Где в 1С внести доходы с предыдущего места работы

Когда новый сотрудник приносит справку о заработке с прошлого места работы, эти данные нужно отразить в 1С:ЗУП. От этого зависит правильность расчёта больничных, пособий по беременности и родам, а также стандартных вычетов по НДФЛ — например, на детей. Если информацию не внести, программа посчитает пособие только по заработку у текущего работодателя, и сотрудник потеряет деньги.

В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» для этого предусмотрены отдельные документы. Их два, и они решают разные задачи: справка о заработке для расчёта пособий и справка о доходах для НДФЛ-вычетов. Ниже разберём, где находится каждый документ, как его заполнить и как проверить, что данные учлись при расчёте.

Зачем вносить доходы с прошлого места работы

Данные о заработке у предыдущих работодателей влияют на два самостоятельных расчёта. Первый — пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребёнком. Средний заработок для них считается за два календарных года, предшествующих году страхового случая, и в эту базу входят выплаты от всех работодателей.

Вторая задача — стандартные вычеты по НДФЛ. Право на детский вычет сохраняется, пока доход сотрудника с начала года не превысит установленный лимит. Если человек устроился в середине года, программа без справки не знает его доход нарастающим итогом и может предоставить вычет сверх положенного либо, наоборот, не предоставить вовсе — в зависимости от настроек учёта.

Поэтому при приёме сотрудника на работу стоит сразу запросить у него справку о заработке (форма 182н или её аналог, выдаваемый при увольнении) и справку о доходах и суммах налога, если он претендует на вычеты. Эти бумаги — основание для ввода данных в программу.

Где находится документ для расчёта пособий

В 1С:ЗУП 3.1 справка о заработке для расчёта пособий вводится из карточки сотрудника. Откройте раздел «Кадры», перейдите в список «Сотрудники» и откройте карточку нужного человека. В командной панели карточки найдите ссылку «Страхование» — именно там сгруппированы документы, связанные с расчётом пособий.

В открывшемся списке создайте новый документ «Справка о заработке с другого места работы (входящая)». В некоторых релизах тот же документ доступен через раздел «Зарплата» → «См. также» → «Справки о заработке для расчёта пособий», а также из формы расчёта больничного листа по гиперссылке рядом с полем среднего заработка.

Если сотрудник работал у нескольких работодателей в расчётном периоде, на каждого заводится отдельный документ. Программа суммирует заработок по всем введённым справкам, но при расчёте применяет ограничение предельной базы по страховым взносам за каждый год.

1. 1
   Откройте карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → нужное физлицо
2. 2
   Перейдите по ссылке «Страхование» и создайте документ «Справка о заработке с другого места работы (входящая)»
3. 3
   Укажите страхователя (прежнего работодателя), годы расчётного периода и суммы заработка по каждому году
4. 4
   Введите дни исключаемых периодов: больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком
5. 5
   Проведите документ и проверьте расчёт среднего заработка в первом же больничном листе

Как заполнить справку о заработке правильно

В документе заполняется шапка с реквизитами прежнего работодателя: наименование, ИНН, КПП. Эти данные возьмите из бумажной справки — они нужны для идентификации страхователя и корректной печати форм. Далее в табличной части указываются годы и суммы заработка по каждому году отдельно.

Особое внимание уделите дням исключаемых периодов. Количество дней болезни, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком и периодов освобождения от работы с сохранением зарплаты без взносов вводится в отдельные поля по годам. Ошибка в этих цифрах напрямую искажает среднедневной заработок: дни уходят из знаменателя формулы.

Суммы переносите из справки без округлений и перерасчётов — как указано в документе, включая копейки. Не нужно самостоятельно «обрезать» заработок по предельной базе: программа сделает это автоматически при расчёте пособия.

Куда внести доходы для НДФЛ-вычетов

Для стандартных вычетов используется другой документ. В карточке сотрудника откройте ссылку «Налог на доходы» и создайте документ «Справка о доходах (2-НДФЛ) для расчёта НДФЛ» — в разных релизах он может называться «Справка о доходах с другого места работы» или «Операция учёта НДФЛ: доходы с предыдущего места работы».

В документе указываются доходы по месяцам текущего года, суммы исчисленного НДФЛ и уже предоставленные вычеты. Программа использует эти сведения, чтобы правильно определить месяц, в котором доход сотрудника превысит лимит для детского вычета. Сам вычет при этом должен быть зарегистрирован отдельно — заявлением на вычеты в карточке сотрудника.

Важный нюанс: этот документ влияет только на НДФЛ и никак не участвует в расчёте пособий. Аналогично справка для пособий не влияет на НДФЛ. Поэтому при наличии обеих бумажных справок вводить нужно оба документа.

Сравнение документов

Справка о заработке (входящая)

Для расчёта больничных и пособий. Вводится из карточки сотрудника через «Страхование». Не влияет на НДФЛ.

Справка о доходах для НДФЛ

Для контроля лимита стандартных вычетов. Вводится через «Налог на доходы» в карточке сотрудника. Не влияет на пособия.

Ручная правка в больничном

Допустима как разовая мера, но данные не сохранятся для следующих расчётов — каждый новый больничный придётся править заново.

Как проверить, что данные учлись

Проверка для пособий выполняется через документ «Больничный лист». Создайте или откройте больничный сотрудника, перейдите на вкладку «Оплата» и нажмите кнопку с зелёным карандашом рядом с полем «Средний заработок». В форме расчёта должны отображаться суммы из введённой справки в разрезе лет с пометкой о страхователе.

Для НДФЛ сформируйте отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ» или «Анализ НДФЛ по месяцам» за текущий год. Доходы с прежнего места работы должны попасть в нарастающий итог, а вычеты — прекращаться в том месяце, когда суммарный доход перешагнул лимит.

Если справка введена после того, как больничный уже был рассчитан, документ нужно пересчитать: откройте больничный и нажмите «Исправить» либо просто перепроведите его с обновлением среднего заработка. Программа автоматически не пересчитывает старые документы при появлении новой справки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний заработок в больничном

Норма

В расшифровке видны суммы из справки по годам с указанием прежнего работодателя

Тревожный признак

Учтён только заработок текущего работодателя — справка не подтянулась

Дни расчётного периода

Норма

Из 730 (731) дней вычтены дни исключаемых периодов из справки

Тревожный признак

Количество дней равно полному календарному, хотя в справке есть исключаемые периоды

Вычеты по НДФЛ

Норма

Вычет прекращается в месяце превышения лимита с учётом прошлых доходов

Тревожный признак

Вычет предоставляется весь год — доходы с прошлой работы не учтены

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — ввод данных не тем документом. Бухгалтер вносит заработок в справку для НДФЛ и ждёт, что больничный пересчитается, но этого не происходит: документы не пересекаются. Вторая типичная ситуация — справка введена, но не проведена, либо указан неверный сотрудник при дублях физлиц в базе.

Ещё одна проблема — дубли физических лиц. Если при приёме сотрудника создали новое физлицо вместо привязки к существующему, справка может оказаться привязанной к одному физлицу, а больничный — к другому. Перед вводом документов проверьте отсутствие дублей через сервис «Поиск и удаление дублей» или объедините карточки.

Учтите ограничение: справка о заработке влияет только на страховые случаи, наступившие после её ввода (точнее — на документы, рассчитанные после). Если сотрудник принёс справку спустя месяцы, ранее выплаченные пособия допускается пересчитать, но в пределах сроков, установленных законодательством о соцстраховании.

Удобно завести правило: оба документа (для пособий и для НДФЛ) вводятся в день приёма сотрудника, сразу после приказа о приёме. Тогда первый же больничный или первая зарплата с вычетом посчитаются корректно, и не придётся делать исправления задним числом.

Частые вопросы

Сотрудник не принёс справку с прошлой работы. Что делать?

Рассчитайте пособие по имеющимся данным — только по заработку у вашей организации. Сообщите сотруднику, что после предоставления справки пособие можно пересчитать. Также вы вправе по заявлению сотрудника запросить сведения о заработке через ПФР (СФР).

Можно ли внести доходы прямо в больничный лист, минуя справку?

Технически сумму среднего заработка в больничном можно отредактировать вручную, но это разовая правка: следующий больничный снова посчитается без учёта прошлых доходов. Правильный путь — ввести входящую справку о заработке.

Справка введена, но в больничном суммы не видны. Где искать причину?

Проверьте, что документ проведён, сотрудник и физлицо в справке совпадают с теми, что в больничном, а годы в справке попадают в расчётный период пособия. Также убедитесь, что нет дублей физических лиц в справочнике.

Нужно ли вносить доходы прошлых лет, если сотрудник работает у нас давно?

Нет. Справка актуальна, только если годы работы у прежнего работодателя попадают в расчётный период пособия — два года, предшествующие страховому случаю. Если сотрудник отработал у вас весь этот период, вводить ничего не требуется.

Влияет ли справка о заработке на расчёт отпускных?

Нет. Средний заработок для отпускных считается только по выплатам у текущего работодателя за 12 месяцев, предшествующих отпуску. Доходы с прежнего места работы в этот расчёт не включаются.

Сотрудник принёс справку через полгода после больничного. Можно ли пересчитать?

Да, законодательство допускает пересчёт пособия при предоставлении справки о заработке. Исправьте документ «Больничный лист» кнопкой «Исправить», пересчитайте средний заработок и доплатите разницу с ближайшей выплатой.