Где в 1С ввести стаж работы сотрудника

Стаж работы сотрудника в программах 1С хранится в карточке физического лица и влияет на расчёт больничных, надбавок за выслугу лет и отчётность в фонды. Если стаж не введён или указан неверно, программа занизит процент оплаты больничного листа или неправильно рассчитает процентную надбавку. Поэтому ввод стажа — обязательный шаг при приёме нового сотрудника.

Основная конфигурация для кадрового учёта — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). В ней стажи вводятся через справочник «Физические лица» по гиперссылке «Трудовая деятельность». В более простых конфигурациях, например в 1С:Бухгалтерии, страховой стаж для больничных указывается непосредственно в карточке сотрудника. Ниже разберём оба варианта.

Какие виды стажа используются в 1С

Программа различает несколько видов стажа, и важно понимать, какой именно требуется ввести. «Общий стаж» учитывает всю трудовую деятельность по трудовой книжке и используется в основном для справочных целей. «Страховой стаж для оплаты больничных листов» напрямую влияет на процент оплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Отдельно существуют стажи для надбавок: «Стаж на надбавку за выслугу лет», «Северный стаж» для районных коэффициентов и процентных надбавок в районах Крайнего Севера, а также специальные стажи для досрочной пенсии. Каждый вид стажа вводится отдельной строкой со своей датой отсчёта.

Ввод стажа в 1С:ЗУП через карточку физического лица

Откройте раздел «Кадры», перейдите в справочник «Сотрудники» и найдите нужного человека. В карточке сотрудника перейдите по ссылке на физическое лицо либо сразу найдите гиперссылку «Трудовая деятельность» — в типовых версиях она доступна прямо из карточки сотрудника.

В открывшейся форме «Трудовая деятельность» находится блок «Стажи». Нажмите «Добавить», выберите вид стажа из предложенного списка, укажите дату отсчёта и введите продолжительность в годах, месяцах и днях на эту дату. Сохраните изменения кнопкой «ОК» и запишите карточку.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите нужного сотрудника
2. 2
   Перейдите по гиперссылке «Трудовая деятельность» в карточке
3. 3
   В блоке «Стажи» нажмите «Добавить» и выберите вид стажа
4. 4
   Укажите дату отсчёта и продолжительность: лет, месяцев, дней
5. 5
   Нажмите «ОК», затем «Записать и закрыть» в карточке сотрудника
6. 6
   Проверьте расчёт на тестовом больничном или в отчёте по стажам

Стаж для больничных листов

Для расчёта пособия по нетрудоспособности выберите вид «Страховой стаж для оплаты больничных листов». Данные берутся из трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД или электронная трудовая книжка) и справок с предыдущих мест работы. Продолжительность рассчитывается по общим правилам подсчёта страхового стажа.

Если стаж не введён, программа при расчёте больничного применит минимальный процент оплаты. Это самая частая причина жалоб сотрудников на заниженное пособие. Проверить введённый стаж можно прямо в документе «Больничный лист» — на вкладке «Оплата» отображается стаж и процент оплаты, рассчитанный на дату начала нетрудоспособности.

Стаж для надбавки за выслугу лет

Если в организации предусмотрена надбавка за выслугу, введите вид стажа «Стаж на надбавку за выслугу лет». Важно, чтобы в настройках начисления надбавки был указан именно этот вид стажа — иначе программа не подтянет данные при расчёте зарплаты. Проверьте это в разделе «Настройка» → «Начисления», открыв нужную надбавку.

Для сотрудников, работающих в особых климатических условиях, дополнительно вводится северный стаж. Он определяет размер процентной надбавки и дату очередного её увеличения. Данные о северном стаже берутся из записей в трудовой книжке о работе в соответствующих районах.

Ввод стажа в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии механизм проще. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники», выберите сотрудника и найдите поле или ссылку, связанную со страховым стажем — в зависимости от релиза она может называться «Страховой стаж» или располагаться в разделе «Страхование» карточки.

Укажите стаж в формате «лет, месяцев, дней» и дату, на которую он установлен. Если поле в карточке отсутствует, стаж можно ввести непосредственно в документе «Больничный лист» — там есть отдельное поле для страхового стажа, и введённое значение сохранится для последующих расчётов.

Как программа досчитывает стаж автоматически

После ввода стажа с датой отсчёта программа автоматически увеличивает его на период работы в вашей организации. При расчёте больничного стаж вычисляется на дату начала нетрудоспособности, при расчёте надбавки — на дату начисления. Ручного ежемесячного обновления не требуется.

Период работы в текущей организации программа берёт из кадровых документов: приёмов на работу, переводов и увольнений. Если сотрудник был уволен и принят повторно, проверьте, что периоды учтены корректно и в стаж не попали разрывы или, наоборот, двойное наложение периодов.

Типичные ошибки при вводе стажа

Отдельная сложная ситуация — дубли физических лиц в базе. Если человек заведён дважды, стаж, введённый в одну карточку, не будет виден из другой. Перед вводом проверьте справочник «Физические лица» на наличие дублей и при необходимости выполните объединение через сервис «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».

Как проверить, что стаж учитывается правильно

Самый надёжный способ — создать тестовый документ расчёта. Для страхового стажа сформируйте черновик «Больничного листа» и посмотрите значение стажа и процента оплаты на вкладке «Оплата». Значение должно соответствовать ожидаемому с учётом даты начала нетрудоспособности. После проверки документ можно не проводить.

Для надбавки за выслугу проверьте расчёт в документе «Начисление зарплаты и взносов»: процент надбавки должен соответствовать стажу по шкале, заданной в настройках начисления. Если процент нулевой или не меняется со временем, сверьте вид стажа в карточке и в настройках начисления.

Контрольные точки

Как проверить результат

Стаж в документе «Больничный лист»

Норма

Стаж и процент оплаты соответствуют данным трудовой книжки на дату начала болезни

Тревожный признак

Стаж пустой или равен только периоду работы в вашей организации — данные не введены

Процент надбавки за выслугу

Норма

Процент соответствует шкале надбавки для текущего стажа

Тревожный признак

Надбавка нулевая или не повышается при росте стажа — не совпадает вид стажа

Карточка «Трудовая деятельность»

Норма

Одна запись по каждому виду стажа с корректной датой отсчёта

Тревожный признак

Дубли строк, пустая дата отсчёта, стаж в карточке дубликата физлица

Массовый ввод и перенос стажей

При начале работы с программой или переходе с другой системы стажи по всем сотрудникам вводить вручную долго. В типовой ЗУП есть обработки начального заполнения, а также возможность загрузки данных из внешних файлов через механизм загрузки данных из табличного документа. Для больших штатов такой перенос выполняет специалист по внедрению.

Если база уже ведётся, а стажи нужно ввести десяткам сотрудников, допустимо использовать групповую обработку, но перед этим обязательно сделайте резервную копию информационной базы. Массовое изменение данных без копии — прямой риск потерять кадровую информацию без возможности отката.

Частые вопросы

Почему больничный рассчитывается по минимальному проценту, хотя стаж введён?

Проверьте, что введён именно вид «Страховой стаж для оплаты больничных листов», а не общий стаж. Также убедитесь, что заполнена дата отсчёта и что стаж введён в карточку того физического лица, которое связано с сотрудником, — при дублях данные могут лежать в другой записи.

Нужно ли обновлять стаж каждый месяц?

Нет. Программа хранит стаж на дату отсчёта и автоматически досчитывает его за период работы в вашей организации на дату каждого расчёта. Ручное обновление требуется только при получении новых сведений о прошлых периодах, например справки с прежнего места работы.

Как ввести стаж, если известна только дата начала трудовой деятельности?

Рассчитайте продолжительность от даты начала работы до даты приёма к вам за вычетом нестраховых периодов по трудовой книжке. Введите полученные годы, месяцы и дни с датой отсчёта, равной дате приёма на работу (или дню, предшествующему ему, в зависимости от методики подсчёта).

Где посмотреть стажи всех сотрудников сразу?

В 1С:ЗУП можно построить произвольный отчёт по справочнику физических лиц с выводом данных о стажах либо использовать типовые кадровые отчёты раздела «Кадры» → «Кадровые отчеты», если в вашей версии предусмотрен отчёт по стажам. Альтернатива — универсальный отчёт в разделе «Администрирование».

Влияет ли стаж на расчёт отпускных?

Нет, отпускные рассчитываются из среднего заработка за расчётный период и не зависят от стажа. Стаж влияет на больничные, надбавки за выслугу и северные надбавки, а также используется в отчётности и для определения права на отдельные гарантии.