
- 5Проверьте, что суммы не превышают предельные базы по взносам за соответствующие годы
- 6Проведите документ и пересчитайте больничный лист, если он уже был создан
После проведения документа программа автоматически учтёт эти суммы при расчёте среднего заработка в больничных листах и отпусках по уходу за ребёнком. Если больничный уже был рассчитан до ввода справки, откройте его и нажмите «Исправить» или просто пересчитайте документ — средний заработок обновится.
Ввод данных в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии отдельного журнала входящих справок нет — данные вводятся компактнее. Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Зарплата и кадры»), выберите нужного сотрудника и в его карточке найдите ссылку «Справка о заработке» или «Доходы с предыдущего места работы» — название зависит от версии релиза. В открывшейся форме укажите годы и суммы заработка.
Альтернативный путь — ввод прямо из больничного листа. Создайте документ «Больничный лист», заполните сотрудника и период нетрудоспособности, затем нажмите на ссылку расчёта среднего заработка (она отображается рядом с полем «Средний заработок»). В форме расчёта есть возможность добавить справку с предыдущего места работы и внести суммы вручную.
Где вводить справку
Отдельный документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)». Подходит при полноценном кадровом учёте, хранит историю справок по сотруднику.
Ввод через ссылку «Справка о заработке» в карточке. Удобно, если больничный ещё не оформлен.
Ввод через форму расчёта среднего заработка в самом документе. Быстро, когда больничный уже оформляется.
Какие суммы вносить и какие ограничения учесть
В справке 182н указываются суммы заработка, на которые начислялись страховые взносы на случай временной нетрудоспособности. Переносите в 1С именно эти суммы по каждому году отдельно, не суммируя годы в одну строку — иначе программа не сможет корректно применить предельные базы.
Для каждого года законодательно установлена предельная величина базы по взносам. Если в справке сумма больше предельной, программа при расчёте всё равно возьмёт не больше лимита. Вносите данные как есть, из документа — ограничение применится автоматически. Также в справке указываются дни исключаемых периодов (болезнь, декрет, отпуск по уходу за ребёнком) — их тоже нужно внести, так как они влияют на число дней в расчёте.
Проверка результата после ввода
После ввода справки откройте больничный лист сотрудника и проверьте расчёт среднего заработка. В форме расчёта должны отображаться суммы за оба года: начисления вашей организации плюс суммы из входящей справки. Если справочные суммы не видны — проверьте, проведён ли документ справки и совпадают ли годы в справке с расчётным периодом больничного.
Дополнительно сверьтесь с печатной формой расчёта среднего заработка — в ЗУП она доступна из больничного листа по кнопке «Печать». Там построчно видно, какие суммы и за какие годы вошли в расчёт, и сколько дней учтено.
Как проверить результат
Документ есть в журнале, годы и суммы совпадают с бумажной справкой
Документ не проведён или годы указаны с ошибкой
В расчёт вошли суммы из справки за нужные годы
Средний посчитан только по начислениям текущей организации
Дни болезни и декрета из справки уменьшили число дней расчётного периода
Количество дней не изменилось после ввода справки
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — ввод справки после расчёта больничного без последующего пересчёта. Документ больничного не пересчитывается сам: его нужно открыть и перепровести или исправить. Вторая распространённая проблема — неверно указанные годы в справке: программа учитывает только те годы, что попадают в расчётный период конкретного страхового случая.
Ещё одна ситуация: сотрудник принёс справку после того, как пособие уже выплачено. В этом случае оформляется перерасчёт — в ЗУП через документ-исправление больничного листа, разница доначисляется ближайшей выплатой. Закон даёт работнику право обратиться за перерасчётом в течение трёх лет.
Если сотрудник работал у нескольких работодателей
Когда в расчётном периоде сотрудник трудился у нескольких работодателей, справок может быть несколько — по одной от каждого. В ЗУП создайте отдельный документ на каждого страхователя. Программа суммирует заработок по всем справкам в пределах лимита базы за каждый год.
Особый случай — совместительство. Если сотрудник продолжает работать у другого работодателя и оформляет пособие у каждого из них, заработок по месту совместительства в вашу базу вносить не нужно: каждый работодатель считает пособие по своим начислениям. Справка 182н в этом случае не выдаётся — вместо неё работник подтверждает, что пособие по другим местам не назначалось, если выбирает расчёт у одного работодателя.
FAQ
Обязательно ли вносить справку 182н в 1С, если сотрудник её принёс?
Да. Если справка предоставлена до расчёта пособия, работодатель обязан учесть указанный в ней заработок. Игнорирование справки занижает пособие и нарушает права работника — он может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.
Что делать, если больничный уже рассчитан и оплачен, а справку принесли позже?
Внесите справку в программу, затем исправьте больничный лист: в ЗУП используется кнопка «Исправить» в документе, создаётся документ-исправление с перерасчётом. Разницу доначислите ближайшей выплатой. Сотрудник вправе требовать перерасчёт в течение трёх лет.
Влияет ли заработок с прошлого места работы на расчёт отпускных?
Нет. Отпускные рассчитываются только из начислений текущего работодателя за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Справка 182н используется исключительно для пособий: больничных, по беременности и родам, по уходу за ребёнком.
Не нахожу документ «Справка о заработке» в ЗУП. Где искать?
Проверьте разделы «Зарплата» и «Отчётность, справки» — документ называется «Справки о заработке для расчёта пособий (входящие)». Если его нет в списке, откройте настройку навигации раздела (кнопка с шестерёнкой) и добавьте документ в панель. Также проверьте права пользователя.
Сумма в справке больше предельной базы по взносам. Что вносить?
Вносите сумму как указано в справке. Программа при расчёте автоматически ограничит заработок предельной величиной базы за соответствующий год, поэтому ручная корректировка не требуется.
Можно ли внести заработок со слов сотрудника, без справки?
Нельзя. Основанием для учёта заработка служит только документ — справка установленной формы или сведения из СФР. Расчёт по недостоверным данным грозит отказом фонда в зачёте расходов на пособие.
Что важно запомнить
В ЗУП заработок с прошлого места работы вносится документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», в Бухгалтерии — через карточку сотрудника или форму расчёта среднего в больничном листе. Суммы вносятся по годам строго из справки 182н, после ввода больничный нужно пересчитать. Данные влияют только на пособия, но не на отпускные.